Zasady przekazywania na żądanie urzędników ksiąg podatkowych w formie JPK

Podatnicy składają co miesiąc, bez wezwania organu podatkowego, JPK_VAT obejmujący ewidencję VAT oraz deklarację VAT-7 lub VAT-7K. Niezależnie od tego urzędnicy mogą domagać się, w ramach prowadzonej sprawy, udostępnienia w postaci JPK ksiąg podatkowych, wyciągów bankowych czy faktur. Za uchylanie się od obowiązku ich przekazania grozi kara porządkowa.

Plik bez wezwania

Podatnicy przekazują administracji skarbowej dane finansowo-księgowe w formie JPK na dwóch płaszczyznach: bez wezwania oraz na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Bez wezwania przesyła się co miesiąc JPK_VAT. Począwszy od października 2020 r. trzeba składać nowy JPK_VAT. Zawiera on informacje z ewidencji VAT oraz pozycje z dotychczas składanych deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Nowy JPK_VAT nie obejmuje innych rozliczeń VAT, np. VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-12 czy VAT-14. Podatnicy rozliczający VAT miesięcznie składają co miesiąc JPK_V7M obejmujący część ewidencyjną i deklaracyjną. Podatnicy rozliczający VAT kwartalnie przekazują natomiast co miesiąc JPK_V7K, z tym że pliki za dwa pierwsze miesiące każdego kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną, a plik za ostatni miesiąc kwartału - część ewidencyjną i deklaracyjną. JPK_V7M oraz JPK_V7K przesyła się do urzędu skarbowego w formie dokumentu elektronicznego.

Nowy plik JPK_VAT dostępny jest w Programie DRUKI Gofin.

Podatnik, który przekaże ewidencję zawierającą błędy uniemożliwiające przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, otrzyma z urzędu skarbowego wezwanie do ich skorygowania. Na przesłanie ewidencji poprawionej w zakresie wskazanych błędów lub złożenie wyjaśnień wykazujących brak uchybień jest 14 dni. Jeżeli w tym terminie podatnik nie prześle skorygowanej ewidencji lub nie złoży wyjaśnień albo w swoich wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów określonych w wezwaniu, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na niego karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu. Kara orzekana jest w formie decyzji. Przysługuje od niej odwołanie.

JPK na żądanie

Niezależnie od wymogu składania JPK_V7M lub JPK_V7K istnieje obowiązek udostępnienia w formie JPK ksiąg podatkowych i dowodów księgowych na wezwanie organu podatkowego na potrzeby prowadzonej przez niego sprawy.

Struktury JPK przekazywane na żądanie, to: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury (JPK_FA), faktury wystawiane w przypadku nabycia produktów rolnych od rolnika ryczałtowego (JPK_FA_RR), podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencja przychodów (JPK_EWP). Warunkiem realizacji wezwania jest prowadzenie księgi podatkowej lub tworzenie dowodu księgowego przy użyciu programu komputerowego. Przykładowo, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję przychodów w formie papierowej, przedkłada ją na żądanie organu podatkowego w takiej formie - nie musi przetwarzać jej na format JPK_EWP.

Pliki JPK przekazane na żądanie nie podlegają korekcie.

Podatnik może otrzymać wezwanie do przekazania plików w czasie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. Z żądaniem udostępniania danych w formie JPK powinni liczyć się także kontrahenci podatnika, jeżeli zostaną objęci kontrolą krzyżową, mającą na celu sprawdzenie rzetelności i prawidłowości dokumentów posiadanych przez obie strony wskutek zawieranych transakcji. Takie działania są podejmowane w związku z prowadzonym wobec podatnika postępowaniem podatkowym, kontrolą podatkową lub celno-skarbową. Wynika to odpowiednio z art. 274c Ordynacji podatkowej i art. 79 ustawy o KAS. Kontrole krzyżowe mogą być prowadzone nie tylko u bezpośrednich kontrahentów podatnika. Jeżeli są podejmowane w ramach kontroli lub postępowania podatkowego, mogą dotyczyć także podmiotów wykonujących działalność gospodarczą uczestniczących w dostawie tego samego towaru lub świadczeniu tej samej usługi będących zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub świadczeniu usługi. Kontrole krzyżowe prowadzone natomiast przez urzędy celno-skarbowe mogą objąć następujące kategorie kontrahentów. Po pierwsze, podmioty prowadzące działalność gospodarczą w okresie objętym kontrolą celno-skarbową, uczestniczące w dostawie tego samego towaru lub tej samej usługi, będące zarówno dostawcami, jak i nabywcami biorącymi udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru lub usługi. Po drugie, przewoźników drogowych realizujących przewóz towarów na rzecz kontrolowanego lub dostawców i nabywców biorących udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru. Po trzecie, podmioty wykonujące działalność gospodarczą w okresie objętym kontrolą celno-skarbową, uczestniczące w magazynowaniu, przepakowywaniu, przeładunku lub przesyłaniu tego samego towaru, działające zarówno w imieniu dostawców, jak i nabywców biorących udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie towaru.

