Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i członków ich rodzin ze środków ZFŚS

Stosownie do art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070), dalej zwanej ustawą o ZFŚS, generalnie pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ten fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Środkami tego funduszu administruje pracodawca, który gromadzi je na odrębnym rachunku bankowym. W świetle art. 1 ustawy o ZFŚS, środki ZFŚS mogą być przeznaczane na finansowanie m.in. działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu. Przez działalność socjalną - w świetle art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS - rozumie się:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku,
   
• działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną,
   
• opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
   
• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Szczegółowe zasady dysponowania środkami ZFŚS pracodawca określa w regulaminie ZFŚS. Uprawnionymi do korzystania ze środków funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie o ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń.

Ze środków ZFŚS można więc finansować wypoczynek pracowników i członków ich rodzin, przy czym zasady przyznawania tego dofinansowania oraz jego wysokość powinny się znaleźć w treści regulaminu ZFŚS. Co istotne, wysokość dofinansowania powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Wysokość odpisów na ZFŚS podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

W świetle przepisów o rachunkowości do ewidencji tworzenia, zwiększeń oraz wykorzystania ZFŚS służy konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Kwotę przyznanego pracownikowi dofinansowania do wypoczynku księguje się po stronie Wn konta 85-0 w korespondencji z kontem rozrachunków z pracownikami. W niektórych przypadkach wypłata dofinansowania może być obarczona potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi kwotę dofinansowania razem z wynagrodzeniem za dany miesiąc, to może ją ująć w korespondencji z kontem 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Uwaga: W związku z sytuacją spowodowaną epidemią koronawirusa, pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, mogą zawiesić obowiązek tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS, dokonywania odpisu podstawowego, wypłaty świadczeń urlopowych (por. art. 15g ust. 9, art. 15gb ust. 2 i art. 15ge ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych - Dz. U. poz. 374 ze zm.). Kwestie te zostały pominięte w tym artykule.

2.1. Dofinansowanie do wypoczynku pracownika i członków jego rodziny

Dofinansowanie do letniego wypoczynku otrzymane przez pracownika ze środków ZFŚS powoduje powstanie u tego pracownika przychodu ze stosunku pracy. Dofinansowanie to może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Obecnie jednak limit tego zwolnienia - stosownie do art. 52l pkt 3 updof - w 2020 r. i 2021 r. został zwiększony i wynosi 2.000 zł. Przekroczenie tego limitu powoduje, że nadwyżka ponad tę kwotę zostanie opodatkowana.

Z kolei gdy pracownik otrzyma dofinansowanie do letniego wypoczynku ze środków obrotowych pracodawcy, cała kwota dofinansowania będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Powyższe zwolnienie z podatku dotyczy zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny, przy czym w przypadku dofinansowania do wypoczynku małoletnich dzieci pracownika może mieć zastosowanie zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 78 i art. 52l pkt 4 updof.

Warto jednak dodać, iż dofinansowanie z ZFŚS w kwocie przekraczającej obowiązujące limity, wypłacane pracownikom do ukończenia przez nich 26. roku życia korzysta ze zwolnienia z PIT do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 85.528 zł, w ramach tzw. ulgi dla młodych (por. art. 21 ust. 1 pkt 148 updof).

W zakresie składek na ubezpieczenia społeczne świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, bez względu na ich wysokość, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Świadczenia finansowane w ramach ZFŚS nie stanowią również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, Dz. U. z 2019 r. poz. 1373 ze zm.).

Należy przy tym zaznaczyć, że kwota dofinansowania może być wolna od składek ZUS, jeśli zasady przyznawania świadczeń przebiegają w świetle postanowień ustawy o ZFŚS, w tym m.in. uwzględniają kryterium socjalne, czyli że wysokość przyznanego dofinansowania jest uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Nieprzestrzeganie tych warunków spowoduje konieczność naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej.

Obowiązek naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne wystąpi również, gdy dofinansowanie do letniego wypoczynku pracownika i członków jego rodziny nastąpi ze środków obrotowych pracodawcy.

