Przechowywanie dokumentacji księgowej

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane do przechowywania dokumentacji księgowej za poprzednie lata. Musi ona być przechowywana przez określony czas i w odpowiedni sposób. Dotyczy to dokumentacji rachunkowej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumentacja rachunkowa

Na dokumentację rachunkową składają się: księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe (obecnie tylko w formie elektronicznej) oraz dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Obecnie księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, więc za równoważne z wymienionymi zbiorami uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Tak wynika z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Co istotne, warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie elektronicznej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Jak przechowywać?

Sposób przechowywania dokumentacji rachunkowej został opisany w art. 71 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że dokumentację rachunkową, bez względu na jej postać - papierową lub elektroniczną - trzeba przechowywać we właściwy sposób i chronić ją przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych i na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej. Jednostka jest wówczas zobligowana do systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Muszą one zapewniać trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Trzeba także zapewnić ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, stosując właściwe rozwiązania programowe i organizacyjne, chroniące przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Jak stanowi art. 72 ust. 2 ustawy o rachunkowości, gdy jednostka spełni wymienione wymagania, jej księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Jeśli nie może ich zagwarantować, to księgi muszą zostać wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci i ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, to - o ile inne przepisy nie stanowią inaczej - treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci ich zawartość. Wydruk jest bowiem dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Tak wynika z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Co ważne, na informatycznych nośnikach danych nie mogą być przechowywane dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Jeśli jednostka zakończyła działalność np. na skutek połączenia z innym podmiotem lub przekształcenia formy prawnej, to księgi rachunkowe, politykę rachunkowości, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe przechowuje podmiot kontynuujący działalność, a w przypadku likwidacji - wyznaczona osoba lub jednostka. Kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej ma obowiązek poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji sądowej takiej jednostki. Stanowi o tym art. 76 ustawy o rachunkowości.

Dokumenty dotyczące sprawozdawczości

Obecnie roczne sprawozdania finansowe mają postać elektroniczną, więc w takiej formie należy je przechowywać. Są one podpisywane przez uprawnione osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Obecnie, jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Jak wynika z art. 52 ust. 2 i ust. 2b ustawy o rachunkowości, oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego, więc należy je przechowywać razem ze sprawozdaniem, którego dotyczą. Odmowa podpisu oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym (por. art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez firmę audytorską, to sprawozdanie z badania w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta trzeba także przechowywać ze sprawozdaniem finansowym.

Archiwum zewnętrzne

Dokumentacja rachunkowa może być przechowywana poza jednostką przez podmiot świadczący usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Gdy księgi rachunkowe przechowywane są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, a także zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru. Stanowi o tym art. 73 ust. 4 w powiązaniu z art. 11a ustawy o rachunkowości. Wydatki na archiwizację dokumentów stanowią koszty operacyjne, które można ująć na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub na koncie 55 "Koszty zarządu". Co istotne, mimo że wydatki na ten cel odnoszą się do przyszłych lat obrotowych, nie rozlicza się ich w czasie, są one uwzględniane w wyniku finansowym w okresie ich poniesienia (przykład).

Jak długo przechowywać dokumenty?

Zatwierdzone sprawozdania finansowe, zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono. Taki okres obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. Roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed tym dniem także podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Zatem w 2022 r. mogą zostać zutylizowane sprawozdania finansowe zatwierdzone w 2016 r. i w latach wcześniejszych.

Z kolei okres przechowywania pozostałych zbiorów jednostki oblicza się zasadniczo od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (patrz ramka).

Trzeba mieć na uwadze, że ustalając termin przechowywania dokumentacji księgowej, oprócz ustawy o rachunkowości, bierze się również pod uwagę inne przepisy, m.in. Ordynację podatkową (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Jak stanowi jej art. 86 § 1, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że skoro termin płatności podatku za dany rok obrotowy przypada w kolejnym roku (np. za 2015 r. w 2016 r.), okres przechowywania ksiąg i dokumentów księgowych dla celów podatkowych jest o rok dłuższy niż dla celów bilansowych, więc dokumenty dotyczące 2015 r. dla celów podatkowych trzeba było przechowywać do końca 2021 r. Warto zaznaczyć, że wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji może nastąpić w wyniku zawieszenia lub przerwania terminu przedawnienia (por. art. 70-71 Ordynacji podatkowej).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)