Otrzymane faktury elektroniczne - czy można przechowywać wyłącznie w postaci wydruku?

Coraz więcej naszych kontrahentów chce przysyłać nam faktury w formie elektronicznej. Czy możemy faktury te drukować wraz z treścią maila, z którym zostały przysłane, i przechowywać je w ten sposób? Poczta elektroniczna nie jest u nas trwale przechowywana na serwerze i może ulec skasowaniu przed upływem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w VAT.

Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Oczywiście faktura w formacie elektronicznym musi zawierać wszystkie elementy, jakie są przewidziane dla faktur papierowych.

Faktury elektroniczne mogą być podatnikowi przesyłane bądź udostępniane. W pierwszym przypadku chodzi przede wszystkim o pocztę elektroniczną (maile). Natomiast z udostępnianiem faktur elektronicznych mamy do czynienia wówczas, gdy nabywca ma do nich dostęp z możliwością pobrania na swój serwer (komputer) po zalogowaniu się do zdalnego, administrowanego przez sprzedawcę (lub podmiot, któremu to zlecił) i jej wydruku.

Art. 106m ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Powyższe zasady dotyczą wszystkich faktur, tj. tych otrzymywanych w postaci tradycyjnej, jak i faktur elektronicznych. Dodatkowo, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych (opartych w głównej mierze na kontroli wewnętrznej), ustawodawca dla faktur elektronicznych wskazuje w art. 106m ust. 5 ustawy o VAT modele zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oparte na bezpiecznym podpisie elektronicznym oraz na procedurach elektronicznej wymiany danych (EDI). Stosowanie tych wymienionych w powołanym przepisie modeli nie jest jednak bezwzględnie wymagane, jeśli autentyczność i integralność treści faktur elektronicznych zapewniono poprzez wykorzystanie kontroli biznesowych.

W odniesieniu do faktur elektronicznych udostępnianych nabywcy kontrola biznesowa realizowana jest zasadniczo poprzez nadany użytkownikowi login i hasło do systemu, z którego ma on możliwość pobrania wygenerowanej dla niego faktury. Login i hasło są udostępniane nabywcy po zaakceptowaniu przez niego możliwości otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W przypadku faktur przesyłanych drogą mailową kontrola biznesowa autentyczności pochodzenia powinna opierać się na identyfikacji adresu poczty mailowej, z którego faktury są przysyłane; celowe jest wpisanie tego adresu w dokumencie wyrażającym akceptację na odbiór faktur w elektronicznej postaci. Z kolei integralność faktury można ustalić na podstawie powiązanych dokumentów współistniejących, np. umów handlowych, dowodów dostaw itp. (dotyczy to także faktur w postaci tradycyjnej).

Nie ma przeszkód, by otrzymywane faktury elektroniczne były drukowane i przechowywane w postaci papierowej, także wyłącznie w postaci papierowej. Żaden przepis ustawy o VAT nie zobowiązuje do przechowywania maili, w których takie faktury przysłano, przez okres do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego (podobnie, jak nie nakazuje przechowywania kopert, w których przychodzą faktury tradycyjne), chociaż z pewnych względów byłoby to wskazane (np. zabezpieczałoby jednostkę np. w przypadku zagubienia czy zniszczenia dokumentu wydrukowanego). Na to, że identyczność formy przechowywania dokumentu nie jest bezwzględnie wymagana, zwrócił uwagę NSA w wyroku z 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 376/11 stwierdzając, że:

"(...) nie można stwierdzić, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana kontrahentowi. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma posiadać oryginalną postać, co oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością, niekoniecznie jednak identycznością formy. (...)"

Na koniec warto zwrócić również uwagę na normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zgodnie z którą państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obecnie z polskich przepisów dotyczących podatku VAT obowiązek taki nie wynika, co podniesiono w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR.

Art. 112a ustawy o VAT wymaga, by faktury były przez podatnika przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z możliwością zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.