Na podatniku VAT ciąży obowiązek prawidłowego określenia i zadeklarowania obowiązku podatkowego od wykonanych czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Nie ma w tym zakresie dowolności – podatek należny musi zostać odprowadzony w terminie określonym ustawą. Podobnie w kwestii dokumentowania wykonanych czynności nie można mówić o dowolności. Ustawodawca określił bowiem w sposób szczegółowy zasady i terminy dokumentowania sprzedaży przez podatników.
Należy pamiętać, że nieterminowe rozliczenie podatku może skutkować powstaniem zaległości podatkowej, którą będzie trzeba uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.
W myśl generalnej zasady określonej w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w art. 106b ust. 1 pkt 1;
4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (dotyczy mediów).
Z kolei na podstawie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie jest zobowiązany do wystawiania faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3. Przy czym ma on obowiązek jej wystawienia, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi, a żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).
 |
Wzory przykładowych faktur są dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl |
Przepisy ustawy o VAT określają, że co do zasady fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).
Faktury mogą być wystawione także 30 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi czy otrzymaniem całości lub części zapłaty (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT).
W niektórych przypadkach fakturę można wystawić znacznie wcześniej, niż na 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, o ile faktura będzie zawierała informacje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Zasada ta obejmuje:
1) usługi oraz dostawę towarów, dla których w związku z ich świadczeniem (dostawą) ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń (nie dotyczy np. wydania towaru na podstawie umowy leasingu kapitałowego lub innych umów o podobnym charakterze, które dla celów VAT uznawane są za dostawę towaru),
2) media,
3) najem, dzierżawę, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną i biurową itp.
Moment wystawienia faktury w niektórych przypadkach jest o tyle istotny, że wyznacza – zgodnie z wolą ustawodawcy – zarazem moment powstania obowiązku podatkowego (o ile fakturę wystawiono terminowo). Dotyczy to:
z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
| Przykład
Podatnik zawarł umowę najmu na okres 5 lat – od września 2014 r. do sierpnia 2019 r. W dniu 10 września 2014 r. wystawił fakturę za ten miesiąc z terminem płatności do 25 września. Czynsz za kolejne miesiące będzie płatny – zgodnie z umową – z góry do 10. dnia danego miesiąca. Usługę tę należy uznać za wykonaną w ostatnim dniu każdego miesiąca, tj. 30 września, 31 października itd. Ponieważ przy usługach najmu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, sam fakt jej wystawienia – niezależnie od tego, kiedy przypadał będzie termin płatności – przesądzać będzie o powstaniu obowiązku podatkowego w VAT. Warto dodać, że jeżeli faktura nie zostałaby wystawiona, bądź podatnik wystawiłby ją z opóźnieniem, wówczas obowiązek podatkowy w przypadku usług najmu powstanie z chwilą upływu terminu wystawienia faktury – czyli z upływem terminu płatności. |
Należy także pamiętać, że w przypadku:
– obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, o której mowa w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT – o ile fakturę wystawiono terminowo (dotyczy to faktur wystawianych dla innych podatników lub osób prawnych niebędących podatnikami, faktur dokumentujących sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i na terytorium kraju, WDT, lub otrzymania zaliczki, które to zdarzenie powoduje obowiązek wystawienia faktury).
Jeżeli obowiązek podatkowy uzależniony jest od wystawienia faktury (usługi budowlane, najem, media, itp.), a podatnik nie wystawi faktury, lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury, a w sytuacji, gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT).
| Przykład
Podatnik wykonał usługę budowlaną dla innego podatnika 15 sierpnia 2014 r. Zapłatę otrzymał 20 sierpnia, a fakturę wystawił 2 września 2014 r. Ze względu na fakt, iż zapłatę otrzymano po wykonaniu usługi, data jej otrzymania nie wpłynie na termin powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek ten powstał zatem z chwilą wystawienia faktury (2 września 2014 r.). |
Uwaga
Niezachowanie ustawowego terminu, w którym należy wystawić fakturę, bądź też niewystawienie dokumentu potwierdzającego dokonaną transakcję, nie zwalnia podatnika z obowiązku wykazania podatku należnego od tej czynności. Podatnik nawet wówczas, gdy nieterminowo wystawił fakturę, musi w odpowiednim – ustawowym terminie wykazać obowiązek podatkowy od danej transakcji.
| Przykład
W dniu 11 lipca 2014 r. podatnik sprzedał towar firmie Alfa. Fakturę wystawił dopiero 15 września 2014 r. Niezależnie od opóźnienia w wystawieniu faktury, obowiązek podatkowy z tytułu dokonanej transakcji powstał w lipcu 2014 r. – z chwilą dokonania dostawy towaru. |
W art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wskazano, iż podatnik powinien prowadzić ewidencję w taki sposób, aby na jej podstawie można było prawidłowo sporządzić deklarację dla potrzeb podatku VAT.
Oznacza to, że podatnik ma obowiązek odpowiedniego zaewidencjonowania wystawionej faktury i nawet w przypadku przedwczesnego jej wystawienia, należy ją wpisać w ewidencji sprzedaży VAT z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Ujęcie faktury do rozliczenia przedwcześnie (przed powstaniem obowiązku podatkowego w VAT od danej czynności), spowoduje błędne zadeklarowanie podatku należnego, co w konsekwencji może doprowadzić do zaniżenia zobowiązania podatkowego bądź zawyżenia kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym za okres rozliczeniowy, w którym rzeczywiście należało wykazać obowiązek podatkowy.
