W naszej jednostce z dniem 1 listopada 2020 r. z powodu szerzącej się epidemii koronawirusa tymczasowo zostanie zlikwidowana kasa. Od tego dnia wszystkie płatności będą dokonywane za pośrednictwem przelewów bankowych. Czy można dokonać jej likwidacji w trakcie roku obrotowego? Jakie czynności powinniśmy przeprowadzić przed zamknięciem kasy?
Prowadzenie kasy przez jednostkę jest dobrowolne. Może ona zatem dokonać jej tymczasowego (lub definitywnego) zamknięcia również w trakcie roku obrotowego. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki.
Przed zamknięciem kasy należy przede wszystkim dokonać inwentaryzacji znajdującej się w niej gotówki. Jest ona przeprowadzana drogą spisu z natury. Przeliczeniu podlegają znajdujące się w kasie banknoty i monety. Następnie porównuje się stan rzeczywisty ustalony w trakcie spisu ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, tj. saldem konta 10 "Kasa". Jeżeli w kasie znajdują się weksle lub czeki, to je także należy zinwentaryzować.
Inwentaryzację przeprowadza zespół spisowy. Trzeba mieć na uwadze, że jego członkiem nie może być kasjer, ponieważ to on odpowiada za stan gotówki w kasie, jej funkcjonowanie i powierzone mienie.
Przeprowadzenie inwentaryzacji kasy należy udokumentować protokołem. Dokument ten powinien zawierać następujące informacje:
a) datę przeprowadzenia inwentaryzacji kasy,
b) imiona i nazwiska członków zespołu spisowego oraz kasjera,
c) potwierdzenie stanu gotówki w kasie,
d) numery ostatnich dowodów KP oraz KW (będących potwierdzeniem prawidłowości udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia w raporcie kasowym),
e) wyjaśnienie przyczyn ewentualnej różnicy inwentaryzacyjnej (niedoboru lub nadwyżki),
f) stwierdzenie sprawdzenia zabezpieczenia kasy i pomieszczeń kasowych (klucze zapasowe, instalacje alarmowe),
g) podpisy członków zespołu spisowego oraz kasjera.
Wzór protokołu inwentaryzacji kasy dostępny jest w Programie DRUKI Gofin.
Gdy przeprowadzona inwentaryzacja wykaże różnice między ustalonym stanem środków pieniężnych a stanem wynikającym z ksiąg, należy je wyjaśnić i właściwie rozliczyć. Stwierdzone niedobory można ująć w księgach zapisem:
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),
- Ma konto 10 "Kasa".
Z kolei ustalone nadwyżki ujmuje się zapisem: Wn konto 10, Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek).
Wartość środków pieniężnych znajdujących się w likwidowanej kasie, które były objęte inwentaryzacją, należy wpłacić na rachunek bieżący jednostki. Ewidencja księgowa tego zdarzenia może przebiegać następująco:
- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 10 "Kasa".
W sytuacji gdy zamknięcie kasy związane jest z fizyczną likwidacją stanowiska kasjera i z tego powodu jednostka poniesie dodatkowe koszty, np. dotyczące likwidacji niezamortyzowanych środków trwałych, to na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości odnosi się je w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
