Czy prowadzenie kasy w spółce z o.o. spółce komandytowej jest obowiązkowe?
| Ustawa o rachunkowości nie narzuca obowiązku prowadzenia kasy jednostki. Ustalenia w zakresie organizacji obrotu gotówkowego pozostają w gestii kierownika jednostki. |
Żadne przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują, jak jednostka powinna zorganizować obrót gotówkowy. Nie ma tym samym przepisu nakazującego prowadzenie "kasy" w jednostce. Sposób organizacji obrotu środkami pieniężnymi (gotówką) nie jest również związany z formą prawną jednostki, lecz wynika ewentualnie ze specyfiki prowadzenia przez dany podmiot działalności gospodarczej. Trudno sobie bowiem wyobrazić jednostkę sprzedaży detalicznej czy gastronomicznej, która nie prowadzi kasy. Natomiast brak kasy u producenta dokonującego nabycia materiałów i sprzedaży produktów jedynie w systemie bezgotówkowym może być uzasadniony.
Ustawa o rachunkowości w zakresie obowiązków dotyczących obrotu kasowego stwierdza w art. 17, że dla operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy prowadzi się konta ksiąg pomocniczych. Zawarte w tym przepisie sformułowanie "w przypadku prowadzenia kasy" wskazuje jednoznacznie na pozostawienie jednostkom wyboru co do decyzji o jej prowadzeniu.
Z przywołanego wyżej przepisu (art. 17) wynika, że jednostki, które zdecydują się na prowadzenie kasy, muszą prowadzić do tych operacji księgi pomocnicze, czyli ewidencję analityczną operacji gotówkowych.
W praktyce formę takiej ewidencji analitycznej spełnia raport kasowy, czyli dokument stanowiący spis operacji dokonanych w określonym okresie (dnia, tygodnia czy miesiąca).
Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, dla spełnienia warunku uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco, ujęcie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obrotu detalicznego i gastronomicznego musi następować w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane. Zatem stosowne zapisy muszą zostać wprowadzone do raportu kasowego każdego dnia bez względu na moment (koniec tygodnia, dekady czy miesiąca), kiedy taki raport zostanie zamknięty.
Typowe operacje dotyczące obrotu gotówkowego (kasowego) mogą przebiegać następująco:
| • wpłata gotówki do kasy (zasilenie kasy): |
| - Wn konto 10 "Kasa", - Ma konto 13-0 Rachunek bankowy", konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami", konto 24 "Pozostałe rozrachunki", konto 139 "Środki pieniężne w drodze", konto 70-0 "Sprzedaż produktów/usług", konto 73-0 "Sprzedaż towarów"; |
| • wypłata gotówki z kasy: |
| - Wn konto 13-0, konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", konto 24, konto 139, konto 30 "Rozliczenie zakupu", konto 40 "Koszty według rodzaju", - Ma konto 10. |
Natomiast w sytuacji braku kasy występować będą jedynie operacje na koncie rozrachunkowym (dotyczącym osoby uprawnionej do dokonywania płatności, np. pracownika lub właściciela) w korespondencji z płatnościami dokonywanymi z rachunku bankowego oraz wpłatami przyjmowanymi na ten rachunek.
W takim przypadku ewidencja księgowa operacji gotówkowych może wyglądać następująco:
| 1) wypłata gotówki z rachunku bieżącego jednostki jako zaliczki na wydatki firmowe: |
| - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Operacje gotówkowe - właściciel), - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" oraz zwrot niewykorzystanych środków, zapisem odwrotnym: Wn konto 13-0, Ma konto 24; |
| 2) uregulowanie zobowiązań wypłaconymi środkami pieniężnymi: |
| - Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Operacje gotówkowe - właściciel). |
Należy wskazać, że rezygnacja z rozliczeń z wykorzystaniem obrotu kasowego, w tym konta księgowego "Kasa", nie zwalnia z obowiązku ujęcia w księgach rachunkowych wpłat i wypłat gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości.
Dodajmy, że jednostki prowadzące kasę muszą na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację środków pieniężnych w kasie w drodze spisu z natury (por. art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
