Roczna inwentaryzacja składników majątku obrotowego

Inwentaryzację towarów przeprowadziliśmy na inny dzień niż ostatni dzień roku obrotowego (na początku listopada 2016 r.). Jak w takiej sytuacji ustalić stan tych aktywów na dzień bilansowy?

Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Taki obowiązek wynika z treści art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Niemniej jednak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku.

Jeśli więc rok obrotowy jednostki jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to prace inwentaryzacyjne dotyczące niektórych składników aktywów jednostka może rozpocząć już 1 października danego roku obrotowego i mogą one trwać aż do 15 stycznia następnego roku.

W takim przypadku ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Druki inwentaryzacyjne dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl w zakładce Rachunkowość

Co istotne, w przedziale czasowym, którego początek przypada na 3 miesiące przed dniem bilansowym, a jego koniec wyznacza 15. dzień po dniu bilansowym, można przeprowadzić inwentaryzację wszystkich składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produkcji w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, których wartość na dzień zakupu lub wytworzenia jest odnoszona bezpośrednio w koszty.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, przeprowadziła 10 listopada 2016 r. inwentaryzację towarów znajdujących się w magazynie, stwierdzając ich stan w ilości: 300 szt. o wartości: 10.800 zł.
    
2. Zakładamy, że między 11 listopada 2016 r. a dniem bilansowym, przypadającym na 31 grudnia 2016 r., jednostka przyjmie do magazynu: 210 szt. towaru o wartości: 7.560 zł i wyda: 245 szt. o wartości: 8.820 zł.

II. Ustalenie stanu zapasów na dzień bilansowy:

Czy zlecenie firmie zewnętrznej przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów w formie spisu z natury zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za ten spis?

Jak wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą.

Jakie są zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jeśli inwentaryzacji dokonuje podmiot zewnętrzny?

Jeżeli jednak zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów (pkt 28 ww. stanowiska).

Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji dostępne jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Co powinna zawierać umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów zawarta z podmiotem zewnętrznym?

Zawarta z podmiotem zewnętrznym umowa może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym: przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu (pkt 27 stanowiska w sprawie inwentaryzacji).

Czy zlecenie inwentaryzacji zapasów podmiotowi zewnętrznemu zwalnia kierownika jednostki z obowiązku powołania komisji inwentaryzacyjnej?

Kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Następuje to również wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). Kierownik jednostki może też pełnić funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (pkt 19 stanowiska w sprawie inwentaryzacji).