Zdarza się, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą przeznaczają na cele firmy część swojego domu lub mieszkania. W takim przypadku mogą one odpowiednio ustaloną i udokumentowaną część wydatków związanych z używaniem tej nieruchomości na cele firmy ująć jako koszt w księdze podatkowej.
Przedsiębiorca prowadzący firmę we własnym mieszkaniu (domu) może wydatki związane z jego używaniem i eksploatacją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie, w jakim nieruchomość jest wykorzystywana na potrzeby tej działalności. Konieczny jest bowiem związek przyczynowo-skutkowy między ponoszeniem wydatków a osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, co wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof.
Właściwie ustalone i udokumentowane wydatki związane z używaniem na cele działalności gospodarczej własnego mieszkania (domu) wpisuje się w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki".
Podatnik, ustalając wielkości kosztów dotyczących prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu (domu), może korzystać ze współczynnika udziału powierzchni przeznaczonej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni tej nieruchomości. Stosowanie takiego rozwiązania dopuszczają organy podatkowe. Znajduje to potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 grudnia 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.757.2022.3.MC. Współczynnik taki można stosować, ustalając wysokość kosztów zużytych mediów przypadających na działalność gospodarczą, wartość wpisywanych do księgi podatkowej opłat za czynsz i centralne ogrzewanie mieszkania (domu), a także podatku od nieruchomości, abonamentu za internet czy telefon stacjonarny. Ponadto takim współczynnikiem można ustalać także kwotę zapłaconych odsetek od kredytu na zakup nieruchomości, które mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów w części przypadającej na działalność gospodarczą (por. interpretacje indywidualne Dyrektora KIS z dnia 6 marca 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.41.2024.1.KP i z dnia 30 listopada 2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.659.2023.1.JS).
Trzeba mieć na względzie, że aby wydatki związane z prowadzeniem firmy w mieszkaniu (domu) w części przypadającej na działalność gospodarczą mogły być uznane za koszty podatkowe, muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, na podstawie § 13 ust. 1 i ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.), dokumentuje się dowodem wewnętrznym. Podstawą jego sporządzenia są dokumenty dotyczące całości opłat za czynsz czy media, np. wystawiona na właściciela mieszkania faktura za zużycie energii (albo faktura prognozująca jej zużycie), dokument wskazujący wymiar czynszu. Dowód wewnętrzny można również wystawić w oparciu o dowód potwierdzający zapłatę danego zobowiązania, np. wyciąg bankowy lub dowód wpłaty dokumentujący uiszczenie opłaty za czynsz.
Żeby dowód wewnętrzny mógł być podstawą ujęcia części opłat za czynsz lub media w księdze, musi zawierać co najmniej dane określone w § 13 ust. 1 rozporządzenia. Są to: przedmiot operacji gospodarczej, wysokość kosztu (wydatku), data i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (przykład).
|
Przykład Założenia
Zapisy w księdze podatkowej Podatnik, na podstawie dowodu wewnętrznego nr 5/06/25, wpisał do księgi podatkowej za czerwiec 2025 r. wydatki na czynsz dotyczące prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu następująco:
|
| ||||||||||||
|
||||||||||||
