Rozliczanie pracownika z odzieży oraz obuwia roboczego

Nowo zatrudnionemu wydaliśmy odzież i obuwie robocze. Po przepracowaniu niespełna dwóch miesięcy rozwiązał on stosunek pracy. Czy możemy obciążyć go kosztami przedzielonych środków ochronnych? Jeśli tak, to w jaki sposób?

Jedyna sytuacja, w której pracodawca może dochodzić od pracownika pokrycia kosztów odzieży, obuwia roboczego lub środków ochrony indywidualnej zajdzie wtedy, gdy mienie to zostanie zniszczone przed wskazanym terminem użytkowania lub pracownik się z niego nie rozliczy. Wysokość powstałej szkody powinno się obliczać proporcjonalnie do długości okresu korzystania z niej, zatem z uwzględnieniem amortyzacji.

Obowiązek dostarczania pracownikom w sposób nieodpłatny odzieży i obuwia roboczego, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach powstaje, gdy:

• odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• konieczne jest to ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dostarczane pracownikom odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej są własnością pracodawcy. To on ustala ich rodzaj (uwzględniając występujące zagrożenia oraz ich natężenie) i przewidywane okresy użytkowania.

Odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej są pracownikom powierzane na zasadach określonych w art. 124 § 1 pkt 2 K.p. Zatem pracownik odpowiada za powstałą w nich szkodę (zmniejszenie ich wartości, zniszczenie albo przywłaszczenie) w pełnej wysokości, przy czym odpowiedzialność ta zostanie ograniczona, jeżeli:

• pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia np. nie zapewniono szafek posiadających zabezpieczenie przed kradzieżą (art. 124 § 3 K.p.),
• upłynie czas używania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej określony przez pracodawcę w aktach prawa wewnętrznego albo przez producenta (art. 104¹ § 1 pkt 1 K.p.),
• mienie zostanie powierzone nieprawidłowo (o prawidłowym powierzeniu mienia pisaliśmy w Pomocniku Kadrowego dołączonym do UiPP nr 21/2020, str. 6).

Pracodawca ma obowiązek po upływie określonego okresu użytkowania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wydać pracownikom nową odzież, obuwie oraz środki. Domniemywa się, że dotychczas stosowana (skoro minął ustalony przez pracodawcę okres) utraciła swoje właściwości ochronne, nawet jeżeli nie została zniszczona na tyle, aby nie mogła być używana dla innych niż zabezpieczenie przed zagrożeniami celów. W konsekwencji pracodawca może zadecydować, iż zostanie ona: odpłatnie przekazana pracownikowi za jego zgodą, oddana pracownikowi za jego zgodą na własność nieodpłatnie, zutylizowana.

Fakt rozliczania pracownika z odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej na zasadach przewidzianych jak za mienie powierzone powoduje, że na pracowniku, z którym dochodzi do rozwiązania umowy o pracę przed ustalonym dla nich okresem użytkowania, spoczywa obowiązek ich zwrotu. Skoro dzieje się to przed zakładanym czasem, to przyjmuje się, że zachowały one swoje właściwości ochronne i w związku z tym nadają się do dalszego użytkowania. Przy czym nie wszystkie zwracane pracodawca będzie mógł wykorzystać. Niektóre z nich, takie jak buty powinny zostać poddane utylizacji (chyba że wolą pracodawcy jest przekazać je pracownikowi, a pracownik się na to zgodzi). Te natomiast, które można odświeżyć czy, jeżeli to konieczne, odkazić, np. spodnie, koszule, ma prawo po odpowiednim przygotowaniu (np. wypraniu w profesjonalnej pralni) przydzielić innemu pracownikowi.

Pracodawca nie może w aktach prawa wewnętrznego zobowiązać pracownika do pokrycia kosztów odzieży i obuwia roboczego oraz ochron osobistych proporcjonalnie do okresu wykorzystania, jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę przed końcem okresu używalności. Takie zapisy będą niezgodne z art. 237⁶ oraz art. 237⁷ § 1 K.p. Niezgodne z prawem będzie również pobieranie od pracownika zgody na potrącenie z wynagrodzenia kosztów zniszczonego lub utraconego mienia powierzonego zanim dojdzie do utraty przez nie właściwości ochronnych (czyli przed ustalonym przez pracodawcę terminem użytkowania) albo w razie nierozliczenia się. Zgoda na takie potrącenie jest ważna jedynie wtedy, gdy znana jest kwota potrącenia, a to w opisywanym przypadku jest niemożliwe, gdyż wielkość szkody jest wiadoma dopiero w chwili jej zaistnienia. Dlatego dopiero w tym momencie można ją odebrać od pracownika.