Zasady zwolnienia ekwiwalentów pracowniczych ze składek ZUS

Przychód ze stosunku pracy uzyskany przez pracownika stanowi dla niego podstawę wymiaru składek ZUS. Za przychód z tego źródła uważa się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, stanowią go również różnego rodzaju wypłaty, w tym m.in. ekwiwalenty pieniężne. Niekiedy, po spełnieniu odpowiednich warunków, taki przychód może być zwolniony z obciążeń składkowych w ZUS.

Składki liczone od przychodu

Do przychodu ze stosunku pracy - w myśl przepisów podatkowych - zalicza się szereg świadczeń pieniężnych i niepieniężnych. Za przychód z tego źródła uważa się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, niezależnie od źródła finansowania tych wypłat i świadczeń. Stanowią go m.in. wynagrodzenia (zasadnicze, za godziny nadliczbowe), różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty.

Wypłacone ekwiwalenty

Pewna grupa przychodów uzyskanych ze stosunku pracy jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych w ZUS na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwanego rozporządzeniem składkowym. Dotyczy to m.in. ekwiwalentów należnych za: używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, pranie odzieży roboczej, ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika. Aby od tego rodzaju świadczeń przekazanych pracownikom pracodawca mógł nie opłacać składek ZUS, muszą zostać spełnione określone warunki. W przeciwnym wypadku będą one podlegały oskładkowaniu na ogólnych zasadach.

• Ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracownika

W niektórych firmach pracowników obowiązuje jednolity (zakupiony przez pracodawcę) ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracowników. Wartość otrzymanego ubioru służbowego oraz wypłacony ekwiwalent pieniężny za taki ubiór zalicza się do przychodu pracowniczego.

Niemniej jednak zapis § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego wskazuje, że z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest m.in. wartość ubioru służbowego, którego używanie należy do obowiązków pracownika. Zwolnieniem z obciążeń składkowych na podstawie tego przepisu objęty jest także wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za taki ubiór. Powinien on być jednak określony w zakładowych przepisach prawa pracy jako równowartość ubioru służbowego.

• Pranie odzieży roboczej

Składkom ZUS nie podlega też wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Świadczenia takie są zwolnione z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Dla zastosowania tego zwolnienia ważne jest, aby przekazane pracownikom środki pieniężne z przeznaczeniem m.in. na pranie odzieży roboczej spełniały wymogi ekwiwalentu pieniężnego, czyli odzwierciedlały faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania tej odzieży. Warunek taki nie zostanie spełniony, gdy pracodawca wypłaci pracownikom świadczenie pieniężne w kwocie, która nie będzie odzwierciedlała rzeczywiście poniesionych przez te osoby wydatków. Wtedy wypłacone pracownikom środki przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, a nie ekwiwalentu. Będą więc podlegały składkom ZUS.

Podobnie będzie przy wypłacie kwoty opartej wyłącznie na obecności lub nieobecności pracownika w pracy, a nie w wysokości odzwierciedlającej faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania odzieży roboczej. Takie świadczenie także nie będzie spełniało przesłanek pozwalających na wyłączenie go z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie przywołanego przepisu.

Żaden jednak przepis rozporządzenia składkowego nie zwalnia z podstawy wymiaru składek ZUS ekwiwalentu wypłaconego pracownikom za pranie ubioru służbowego. Przychód uzyskany z tego tytułu podlega zatem składkom ZUS na ogólnych zasadach.

• Używanie własnych narzędzi i materiałów

Ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych w ZUS, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. Aby można było zastosować to zwolnienie, ekwiwalent powinien być wypłacony w formie pieniężnej, a narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy oraz rzeczy te muszą być własnością pracownika. Dodatkowo kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (powinien zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanej dla celów pracodawcy rzeczy oraz stopniem jej zużycia). Brak spełnienia tych warunków prowadzi do oskładkowania ekwiwalentu.

• Niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Jeżeli strony nie postanowiły o przeniesieniu niewykorzystanego urlopu do następnego zatrudnienia w tej firmie, wówczas ekwiwalent za urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia.

Obecnie obowiązujące przepisy nie wyłączają z podstawy wymiaru składek ZUS kwoty wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wobec tego, wypłacając go pracownikowi, należy go oskładkować na ogólnych zasadach. Następnie naliczone składki wykazuje się w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym dokonano jego wypłaty.

Podstawa prawna

Rozporządzenie MPiPS z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.)