Podatnicy obowiązani są dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:
W obu przypadkach w księdze powinny zostać ujęte wszystkie uzyskane przychody i poniesione koszty uzyskania przychodów. Liczbę operacji gospodarczych podlegających w niej zaewidencjonowaniu pozwala ograniczyć dokonywanie zbiorczych zapisów.
Podatnicy, którzy sprzedaż wyrobów, towarów handlowych i usług dokumentują fakturami, zasadniczo muszą wpisywać przychody do księgi na podstawie tych dowodów. Jednak w sytuacji gdy dziennie jest wystawianych wiele faktur, zapisu mogą dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia faktur, zwanego zestawieniem sprzedaży. Takie zestawienie, w myśl § 19 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037), powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
|
Wzór dziennego zestawienia sprzedaży dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe |
Z kolei jeżeli podatnicy nie dokumentują sprzedaży fakturami, a jednocześnie nie prowadzą ewidencji sprzedaży lub nie rejestrują obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, co do zasady wpisują do księgi przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług na podstawie dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia. W dowodzie tym wartość przychodów jest wykazywana w jednej kwocie (§ 19 ust. 1 rozporządzenia), tym samym również w podatkowej księdze zapisem zbiorczym wpisuje się dzienną wartość takiej nieudokumentowanej sprzedaży.
Podstawą zapisu przychodów w podatkowej księdze może być również prowadzona przez podatników ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zawierająca dane określone w § 8 ust. 2 rozporządzenia. Przychód wykazany w tej ewidencji wpisuje się wówczas do księgi w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Warto nadmienić, że ewidencję sprzedaży muszą prowadzić podatnicy, którzy:
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, zasadniczo dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Mogą oni jednak również dokonywać zapisów dopiero na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym terminowe rozliczenia z budżetem (§ 20 ust. 2 rozporządzenia), w oparciu o dane wynikające z raportów miesięcznych, odpowiednio skorygowanych na podstawie odrębnych ewidencji.
Należy też zaznaczyć, że jeżeli sprzedaż uprzednio zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej dokumentuje wystawiona przez podatnika faktura, to takiej faktury nie wpisuje się do księgi. Konieczne jest natomiast w takim przypadku połączenie w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur. Wynika tak z § 20 ust. 4 rozporządzenia.
Możliwość dokumentowania wartości sprzedaży na podstawie miesięcznego zestawienia sprzedaży mają także podatnicy VAT oraz podatnicy korzystający ze zwolnienia od tego podatku ze względu na wysokość osiągniętych obrotów. W myśl § 21 rozporządzenia, jeżeli wymienieni podatnicy prowadzą odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.
Miesięczne zestawienie sporządzone na podstawie ewidencji VAT powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.
W treści ust. 7 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, szczególne wytyczne dotyczące ewidencjonowania przychodów określono dla podatników prowadzących kantor lub lombard.
Przy działalności kantorowej podatnicy mogą ewidencjonować w księdze w jednej pozycji miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast podatnicy prowadzący działalność lombardową wpisują do księgi na koniec miesiąca kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek, wynikającą z prowadzonej ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy.
W zakresie kosztów uzyskania przychodów dopuszczalność ich zbiorczego ujmowania w księdze stanowi wyjątek i dotyczy określonego rodzaju kosztów. Taką możliwość przepisy rozporządzenia przewidują w odniesieniu do wydatków z tytułu używania na potrzeby działalności gospodarczej samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dla których prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Wydatki te wpisuje się do księgi na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (por. ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi).
Zbiorczy zapis może dotyczyć również kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, które ujmuje się w księdze na podstawie dowodu wewnętrznego, zwanego rozliczeniem podróży służbowej (§ 14 ust. 3 rozporządzenia oraz ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi).
Ponadto w myśl § 26a ust. 2 i 4 rozporządzenia, w księdze można dokonywać zbiorczych zapisów zmniejszających, a następnie zwiększających koszty, przy korekcie kosztów związanej z nieterminowym regulowaniem zobowiązań. Należy jednak nadmienić, że art. 24d updof dotyczący takiej korekty kosztów został uchylony z dniem 1 stycznia 2016 r. W związku z tym planowana jest nowelizacja rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, w wyniku której uchylone zostaną przepisy dotyczące ujmowania w niej korekty kosztów, w tym wspomniany § 26a rozporządzenia. Podatnicy, którzy przed 1 stycznia 2016 r. dokonali zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (albo zwiększenia przychodów), na podstawie art. 24d updof, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2016 r., będą mogli w dalszym ciągu stosować przepisy rozporządzenia, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2016 r. - w zakresie zwiększenia kosztów podatkowych.
|