KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przesłania jej do KSeF.
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten stosuje się także do faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty oraz do faktur wystawianych na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Przy czym w tym ostatnim przypadku warunkiem jest to, że osoba ta zgłosi żądanie wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym została dokonana sprzedaż. W sytuacji gdy żądanie to nastąpi później, fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.
Ustawodawca wprowadził pewne wyjątki odnośnie terminu sporządzania faktur. Dotyczy to przypadków, kiedy obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny. Fakturę wystawia się nie później niż:
Zgodnie z obowiązującym od 1 lipca 2024 r. art. 106ga ustawy o VAT podatnicy będą obowiązani, co do zasady, wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Według definicji faktury ustrukturyzowanej zawartej w art. 2 ust. 32a ustawy o VAT, jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, która posiada przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Numer identyfikujący fakturę będzie miał charakter systemowy i nie będzie należało go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
Faktura ustrukturyzowana charakteryzuje się tym, że posiada wewnętrzną strukturę XML, gdzie każda pozycja faktury ma z góry przypisane pole w strukturze.
Obecnie faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Faktury ustrukturyzowane wystawia się z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych. Nasze Wydawnictwo również pracuje nad dostosowaniem programu DRUKI Gofin (www.druki.gofin.pl) do obsługi faktur ustrukturyzowanych (w systemie KSeF).
Od 1 lipca 2024 r. otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych nie będzie wymagało akceptacji odbiorcy tej faktury. Podmioty zobowiązane do stosowania KSeF będą wystawiały i otrzymywały faktury wyłącznie przy użyciu KSeF.
Moment sporządzenia faktury ustrukturyzowanej ustawodawca określił wprost w przepisach ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106na ust. 1 tej ustawy fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to zatem, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie będzie jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona w tym dniu. Jednym z pól struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to musi być uzupełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.
W pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF udostępnionych na stronie internetowej www.podatki.gov.pl Ministerstwo Finansów, odnosząc się do pola P_1, wyjaśniło, że data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
Ponadto, jak wskazano w Broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(2), faktury ustrukturyzowanej (udostępnionej na stronie www.podatki.gov.pl) w polu "DataWytworzeniaFa" podaje się datę i czas wytworzenia faktury. Podaje się datę i godzinę wytworzenia faktury (pliku xml), w formacie RRRR-MM-DDTGG: MM: SS (np.: 2023-11-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza "Time"). Natomiast Z - ZULU - jest to określenie strefy czasowej odpowiadającej uniwersalnemu czasowi koordynowanemu (UTC). Także tam wskazano, że DataWytworzeniaFa może być inna niż data wskazana w polu P_1 oraz może być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF.
Dodatkowo w broszurze tej wskazano, że w polu P_1 wpisuje się datę wystawienia faktury, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy o VAT. Zatem podaje się datę wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy. W przypadku gdy data wystawienia faktury, wskazana w polu P_1, będzie inna niż data przesłania jej do KSeF, za datę wystawienia uznaje się datę przesłania faktury do KSeF. Zaś na gruncie przepisów obowiązujących od 1 lipca 2024 r., w przypadku faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 oraz 106nh ust. 1 ustawy, data wskazana w polu P_1 będzie uznana za datę wystawienia faktury. W pozostałych przypadkach datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy, nadal będzie data przesłania faktury do KSeF.
Tak więc oznacza to, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym i data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą być różne (przykład 1). W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, należy to uwzględnić.
Ponadto w dodanym ust. 4 do art. 106gb będzie wprowadzona regulacja, zgodnie z którą za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej, w przypadkach gdy nabywca faktury nie korzysta z KSeF (gdy jest, co do zasady, podmiotem spoza Polski) i gdy wystawca faktury ustrukturyzowanej udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, będzie się uznawać datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę. Regulacja ta będzie istotna m.in. ze względu na prawo nabywcy do odliczenia VAT naliczonego.
MF w pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF odniosło się także do technicznych możliwości systemów księgowych w zakresie pola P_1. Na pytanie dotyczące prawidłowości uzupełnienia pola P_1 w sytuacji, gdy faktura nie zostanie wysłana do KSeF w tym samym dniu, co jej wygenerowanie, a system księgowy traktuje fakturę jako wystawioną w dniu jej wygenerowania, a nie wysyłki do KSeF, MF wyjaśniło, że okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF, nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Jak podkreśliło MF, powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.
Natomiast faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury (przykład 2).
Jak wskazano wcześniej, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez podatnika nie zawsze będzie tożsama z datą wystawienia określaną w art. 106na ustawy o VAT, czyli z datą przesłania jej do KSeF. Wskazanie bowiem w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym samym dniu faktury do KSeF. Istotne jest to szczególnie wówczas, gdy podatnik wystawia fakturę w ostatnim dniu terminu do jej wystawienia. W sytuacji bowiem, gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF, to nie będzie uznana za wystawioną. W takim przypadku podatnik musi poprawić dane na fakturze i zlecić jej wysyłkę ponownie. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowej faktury. Ze względu na odrzucenie faktury przez system może zdarzyć się, że faktura została wystawiona po ustawowym terminie jej sporządzenia.
Data wystawienia faktury w niektórych przypadkach wpływa także na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, czyli gdy obowiązek podatkowy w VAT powstaje na zasadach szczególnych. Zgodnie bowiem z art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT w określonych sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury. W takiej sytuacji za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu czynności wymienionych w tych przepisach należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do KSeF.
|
Przykład 1 Podatnik w dniu 25 października wygenerował fakturę w systemie księgowym, ale zlecił jej wysyłkę do KSeF w dniu 27 października. W związku z tym, że fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej wysyłki do KSeF, to datą wystawienia faktury w polu P_1 jest 27 października.
Podatnik utworzył fakturę w dniu 31 października i tego samego dnia o godzinie 23:59:59 wysłał ją do KSeF. Otrzymał UPO z KSeF 1 listopada. Z uwagi na to, że faktura została przyjęta przez KSeF, co zostało potwierdzone dokumentem UPO, jako datę wystawienia w polu P_1 powinno się wykazać dzień 31 października, ponieważ wtedy zlecił wysyłkę prawidłowo stworzonej faktury do KSeF. W sytuacji gdyby KSeF odrzucił wysłaną fakturę np. ze względu na błędy w strukturze XML, to taka faktura pomimo zlecenia jej wysyłki do KSeF nie jest uznana za wystawioną.
Podatnik utworzył fakturę w dniu 27 października i zlecił ją do wysyłki. KSeF odrzucił tę fakturę ze względu na błędną strukturę XML. Podatnik poprawił dane na fakturze i zlecił jej ponowną wysyłkę w dniu 30 października. W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania, faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF. Z uwagi na to, że data wystawienia faktury w KSeF to data przesłania jej do KSeF, to należy uznać, że w tym przypadku faktura ta została wystawiona w dniu 30 października, co potwierdzone jest poprzez UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)
Ustawa z dnia 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