Wymogi formalne

Organ podatkowy musi określać w wezwaniu zakres i termin przekazania danych w formie JPK.

Zakres raportowanych danych zależy od przedmiotu i stanu prowadzonej sprawy oraz od okresu objętego weryfikacją. Pliki JPK muszą być zgodne z otrzymanym wezwaniem, np. JPK_FA mogą być generowane według kryteriów dostępnych w systemie fakturującym: daty wystawienia faktury, daty sprzedaży, waluty, kontrahenta itp. Dane mogą obejmować miesiąc, kwartał lub inny okres. Pliki trzeba sporządzić zgodnie ze schematami publikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk).

Termin przekazania JPK nie może być krótszy niż 3 dni. Liczy się go z uwzględnieniem sobót, niedziel i świąt (przykład). W uzasadnionych przypadkach, np. gdy trzeba przesłać znaczną ilość danych lub w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej za ich przygotowanie, można zwrócić się o wydłużenie wyznaczonego terminu. Pliki udostępnia się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (aplikacji udostępnionej przez resort finansów, komercyjnej aplikacji on-line lub odpowiednio przystosowanego programu księgowego) albo na nośnikach danych (np. pendrivie, karcie pamięci, CD/DVD). Nośniki danych można przesłać tradycyjną pocztą. Plików nie można przekazać e-mailem na skrzynkę organu podatkowego.

Obowiązek udostępniania danych w formie JPK na żądanie organu podatkowego dotyczy ksiąg podatkowych i dowodów księgowych odnoszących się do okresów począwszy od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających to rozwiązanie. Nastąpiło to w dwóch etapach. Największe podmioty zostały objęte tym obowiązkiem od 1 lipca 2016 r., a mikro-, mali i średni przedsiębiorcy - od 1 lipca 2018 r. Podatnik nie musi przekazać ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK za wcześniejsze okresy, tj. w zależności od swojego statusu za okresy odpowiednio sprzed 1 lipca 2016 r. lub 1 lipca 2018 r. Nie ma jednak przeszkód, aby zrobić to fakultatywnie, jeżeli używany przez niego program komputerowy posiada funkcję umożliwiającą wygenerowanie takich plików JPK.

Ryzyko kary

Konsekwencją bezzasadnej odmowy przekazania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK lub nieprzedłożenia ich w wyznaczonym terminie może być kara porządkowa. Obecnie jest ona wymierzana w wysokości do 2.800 zł. W przyszłym roku będzie mogła wynieść do 2.900 zł.

Karę porządkową otrzymuje zasadniczo podatnik. Jeżeli stroną (kontrolowanym) jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, wymierza się ją ustawowemu reprezentantowi, członkowi organu uprawnionego do reprezentowania lub osobie upoważnionej do prowadzenia spraw danego podmiotu, np. prezesowi spółki z o.o. Kara porządkowa może być nałożona również na właściciela biura rachunkowego, któremu podatnik zlecił prowadzenie lub przechowywanie ksiąg podatkowych i dowodów księgowych, jeżeli bezzasadnie odmówi okazania czy nie przedłoży w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych swojego klienta lub dokumentów będących podstawą dokonywania w nich zapisów. Kara porządkowa nakładana jest w formie postanowienia. Ukarany może wnieść na nie zażalenie - gdy kwestionuje zasadność wymierzenia sankcji, albo wniosek o jej uchylenie - jeżeli istniały okoliczności usprawiedliwiające niewykonanie obowiązku wskazanego w wezwaniu. Zażalenie albo wniosek należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia doręczenia postanowienia o nałożeniu kary porządkowej.

W skrajnych przypadkach nieokazanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej czy celno-skarbowej może być uznane za udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej. Takie zachowanie - w zależności od jego skali, skutków, motywów postępowania sprawcy - może być zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe. Wynika to z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. Przestępstwo skarbowe karane jest grzywną od 10 do 720 stawek dziennych (obecnie od 866,60 zł do 24.958.080 zł). Za wykroczenie skarbowe grozi grzywna od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (aktualnie od 260 zł do 52.000 zł).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.11.2016 r. o KAS (Dz. U. z 2020 r. poz. 505 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19 ze zm.)