Ewidencja księgowa wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Jesteśmy jednostką zobowiązaną do dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Jak księgować te wpłaty?

Zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.), zwanej dalej ustawą o PFRON, pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Z wpłat zwolnieni są jednak pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%.

Pracodawca zobowiązany do wnoszenia opłat na rzecz PFRON powinien dokonywać ich w terminach do dnia 20. następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi PFRON deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego (art. 49 ust. 2 ustawy o PFRON).

W jednostkach zobowiązanych do dokonywania wpłat na PFRON ewidencji w księgach rachunkowych podlegają zarówno naliczone składki na PFRON, jak i miesięczne wpłaty dokonywane na rachunek tego funduszu.
 

Ewidencja księgowa dokonywanych przez jednostkę wpłat na PFRON może zatem przebiegać zapisami:
 

Z kolei ewentualne odsetki za zwłokę od nieterminowo dokonanych wpłat na PFRON zalicza się do kosztów finansowych i ujmuje w księgach rachunkowych, zapisem:
 

Należy przy tym podkreślić, iż - w myśl przepisów podatkowych - dokonywane przez jednostkę wpłaty na PFRON nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 36 updop i art. 23 ust. 1 pkt 29 updof). Kosztem uzyskania przychodów nie są również odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat na fundusz (art. 16 ust. 1 pkt 21 updop i art. 23 ust. 1 pkt 18 updof). W księgach rachunkowych wpłaty na PFRON oraz odsetki za zwłokę od ich nieterminowej zapłaty wskazane jest więc ujmować na koncie analitycznym przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (nkup).

Czy ulga we wpłatach na PFRON uzyskana w związku z zakupami w zakładzie pracy chronionej podlega ujęciu w księgach rachunkowych?

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON, miesięczne wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu z tytułu dokonania zakupu produkcji lub usługi (z wyłączeniem handlu) od pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągającego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wymienionych w tym przepisie w wysokości co najmniej 30%.

Kwota obniżenia, o której mowa wyżej, stanowi przy tym iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów (art. 22 ust. 3 ustawy o PFRON).

Warunkiem obniżenia wpłaty jest terminowe uregulowanie należności za zrealizowaną produkcję lub usługę oraz otrzymanie informacji o kwocie obniżenia. Informację o kwocie obniżenia sprzedający przekazuje nabywcy niezwłocznie po uregulowaniu należności w terminie określonym na fakturze. W przypadku płatności realizowanych za pośrednictwem banku - za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu (art. 22 ust. 2 i 7 ustawy o PFRON).

Jeśli kwota obniżenia przewyższa wartość zrealizowanej produkcji lub usługi, to obniżenie wpłaty na fundusz przysługuje jedynie do wysokości kwoty określonej na otrzymanej od sprzedającego fakturze. Ponadto, jeżeli kwota obniżenia przewyższa wysokość 80% wpłaty na PFRON, do której zobowiązany jest nabywca w danym miesiącu, to różnicę zalicza się na obniżenie wpłaty z tego tytułu w następnych miesiącach. Przy czym przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia (art. 22 ust. 8 i 9 ustawy o PFRON).
 

Można jednak rozważyć, czy kwoty obniżki przysługującej, a nieodliczonej w danym miesiącu, nie ująć w ewidencji pozabilansowej, np. na koncie 29 "Należności warunkowe" (zapisem jednostronnym po stronie Wn). Kwota ta podlegać bowiem będzie rozliczeniu w następnych miesiącach (w przypadku wystąpienia obowiązku dokonania wpłat na PFRON), a jej ujęcie w pozabilansowej ewidencji księgowej spowoduje, że jednostka będzie o niej pamiętać. W miarę wykorzystywania przysługującego jednostce obniżenia w następnych miesiącach jednostka dokonywać będzie jej wyksięgowania z konta 29 (zapisem jednostronnym po stronie Ma).

I. Założenia:

1. Za kwiecień 2012 r. jednostka powinna dokonać wpłaty na PFRON w wysokości: 3.300 zł. W kwietniu 2012 r. jednostka zakupiła produkty od zakładu pracy chronionej, regulując zobowiązanie w terminie płatności określonym na fakturze. W związku z tym otrzymała od ZPChr informację o obniżeniu wpłat na PFRON o kwotę: 2.850 zł.

2. Rozliczenie kwoty obniżenia oraz wpłaty na PFRON za kwiecień 2012 r.:

a) maksymalna wysokość obniżenia: 3.300 zł × 80% = 2.640 zł,

b) kwota do zapłaty na PFRON: 3.300 zł - 2.640 zł = 660 zł,

c) kwota obniżenia możliwa do wykorzystania w okresie nie dłuższym niż 12 m-cy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia: 2.850 zł - 2.640 zł = 210 zł.

3. Do ewidencji i rozliczania kosztów jednostka stosuje konta zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

Uwaga: Kwotę obniżenia w wysokości: 210 zł (możliwą do wykorzystania w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy) jednostka może ująć w ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto 29 "Należności warunkowe".

Czy w ciężar kosztów działalności operacyjnej odnoszona jest również wpłata na PFRON w związku z niezorganizowaniem stanowiska pracy osobie, która w wyniku wypadku przy pracy utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku?

Z art. 14 ust. 1 ustawy o PFRON wynika, że osobie zatrudnionej, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca jest obowiązany wydzielić lub zorganizować odpowiednie stanowisko pracy z podstawowym zapleczem socjalnym, nie później niż w okresie trzech miesięcy od daty zgłoszenia przez tę osobę gotowości przystąpienia do pracy. Sankcją za niewywiązanie się z tego obowiązku jest konieczność dokonania w dniu rozwiązania stosunku pracy z tą osobą, wpłaty na PFRON kwoty stanowiącej piętnastokrotność przeciętnego wynagrodzenia za pracownika (art. 23 ustawy o PFRON).
 

Sankcyjna wpłata na PFRON - za niezorganizowanie stanowiska pracy dla osoby, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utraciła zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku - nie stanowi kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego (art. 16 ust. 1 pkt 36 updop i art. 23 ust. 1 pkt 29 updof). W księgach rachunkowych wskazane jest więc ujmować ją na koncie służącym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (nkup).