Na jakim dokumencie rozliczyć podróż służbową pracownika i w której kolumnie podatkowej księgi wykazać koszty poniesione w związku z tą podróżą?
Do rozliczenia podróży służbowej pracownika służy dowód wewnętrzny, zwany rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten ewidencjonuje się w kolumnie 13 księgi.
Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
| Zwróć uwagę!
Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. |
Jeżeli podróż służbowa jest związana z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego (istnieje związek poniesionego wydatku z przychodem lub jego źródłem), nie ma przeszkód, by pracodawca zaliczył w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane z odbyciem tej podróży.
Zasady dokumentowania zapisów w podatkowej księdze kosztów związanych z podróżą służbową pracownika znajdziemy w § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz w ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do tego rozporządzenia.
I tak, koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika wykazuje się w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Zapisu tego dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Do rozliczenia podróży służbowej pracownika powinny być dołączone dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
