Spółka z o.o. zajmująca się wynajmem powierzchni biurowych co miesiąc otrzymuje faktury za dystrybucję i energię elektryczną od jej dostawców. Koszty te zostają następnie refakturowane na najemców. Jak powinny wyglądać miesięczne księgowania takich operacji?
| Przy refakturowaniu wartość wynikająca z faktury otrzymanej od dostawcy energii elektrycznej jest taka sama, jak refakturowana kwota. Koszty i przychody dotyczące refakturowania należy rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym. |
Z informacji zawartych w pytaniu wynika, że spółka z o.o. zajmuje się wynajmem powierzchni biurowych.
Usługom najmu nieruchomości często towarzyszy tzw. refakturowanie, tj. gdy wynajmujący przenosi na najemców koszty mediów (np. opłaty za energię elektryczną itp.) dostarczanych do budynków, czy lokali oddanych do korzystania.
Refakturowanie generalnie polega na obciążeniu najemcy budynku/lokalu jako ostatecznego odbiorcy kosztami poniesionymi przez refakturującą jednostkę. Wartość wynikająca z faktury otrzymanej od dostawcy energii elektrycznej jest taka sama jak refakturowana kwota, tj. bez doliczania dodatkowych opłat i udokumentowana refakturą. Oznacza to, że koszty i przychody dotyczące refakturowania w księgach rachunkowych należy rozliczać w tym samym okresie sprawozdawczym tak, aby operacja ta była bezwynikowa. Refaktura nie jest odrębnym typem faktury - jest fakturą sprzedaży, którą odnosi się do wcześniej otrzymanego dokumentu kosztowego (można ją rozszerzyć o dodatkowe pozycje).
Ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki, w tym spółki kapitałowe, do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ww. ustawy).
Ustawa o rachunkowości nie zawiera regulacji dotyczących rozliczania operacji związanych z refakturowaniem kosztów. Uwzględniając fakt, że refakturowane koszty są zazwyczaj pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, kwoty te ujmuje się zatem na kontach pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości).
Jeżeli jednak najem stanowi podstawowy przedmiot działalności operacyjnej jednostki, to przychód powstały w związku z refakturowaniem opłat za energię na najemcę można zaliczyć do przychodów ze sprzedaży usług ewidencjonowanych na koncie 70-0 "Sprzedaż usług". Natomiast wartość refakturowanych kosztów odnosi się w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i/lub 5. Również w takim przypadku w księgach rachunkowych przychody z tytułu refakturowanych usług wskazane jest ujmować w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym powstał koszt z tym związany, aby na operacjach tych nie powstał wynik. Jeśli więc wartość wydatków na media obciążała np. koszty października br., to przychód z tytułu refaktury również powinien być wykazany dla celów bilansowych w tym miesiącu.
W związku z tym operacje dotyczące księgowania refakturowanych kosztów zużycia energii elektrycznej mogą przebiegać następująco:
1) Otrzymana faktura od dostawcy za zużytą energię elektryczną:
a) pełna kwota zobowiązania wobec dostawcy energii:
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" albo 24 "Pozostałe rozrachunki";
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:
- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30;
c) wartość netto wynikająca z faktury:
- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" - gdy najem nie stanowi podstawowej działalności jednostki albo 40-1 "Zużycie materiałów i energii" - gdy najem stanowi podstawową działalność jednostki,
- Ma konto 30.
2) Refaktura zużytej energii na konkretnego najemcę:
a) pełna wartość należności od najemcy:
- Wn konto 21 albo 24;
b) VAT należny:
- Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego";
c) wartość netto:
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" - gdy najem nie stanowi podstawowej działalności albo 70-0 "Sprzedaż usług" - gdy najem stanowi podstawową działalność jednostki.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
