Faktury wpływające z opóźnieniem w księdze podatkowej

W praktyce czasami nie da się wyeliminować opóźnień we wpływie faktur zakupowych do firmy. Zdarza się więc, że faktura za nabyte przez podatnika rzeczy czy usługi zostanie dostarczona po zakończeniu i rozliczeniu miesiąca, w którym powinna być wpisana do księgi podatkowej. Są to sytuacje stwarzające problemy podatnikom, jak i biurom rachunkowym prowadzącym księgi podatkowe swoich klientów.

Kiedy wpisać koszt do księgi?

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi podatkowej niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeśli zostały otrzymane przed fakturą, zasadniczo zapisu dokonuje się w księdze w dacie otrzymania na podstawie sporządzonego w tym dniu dowodu, tj. opisu materiału lub towaru. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Wynika to z § 16 i § 15 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

Wyjątek od tych zasad przewidziano w § 27 rozporządzenia dla biur rachunkowych i przedsiębiorstw wielozakładowych. Mogą one dokonywać zapisów w porządku chronologicznym na podstawie odpowiednich dowodów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zasady te mogą stosować i pozostali podatnicy, pod warunkiem że będą prowadzić równocześnie ewidencję sprzedaży nieudokumentowanej, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia (warunek ten nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami czy rachunkami).

Data, pod którą wpisuje się koszt

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgę podatkową uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Stanowi tak art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Oczywiście od tej zasady istnieją wyjątki dotyczące np. kosztów wynagrodzeń pracowników i składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, kosztów zaniechanych inwestycji, kosztów odsetek od kredytów. Znaczenie też ma przyjęta metoda ewidencji kosztów: uproszczona, określona w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, lub memoriałowa, uregulowana w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o pdof. Przy metodzie uproszczonej koszty potrąca się zasadniczo w dacie poniesienia. Z kolei przy metodzie memoriałowej koszty bezpośrednio związane z przychodami ujmuje się w okresie, w którym powstał przychód, a koszty pośrednio związane z przychodami księguje się, co do zasady, w dacie poniesienia. Jeżeli jednak koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Generalnie jednak w odniesieniu do faktur zakupowych od kontrahentów datę ujęcia kosztu w księdze wyznacza data faktury.

Niekiedy zewnętrzne faktury kosztowe wpływają do biura rachunkowego lub do podatnika z opóźnieniem, po zamknięciu miesiąca, czyli podsumowaniu zapisów za ten miesiąc, rozliczeniu tego miesiąca i ewentualnej zapłacie zaliczki na podatek dochodowy za ten miesiąc. Z przepisów ustawy o pdof ani rozporządzenia nie wynika, jak należy postąpić w tym przypadku. Powstała wątpliwość, czy faktury takie można wpisać do księgi w miesiącu ich otrzymania, czy należy cofać się i dopisywać je do miesiąca ich wystawienia. Nasze Wydawnictwo zwróciło się z zapytaniem w tej sprawie do Ministerstwa Finansów. W odpowiedzi uzyskanej w dniu 8 kwietnia 2019 r. resort wskazał, że podatnik powinien ujmować koszt udokumentowany fakturą w miesiącu, w którym faktura została wystawiona, a jeżeli otrzyma ją z dużym opóźnieniem, tj. po zamknięciu miesiąca, powinien wpisać ją do księgi podatkowej w miesiącu jej wystawienia, cofając się do miesiąca już zamkniętego (dokonując jednocześnie nowych podsumowań księgi za poszczególne miesiące).

Faktury kosztowe od kontrahentów otrzymane po zamknięciu miesiąca, w którym powinny być ujęte (na który wskazuje data ich wystawienia), należy więc dopisać do tego miesiąca. Wpisuje się je do księgi w odpowiedniej kolumnie pod datą ich wystawienia, a w kolumnie 17 "Uwagi" warto odnotować datę ich otrzymania stanowiącą przyczynę opóźnionego ujęcia w księdze. Następnie należy ponownie podsumować dane z kolumn 7-14 księgi za miesiąc, w którym zostały dopisane (i podkreślić podsumowane kwoty), a także za pozostałe pozamykane miesiące danego roku podatkowego, jeśli podatnik dokonuje podsumowań zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku (por. pkt 19 załącznika nr 1 do rozporządzenia).

Przykład Załóżmy, że podatnik prowadzący księgę podatkową metodą uproszczoną otrzymał drogą pocztową w dniu 21 lutego 2020 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne wystawioną 7 stycznia 2020 r. na kwotę brutto 2.583 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 483 zł). Podatnik podsumował już zapisy w księdze za styczeń i rozliczył się z podatku dochodowego za ten miesiąc. Podsumowań dokonuje tylko za poszczególne miesiące. Zapisy w księdze podatkowej za styczeń 2020 r.