Premia za kwartały, w których pracownik chorował w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego

Pracownik otrzymuje premie kwartalne w stałej wysokości zmniejszane proporcjonalnie za okresy usprawiedliwionych nieobecności w pracy. W okresie od 3 lipca do 31 grudnia 2024 r. (182 dni) był niezdolny do pracy z powodu choroby. W związku z tym premię za III kwartał 2024 r. otrzymał w wysokości proporcjonalnej do przepracowanych dni, natomiast premia za IV kwartał 2024 r. nie została mu wypłacona. W czerwcu 2025 r. pracownik chorował przez kilka dni. W jakiej wysokości premie kwartalne przyjąć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego?

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków z ubezpieczeń społecznych, dalej świadczenia chorobowego, przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone co do zasady za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli w tym okresie pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. z powodu choroby), przy ustalaniu podstawy wymiaru odpowiednio wyłącza się lub przyjmuje po uzupełnieniu (według zasad określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej) wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę lub co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy (art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego uwzględnia się m.in. kwartalne składniki wynagrodzenia, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania tego świadczenia zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli nie są one wypłacane za okres jego pobierania (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Kwartalne składniki wynagrodzenia wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Co istotne, składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne:

• wlicza się w proporcji 1/12, nawet jeżeli za niektóre z kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał tego składnika bez względu na przyczynę nieprzyznania,
• wlicza się do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego także, gdy pracownik w danym kwartale przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• podlegają uzupełnieniu, nawet jeśli pracownik w danym kwartale przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, pod warunkiem że na podstawie przepisów płacowych są zmniejszane za okresy absencji zasiłkowych w sposób proporcjonalny do dni tych nieobecności; jeżeli zmniejszenie jest nieproporcjonalne (np. kwotowe, procentowe), są one przyjmowane do podstawy wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej.

Powyższe wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl.

Zwracamy uwagę! Premię kwartalną przyjmuje się do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w proporcji innej niż 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, w sytuacji gdy pracownik jest zatrudniony przez okres krótszy niż ww. cztery kwartały albo przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym, który rozpoczął się przed okresem, z którego premia kwartalna jest uwzględniana w podstawie wymiaru i zakończył się w trakcie tego okresu. Wówczas wlicza się ją do podstawy wymiaru w wysokości proporcjonalnej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartałach, z których podlega ona uwzględnieniu w tej podstawie.

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, był niezdolny do pracy z powodu choroby w czerwcu 2025 r. Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należy więc przyjąć 1/12 sumy premii kwartalnych wypłaconych za II, III i IV kwartał 2024 r. oraz za I kwartał 2025 r., z tym że premię za III kwartał 2024 r. - po uzupełnieniu, a jako kwotę premii za IV kwartał 2024 r. - wartość 0,00 zł.

Przyjmujemy założenia z pytania oraz dodatkowo, że pracownikowi przysługują premie kwartalne w stałej wysokości (4.000 zł). W czerwcu 2025 r. przez 5 dni był on niezdolny do pracy z powodu choroby.

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od czerwca 2024 r. do maja 2025 r., z wyłączeniem miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, tj. od lipca do grudnia 2024 r. Do tego przeciętnego wynagrodzenia pracodawca doliczy 1/12 kwot premii wypłaconych za II, III i IV kwartał 2024 r. oraz za I kwartał 2025 r. Za te kwartały pracownik uzyskał:

• za II kwartał 2024 r. - 4.000 zł,
• za III kwartał 2024 r., w którym w związku z chorobą przepracował tylko 2 dni - 86,80 zł (4.000 zł : 92 dni = 43,48 zł; 43,48 zł x 90 dni = 3.913,20 zł; 4.000 zł - 3.913,20 zł = 86,80 zł); premia za ten kwartał przed wliczeniem do podstawy wymiaru podlega uzupełnieniu poprzez przyjęcie kwoty określonej w umowie o pracę (4.000 zł),
• za IV kwartał 2024 r., w którym nie przepracował ani jednego dnia - 0 zł,
• za I kwartał 2025 r. - 4.000 zł.

Kwota premii kwartalnej podlegająca wliczeniu do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego wynosi 862,90 zł, zgodnie z wyliczeniem: [(4.000 zł - 548,40 zł) x 3 kwartały] + 0 zł x 1 kwartał = 10.354,80 zł; 10.354,80 zł : 12 = 862,90 zł.