Przygotowania do inwentaryzacji w firmie

Jednostki, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, prace inwentaryzacyjne dotyczące 2020 r. mogą rozpocząć już od października 2020 r. Inwentaryzacja przeprowadzana jest w celu sprawdzenia, czy stan aktywów i pasywów wynikający z ksiąg rachunkowych odpowiada ich rzeczywistym wartościom. Ustaleń tych należy dokonać, aby prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2020 r.

Przeprowadzenie inwentaryzacji

W ustawie o rachunkowości nie uregulowano kwestii formalnych oraz technicznych dotyczących przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych. Każda jednostka, uwzględniając swoją specyfikę, musi zatem samodzielnie określić szczegółowe zasady przeprowadzenia inwentaryzacji. Pomocne przy ich ustalaniu mogą być wskazówki i rozwiązania zawarte w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). W stanowisku tym zasugerowano rozwiązania problemów merytorycznych i organizacyjnych, które mogą pojawić się podczas inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów. Jednak zaproponowane w nim wskazówki mogą być pomocne nie tylko przy spisie z natury zapasów, ale również innych aktywów i pasywów.

Inwentaryzacji należy dokonać zasadniczo na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników majątku może nastąpić na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Dotyczy to m.in.: materiałów, towarów i produktów gotowych, które są objęte ewidencją magazynową oraz należności, z wyłączeniem należności, które podlegają inwentaryzacji drogą weryfikacji. Ich inwentaryzację należy zakończyć do 15. dnia miesiąca następnego roku obrotowego. Tak wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Wówczas, dokonując inwentaryzacji, należy mieć na uwadze, żeby ustalenie stanu danego składnika nastąpiło poprzez dopisanie lub odpisanie od jego stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów, które nastąpiły pomiędzy datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Trzeba zaznaczyć, że stanu wynikającego z ksiąg nie można ustalić po dniu bilansowym. Wskazane jest jednak przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenie salda w dacie, w której możliwe jest uzgodnienie uzyskanych wyników z danymi wynikającymi z ksiąg. Zatem zwykle jednostki za datę spisu lub potwierdzenia salda przyjmują ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada. Dzięki temu ryzyko popełnienia pomyłki dotyczącej korekty ustalonego stanu jest minimalne.

Odpowiedzialność kierownika

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Odpowiedzialności tej nie można scedować na inną osobę lub podmiot. Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing), ale nie zwalnia go to od odpowiedzialności. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność tę ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego. W związku z tym księgowy jest zobowiązany do wspomagania kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, zgodnie z pkt 10 przywołanego stanowiska, wchodzi między innymi:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
   
• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
   
• powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
   
• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Treść zarządzenia zależy od tego, czy w jednostce działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. Jeśli nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, w wydanym zarządzeniu należy określić przede wszystkim: przedmiot spisu - rodzaj składników i stosowaną metodę ich inwentaryzacji, datę przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, datę faktycznego dokonania inwentaryzacji oraz skład komisji inwentaryzacyjnej. W zarządzeniu o inwentaryzacji za 2020 r. należałoby uwzględnić zapisy dotyczące zasad bezpieczeństwa związanych z pandemią koronawirusa.

Jeśli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jej kierownik powiadamia odpowiednio wcześniej o terminie spisu podmiot uprawiony, z którym zawarto umowę o badanie. Dzięki temu biegły rewident może wziąć udział w spisie istotnych składników zapasów (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Etapy przygotowań

Aby inwentaryzacja została prawidłowo przeprowadzona, należy właściwie zaplanować jej kolejne etapy. Prace przygotowawcze w różnych jednostkach mogą mieć inny zakres, który zależy m.in. od wielkości danego podmiotu i posiadania różnych rodzajów składników majątku. Przygotowanie inwentaryzacji może obejmować następujące czynności:

• wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, 
   
• powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację, 
   
• wskazanie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,
   
• opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, m.in. regulacji wewnętrznych, bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej, 
   
• przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów, 
   
• przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób prowadzących prace inwentaryzacyjne.

Osoby inwentaryzujące

Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje stałą komisję inwentaryzacyjną albo komisję do wykonania określonego zadania. W obu przypadka to kierownik wyznacza przewodniczącego komisji. Dotyczy to również sytuacji, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Zgodnie z pkt 20 przywołanego stanowiska zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołane przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej. Komisję inwetaryzacyjną i zespoły spisowe mogą tworzyć pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Przy czym członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Regulacje wewnętrzne

Kierownik jednostki ma ustawowy obowiązek wydania przepisów dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych.

Pierwsze z nich są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Zalicza się do nich przede wszystkim: zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury.

Z kolei regulacje stałe dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Są one okresowo aktualizowane, głównie w związku ze zmianami warunków działania jednostki. Przykładowe regulacje stałe to: instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe.

Pola spisowe

Dzięki odpowiednio opracowanemu planowi sytuacyjnemu, który zawiera właściwie nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów zapasów składowanych w tych miejscach, łatwiej wyodrębnić pola spisowe. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Miejsca składowania o dużej powierzchni wskazane jest podzielić na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. W celu identyfikacji pól spisowych można nadawać im nazwy i/lub numery.

Przygotowanie zapasów

Przed spisem z natury wszystkie składniki mu podlegające należy starannie do niego przygotować. Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji zazwyczaj nakłada na osoby odpowiedzialne obowiązek przygotowania do niej zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Może to przykładowo polegać na: posegregowaniu według asortymentów, łączeniu jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola, formowaniu w bryły składników sypkich, wydzieleniu zapasów obcych, wyodrębnieniu i odpowiednim oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych). Jednostki stosujące magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania. Przed spisem należy również uporządkować ewidencję magazynową oraz uzgodnić ją z ewidencją księgową.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)