Koszty dotyczące używania samochodów osobowych w księdze

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą ponoszą koszty związane z używaniem samochodów osobowych. Na potrzeby firmy przedsiębiorcy użytkują samochody stanowiące składniki majątku firmy, swoje prywatne pojazdy lub korzystają z wynajętych. Sposób rozliczenia wydatków na samochody osobowe wpływa na ich ewidencję w księdze podatkowej.

Odpisy amortyzacyjne

Za koszty podatkowe uznaje się odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości nieprzewyższającej kwoty 225.000 zł w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym lub 150.000 zł, gdy dotyczą one pozostałych samochodów osobowych. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Odpisy amortyzacyjne, których wartość ujmuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki", mogą być wpisywane do księgi bezpośrednio na podstawie prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Można je również ujmować w oparciu o sporządzony we własnym zakresie dowód księgowy, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z przepisu tego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. dzień jego wystawienia oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot tej operacji i jego wartość.

Koszty używania aut innych niż prywatne

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 75% wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego stanowiącego majątek firmy, tj. zaliczonego do wyposażenia lub środków trwałych, który wykorzystywany jest do użytku mieszanego. Z faktur dokumentujących wydatki związane z używaniem takiego samochodu osobowego podatnik ma prawo odliczyć jedynie 50% kwoty VAT naliczonego. Pozostałe 50% rozlicza w kosztach w ramach limitu 75% (art. 23 ust. 5a ustawy o pdof). Stanowi o tym art. 86a ust. 1 pkt 1 oraz art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.). Do kosztów używania samochodów osobowych zalicza się m.in. wydatki na paliwo, naprawy i inne koszty związane z ich eksploatacją. W księdze podatkowej ujmuje się je w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Prywatny samochód

Obecnie do kosztów podatkowych można zaliczyć 20% wydatków z tytułu kosztów używania prywatnego samochodu osobowego podatnika, jeżeli jest on wykorzystywany również na cele prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Nie ma już wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla takiego samochodu osobowego, dlatego wydatków nie rozlicza się w ramach "kilometrówki" - dokonuje się tego "ryczałtowo" w ramach limitu 20% w oparciu o dowody dokumentujące poniesienie kosztów. Jednak z pkt 13 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia wynika nadal, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność podatnika, dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności gospodarczej należy wpisywać w kolumnie 13 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z dnia 11 lutego 2019 r. na pytanie naszego Wydawnictwa wyjaśniło, że zapisów w księdze podatkowej dotyczących takiego samochodu nie dokonuje się już w oparciu o miesięczne zestawienie wydatków (prowadzone są prace legislacyjne nad nowelizacją rozporządzenia). Dlatego 20% wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu przedsiębiorcy - niebędącego składnikiem majątku firmy - ujmuje się w księdze bezpośrednio na podstawie dowodów dokumentujących poniesienie wydatków eksploatacyjnych (przykład 1).

Ubezpieczenie

W przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę podatkową za dzień poniesienia kosztu zasadniczo uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Dotyczy to zarówno podatników ujmujących koszty w księdze metodą uproszczoną, jak i memoriałową. W przypadku ewidencjonowania kosztów w księdze w sposób uproszczony składkę na ubezpieczenie samochodu osobowego należy ująć jako koszt w dacie wystawienia polisy. Z kolei gdy podatnik stosuje metodę memoriałową, to koszty pośrednio związane z przychodami, do których zalicza się ubezpieczenie firmowego samochodu, generalnie także wpisuje do księgi pod datą wystawienia dowodu księgowego. Jednak jeśli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe ustalenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Stanowi o tym art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o pdof. Wówczas składkę dotyczącą bieżącego roku ujmuje się w księdze w dacie wystawienia polisy, a część dotyczącą następnego roku wpisuje się jednorazowo w styczniu tego następnego roku.

Koszty dobrowolnego ubezpieczenia samochodu osobowego stanowiącego środek trwały, element wyposażenia lub użytkowanego np. na podstawie umowy leasingu ewidencjonuje się w księdze w kolumnie 13 z uwzględnieniem limitu 150.000 zł, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof (przykład 2). Również w kolumnie 13 ujmuje się 20% poniesionych wydatków na ubezpieczenie, gdy dotyczy ono prywatnego samochodu przedsiębiorcy, używanego także na cele prowadzonej działalności.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.)