Usprawiedliwianie przez pracownika nieobecności w pracy

Powinnością pracownika jest świadczenie pracy. Zdarzają się jednak sytuacje, które mogą powodować jego nieobecność w pracy. W każdym takim przypadku obowiązkiem pracownika jest usprawiedliwienie nieobecności w pracy, bez względu na fakt, czy absencja jest usprawiedliwiona przez przepisy prawa pracy, czy też nie została w nich wymieniona.

Prawo pracy i przepisy zakładowe

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Mogą nimi być także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Tak stanowi rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Przy czym nieobecności w pracy mogą mieć różne przyczyny. Część z nich wynika z przepisów Kodeksu pracy, jak np. wszelkie urlopy czy zwolnienia związane z rodzicielstwem. Inne są uregulowane w przepisach wymienionego rozporządzenia. Należą do nich m.in. nieobecności związane ze stawiennictwem na wezwanie organu administracji, sądu, prokuratury, uczestnictwo w akcji ratowniczej członka Ochotniczej Straży Pożarnej, oddanie krwi przez krwiodawcę, wykonywanie świadczeń osobistych w czasie klęski żywiołowej, czy też zwolnienia na okoliczność ślubu pracownika lub jego dziecka albo urodzenia się dziecka pracownika. Jeszcze inne nieobecności w pracy są wynikiem choroby pracownika bądź członków jego rodziny.

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

W razie niemożności stawienia się do pracy, pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności niezwłocznie, nie później niż w jej 2. dniu.

Niedotrzymanie 2-dniowego terminu na usprawiedliwienie nieobecności mogą usprawiedliwiać jedynie szczególne przyczyny, zwłaszcza obłożna choroba pracownika połączona z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe.

Odpowiedzialnym za ustalenie organizacji i porządku w procesie pracy, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy jest pracodawca. Kwestie te powinien on uregulować w regulaminie pracy albo powinny one wynikać z układu zbiorowego pracy. Jednak w przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, o wymienionych zasadach informuje pracownika w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 K.p.).

Jak usprawiedliwić nieobecność?

Jeżeli przepisy zakładowe obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje:

• osobiście lub przez inną osobę,
   
• telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności,
   
• drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
   
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
   
• oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
   
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
   
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60, poz. 281 ze zm.)