Przykład

I. Założenia:

1. W sierpniu 2020 r. pracownik złożył wniosek o dofinansowanie z ZFŚS do letniego wypoczynku. W tym celu przedstawił fakturę za zakup wczasów dla siebie i żony. Stosownie do regulaminu ZFŚS, otrzymał dofinansowanie w kwocie: 1.500 zł.
    
2. Pracodawca wypłacił kwotę dofinansowania wraz z wynagrodzeniem za sierpień. Pracownik otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości: 3.000 zł brutto.
    
3. Kwota przyznanego pracownikowi dofinansowania nie podlega opodatkowaniu, gdyż było to pierwsze świadczenie finansowane z ZFŚS w 2020 r. Dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS nie podlega oskładkowaniu. Według złożonego przez pracownika oświadczenia PIT-2 pracodawca potrąca z miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy pracownika kwotę: 43,76 zł. Ponadto pracownikowi przysługują miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości: 250 zł.
    
4. Jednostka jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS, a operacje gospodarcze z tym związane ujmuje na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencję kosztów prowadzi się tylko na kontach zespołu 4.

II. Rozliczenie podatkowo-składkowe:

III. Dekretacja:

IV. Księgowania:

2.2. Dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku małoletnich dzieci pracowników

Pracownicy mogą również otrzymywać dopłaty do wypoczynku małoletnich dzieci. Wartość tego rodzaju dopłat jest w całości zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym, jeśli jest sfinansowana ze środków ZFŚS.

W świetle art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18, sfinansowane z:

• funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
   
• innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.000 zł.

Przy czym, w ramach tarczy antykryzysowej podwyższono limit na lata 2020-2021 z 2.000 zł na 3.000 zł (por. art. 52l pkt 4 updof).

W interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT2-2.4011.658.2019.2.BO, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, iż dopłaty do wypoczynku podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• wypoczynek jest zorganizowany,
   
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
   
• forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych form wypoczynku, takich jak wczasy, kolonie, obozy lub zimowiska, przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,
   
• dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18 roku życia.

Wskazanie przez ustawodawcę w ww. przepisie form wypoczynku oznacza, że nie każda dopłata do wypoczynku może korzystać ze zwolnienia, a tylko ta, która związana jest z wypoczynkiem zorganizowanym. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu przedmiotowego zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich np. jak wczasy potocznie nazywane "pod gruszą". Dyrektor KIS w wymienionej interpretacji uznał, że wypoczynek zorganizowany w ośrodku wczasowym obejmujący pobyt dziecka pracownika pod opieką rodzica, w którym organizator zapewnia noclegi i wyżywienie w istocie stanowi formę wypoczynku oraz może skorzystać ze zwolnienia z podatku. Dodatkowo Dyrektor KIS zaznaczył, że:

"(...) Jeżeli zatem wypoczynek zorganizowany organizuje podmiot świadczący usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności, w tym biuro podróży lub podmiot, o którym mowa w art. 92c ustawy o systemie oświaty, to dofinansowanie wypłacane do tego rodzaju wypoczynku na dziecko do ukończenia 18 roku życia (nawet wówczas, gdy jest to wypoczynek, podczas którego dziecko, co do zasady znajduje się pod opieką rodziców) korzysta z ww. zwolnienia przedmiotowego, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)".

Jeśli chodzi natomiast o składki ZUS, to świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, bez względu na ich wysokość, nie stanowią podstawy ich wymiaru (tj. składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne).

Przykład

I. Założenia:

1. Według postanowień zawartych w regulaminie ZFŚS, jednostka wypłaca pracownikom dofinansowanie do wypoczynku ich małoletnich dzieci, przy uwzględnieniu kryterium socjalnego, po wcześniejszym przedstawieniu dowodu poniesienia wydatku i złożenia wniosku o dofinansowanie.
    
2. Pracodawca w sierpniu 2020 r. przyznał pracownikowi dofinansowanie do wypoczynku jego niepełnoletniego dziecka. Dziecko przebywało na obozie letnim, zorganizowanym przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Na podstawie przedstawionego wniosku oraz faktury za obóz pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości: 650 zł. Kwota dofinansowania jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania.
    
3. Spółka wypłaciła pracownikowi kwotę dofinansowania przelewem bankowym z rachunku bieżącego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: