Za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy odpowiedzialność ponosi pracodawca. Będąc obowiązanym chronić zdrowie i życie pracowników, powinien zapewniać im bezpieczne i higieniczne warunki pracy, uwzględniając obowiązujące w tym zakresie regulacje prawa pracy. Poniesienie przez pracodawcę wydatków na realizację wspomnianych obowiązków oraz otrzymanie przez pracowników określonych świadczeń nie jest obojętne na gruncie przepisów podatkowych.
Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Sposoby realizacji tego obowiązku określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Wynika z niego m.in., że pracodawca powinien wydawać pracownikom posiłki i napoje profilaktyczne w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie (§ 3 ust. 1, § 4 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia). Przy czym posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy. Z kolei napoje powinny być wydawane w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników oraz być dostępne w ciągu całej zmiany roboczej.
Warto zaznaczyć, że w myśl przepisów powołanego rozporządzenia, zależnie od warunków wykonywania pracy przez pracowników, pracodawca nie tylko powinien zapewnić napoje zimne lub ciepłe, ale odpowiednie warunki higienicznosanitarne przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów. W praktyce pracodawca może wykonywać swoje obowiązki m.in.:
| Zwróć uwagę!
Profilaktyczne posiłki i napoje muszą być wydawane w naturze. Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny w miejsce tych świadczeń. |
Prawo do otrzymywania nieodpłatnie napojów nie jest przywilejem wyłącznie pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, na co wskazuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.). Jak wynika z § 112 tego rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany zapewniać:
Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.
Stosownie do zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dokonując podatkowej oceny poniesionych kosztów, trzeba jednak uwzględniać również wykluczenia z kosztów podatkowych.
Wydatków na nabycie profilaktycznych posiłków i napojów dla pracowników nie wymieniono w katalogu kosztów nieuważanych za koszty uzyskania przychodów, zawartym w art. 23 updof. W rezultacie omawiane wydatki, które pracodawca ponosi w związku z obowiązkami nałożonymi na niego przepisami z zakresu bhp, mogą być ujęte w rachunku podatkowym po stronie kosztów uzyskania przychodów. Niewątpliwie są to koszty, które wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą i służą osiąganiu przychodów oraz zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
| Zwróć uwagę!
Wydatki związane z zapewnieniem pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodów. |
Problematyczna może być natomiast kwestia ustalenia momentu zaliczenia omawianych wydatków do kosztów podatkowych.
Zasadą jest, że należności ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszt uzyskania przychodu tego miesiąca, za który są należne, o ile należności te zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia tak określonemu terminowi, należności te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów dopiero w dacie ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba updof w związku z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.
Należy zauważyć, że przywołane szczególne regulacje dotyczące określenia momentu ustalenia kosztów pracowniczych dotyczą tylko należności pieniężnych realizowanych poprzez wypłatę. Uważamy, że w przypadku kosztów pracowniczych związanych z zapewnianiem pracownikom określonych świadczeń, np. wydawania profilaktycznych posiłków i napojów, przy ustalaniu momentu poniesienia i rozliczenia takich kosztów zastosowanie będą miały zasady ogólne. Oznacza to, że takie koszty u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów powinny być rozliczane w dacie ich poniesienia, w rozumieniu art. 22 ust. 6b updof. W myśl tego przepisu za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zasady określone w art. 22 updof należy uwzględniać, wpisując do podatkowej księgi koszty inne niż związane z zakupem towarów handlowych i materiałów podstawowych. Tak wynika z § 17 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728).
Koszty z tytułu wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom zatrudnionym w ramach stosunku pracy ujmuje się w podatkowej księdze w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" (patrz ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia). Pojęcie wynagrodzenia nie jest jednak definiowane dla celów podatkowych, a w znaczeniu powszechnym, za wynagrodzenie uznaje się wynikające ze stosunku pracy obowiązkowe świadczenie pracodawcy na rzecz pracowników w zamian za wykonywaną pracę.
Świadczenia związane z zapewnieniem pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów nie powinny być zatem utożsamiane z wynagrodzeniem za pracę. W związku z tym wydatek związany z ich zapewnieniem nie podlega ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 12. Należy go ująć w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".
| ||||||||||||
|
||||||||||||
