Zamierzam rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej - będę prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów za pomocą programu komputerowego. Czy będę musiała dodatkowo zapisy dokonane w tym programie "przenosić" do wersji papierowej księgi?
| Jeżeli podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona przez podatnika, przy zastosowaniu technik informatycznych, będzie spełniała określone przepisami wymogi, prowadzenie dodatkowej ewidencji księgowej w formie papierowej nie będzie konieczne. |
Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 - dalej: rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR). Zgodnie z § 11 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Natomiast księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (z wyjątkami, które tu pomijamy).
WAŻNE: Księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR.
Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w wersji papierowej lub przy wykorzystaniu programu komputerowego.
Przepisy wspomnianego rozporządzenia odnoszą się do prowadzenia ksiąg przy zastosowaniu technik informatycznych. Z § 31 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że przy takim sposobie prowadzenia ksiąg, warunkiem uznania ich za prawidłowe jest:
1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg,
2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,
3) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Dodatkowo, przy prowadzeniu księgi w powyższy sposób, na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.
Jeżeli powyższe warunki są spełnione, "przenoszenie" zapisów z księgi prowadzonej komputerowo (przy użyciu programu komputerowego) do wersji papierowej nie jest konieczne. Podobnie uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 10 marca 2015 r., nr IBPBI/1/415-1486/14/BK, w której czytamy:
"(...) Jeżeli (...) prowadzona przez Wnioskodawczynię przy zastosowaniu technik informatycznych podatkowa księga przychodów i rozchodów spełnia wymogi ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest prowadzona z uwzględnieniem zasad wynikających z treści tego rozporządzenia, w szczególności określonych w § 31, a dotyczących terminów sporządzania jej wydruków oraz program, którym Wnioskodawczyni się posługuje posiada określoną na piśmie szczegółową instrukcję obsługi, to Wnioskodawczyni nie jest obowiązana do prowadzenia dodatkowej ewidencji księgowej w formie papierowej. (...)"
Końcowo zaznaczamy, że jeżeli stosowany przez podatnika program komputerowy nie umożliwia wydrukowania księgi według określonego wzoru, podatnik powinien założyć "dodatkową" księgę. W takim przypadku po zakończeniu miesiąca podatnik powinien sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku (§ 31 ust. 3 ww. rozporządzenia).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