Jednak warto zauważyć, że wystawienie faktury jeszcze przed dostawą towaru (na co obecnie pozwalają przepisy ustawy o VAT), może być ryzykowne z uwagi na fakt, że transakcja może nigdy nie dojść do skutku. Jeżeli nie dojdzie do dostawy towaru, to faktura wystawiona przed zrealizowaniem transakcji może okazać się fakturą pustą.
| Przykład
Podatnik w dniu 1 września 2014 r. wystawił fakturę dokumentującą dostawę towarów na rzecz firmy Alfa, która miała nastąpić 30 września. Transakcja ta nie doszła jednak do skutku, ponieważ kontrahent podatnika zlikwidował działalność gospodarczą i podatnik nie ma z nim kontaktu. Powstaje tu wątpliwość, czy wystawioną w ten sposób fakturę podatnik powinien anulować, czy też niezależnie od tego, że transakcja w rezultacie nie miała miejsca – będzie zmuszony do odprowadzenia podatku należnego? |
Generalnie nie powinno być problemu z anulowaniem takiej faktury, jednak jeżeli została ona przekazana nabywcy, uznaje się, że została wprowadzona do obrotu prawnego. W takim przypadku nie ma możliwości jej anulowania. Zatem w sytuacji przedstawionej w przykładzie jedynym rozwiązaniem byłoby skorygowanie wartości transakcji do "zera". Jeżeli podatnik korekty takiej nie dokona, będzie zmuszony do odprowadzenia podatku należnego wynikającego z tej faktury, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Uwaga
Podatnik – niezależnie od tego czy fakturę wystawi w ustawowym terminie czy też nie, musi we właściwym momencie wykazać obowiązek podatkowy od danej transakcji. Przedwcześnie zadeklarowany obowiązek podatkowy w VAT oznacza błędne rozliczenie podatku należnego za dany okres rozliczeniowy.
Warto jednak dodać, że wcześniejsze wykazanie obowiązku podatkowego nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty odsetek od zaległości podatkowej powstałej w związku z przedwczesnym ujęciem podatku należnego, ponieważ nadpłata, jaka wystąpiła za miesiąc, w którym podatnik wykazał (choć nie powinien) obowiązek podatkowy, zaliczana jest na poczet zaległości podatkowej z następnego okresu rozliczeniowego.
Podatnicy VAT mają obowiązek nie tylko prawidłowego (w odpowiedniej wysokości), ale także terminowego (w określonym ustawowo terminie) wykazania obowiązku podatkowego w VAT od wykonanej czynności. Nie mogą oni dowolnie ustalać momentu powstania obowiązku podatkowego, bowiem ustawodawca w przepisach wprost określił zarówno ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego, jak i zasady szczególne – dla konkretnie wskazanych czynności. Co istotne – jeżeli np. dla danego rodzaju usług przewidziano szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, to podatnik nie może deklarować tego obowiązku na zasadach ogólnych.
| Przykład
W lipcu 2014 r. podatnik wykonał usługę budowlaną na rzecz spółki Alfa. Nabywca uregulował należność za usługę w dniu 15 sierpnia 2014 r. Faktura dokumentująca tę usługę została wystawiona 6 czerwca 2014 r. i w tym dniu powstał obowiązek podatkowy w VAT. Podatnik nie może w stosunku do ww. usługi zastosować ogólnej zasady dotyczącej terminu powstania obowiązku podatkowego, zgodnie z którą termin ten przypadałby w lipcu 2014 r. – z chwilą wykonania usługi. |
Jeżeli zdarzy się sytuacja, w której podatnik wykazał obowiązek podatkowy niezgodnie z obowiązującym terminem (z opóźnieniem), powinien niezwłocznie skorygować deklaracje złożone za te okresy rozliczeniowe, w których nieodpowiednio deklarował podatek należny z tytułu wykonanych czynności. Składając korekty deklaracji należy pamiętać o dołączeniu do deklaracji korygującej pisemnego uzasadnienia przyczyn złożenia korekty.
W przypadku gdy podatnik wykaże obowiązek podatkowy zbyt późno naraża się na dodatkowe obciążenia finansowe. Za dany okres rozliczeniowy powstanie bowiem u niego zaległość podatkowa, którą musi uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.
 |
Kalkulator odsetek od zaległości podatkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl |
| Przykład
Jan K. wykazał obowiązek podatkowy od dokonanej dostawy towarów we wrześniu 2014 r., pomimo że od wykonanej przez niego czynności obowiązek podatkowy powstał w sierpniu 2014 r. W obu deklaracjach VAT (za sierpień i za wrzesień) podatnik wykazał nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym (kwotę zobowiązania podatkowego). Z uwagi na błędne wykazanie obowiązku podatkowego w VAT, w deklaracji za sierpień powstała u podatnika zaległość podatkowa, natomiast z rozliczenia za wrzesień – nadpłata w podatku VAT. Nadpłata ta zostanie z urzędu zaliczona na poczet zaległości podatkowej za sierpień, jednak podatnik będzie musiał uregulować odsetki od zaległości za ten miesiąc. |
Podobnie byłoby wówczas, gdyby w obu deklaracjach podatnik wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym i zwrot tej kwoty otrzymałby na rachunek bankowy. Wówczas po dokonaniu korekty w sierpniu zmniejszy się, a we wrześniu zwiększy kwota należnego zwrotu. Za sierpień powstanie zatem zaległość podatkowa, natomiast za wrzesień nadpłata podatku.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
