Do przychodu ze stosunku pracy zalicza się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze. Stanowią go również różnego rodzaju wypłaty, w tym m.in. ekwiwalenty pieniężne. Niektóre z nich mogą być jednak wypłacane bez obciążeń składkowych w ZUS.
Niektóre przychody uzyskane przez pracowników ze stosunku pracy są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316), zwanego rozporządzeniem składkowym. Wśród takich przychodów wymienia się ekwiwalenty należne m.in. za: pranie odzieży roboczej, ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika, używanie własnych narzędzi i materiałów lub sprzętu.
Treść § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego.
Dla zastosowania ww. zwolnienia ważne jest, aby przekazane pracownikom środki pieniężne spełniały wymogi ekwiwalentu pieniężnego, czyli odzwierciedlały faktycznie poniesione przez pracownika koszty prania tej odzieży.
Nie będzie tak, np. gdy pracodawca wypłaci pracownikom świadczenie pieniężne w kwocie, która nie będzie odzwierciedlała rzeczywiście poniesionych przez te osoby wydatków. Takie świadczenie przybierze postać ryczałtu pieniężnego (por. interpretację indywidualną ZUS z dnia 29 listopada 2018 r., znak DI/100000/43/1198/2018), a nie ekwiwalentu. Tym samym będzie podlegało składkom ZUS.
Nie będzie problemu z ustaleniem kwoty ekwiwalentu, w przypadku gdy pracownik oddaje odzież roboczą do pralni. Wtedy dla celów ustalenia jego wysokości pracodawca może wykorzystać przedłożone przez pracownika rachunki za pranie, np. w skali miesiąca.
Niektóre zakłady pracy wymagają od pracowników noszenia jednolitego ubioru służbowego (np. zakupionego przez pracodawcę). Wartość otrzymanego ubioru służbowego oraz wypłacony ekwiwalent pieniężny za taki ubiór zalicza się do przychodu pracowniczego.
Z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest m.in. wartość ubioru służbowego, którego używanie należy do obowiązków pracownika. Stanowi tak § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego. Mocą tego przepisu zwolnieniem składkowym objęty jest także wypłacany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za taki ubiór. Powinien on być jednak określony w zakładowych przepisach prawa pracy jako równowartość ubioru służbowego.
Nie będzie natomiast zwolniony z oskładkowania ekwiwalent wypłacony pracownikom za pranie ubioru służbowego. Wobec tego przychód uzyskany z tego tytułu podlega składkom ZUS.
Składkom ZUS nie podlega również ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Takie zwolnienie składkowe określa § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego.
Dla celów zastosowania ww. zwolnienia składkowego wymaga się, aby wypłata ekwiwalentu nastąpiła w formie pieniężnej, natomiast narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy oraz rzeczy te muszą być własnością pracownika. Ponadto kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (powinien zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanej dla celów pracodawcy rzeczy oraz stopniem jej zużycia). W przypadku braku spełnienia wymienionych warunków wartość ekwiwalentu będzie oskładkowana.
Pracownikowi, który nie wykorzysta całego lub części urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny. Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia.
Żadne obowiązujące przepisy nie wyłączają z podstawy wymiaru składek w ZUS kwoty wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. To oznacza, że wypłatę takiego świadczenia pracownikowi należy oskładkować na ogólnych zasadach.
| Rodzaj ekwiwalentu | Warunki przyznania | Składki ZUS |
| pranie odzieży roboczej |
gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą wykonać pracownicy, w zamian za ekwiwalent uwzględniający poniesione przez nich koszty - art. 2379 § 3 K.p. | NIE (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego) |
| ubiór służbowy, którego używanie należy do obowiązków pracownika | prawo i warunki wypłaty ekwiwalentu mogą wynikać z przepisów zakładowych lub z umowy o pracę | NIE (§ 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego) |
| użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika | narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy oraz rzeczy te muszą być własnością pracownika | NIE (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego) |
| niewykorzystany urlop wypoczynkowy |
wypłacany pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy | TAK |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
