Kiedy (nie) trzeba mieć NIP?

NIP muszą posiadać osoby fizyczne nieidentyfikowane w kontaktach z administracją skarbową na podstawie numeru PESEL, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które mają status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS. Uregulowana w końcu została sytuacja osób prowadzących działalność nierejestrową. Kwestią sporną jest natomiast nadal konieczność uzyskania NIP przez oddział przedsiębiorcy zagranicznego w związku z zatrudnieniem w Polsce pracowników.

Identyfikacja osób

Identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej są numer PESEL albo NIP.

Numerem PESEL posługują się osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie podlegają rejestracji jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Kryteria te trzeba spełniać łącznie. Pozostałe osoby fizyczne mające status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS muszą uzyskać NIP. Jest on nadawany na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego. Osoby fizyczne, które rozpoczynają działalność gospodarczą na podstawie wpisu w CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne składają za pośrednictwem CEIDG w ramach wniosku o wpis CEIDG-1. Pozostałe osoby fizyczne posługujące się NIP zgłoszenie identyfikacyjne sporządzają na formularzu NIP-7. Składają je w urzędzie skarbowym właściwym, co do zasady, ze względu na miejsce swojego zamieszkania.

Uregulowania doczekała się kwestia identyfikatora podatkowego osób prowadzących działalność nierejestrową na podstawie art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.). Chodzi o działalność wykonywaną przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Działalność spełniająca takie kryteria nie wymaga rejestracji w CEIDG. Przepisy, które wejdą w życie 13 lipca 2025 r., wprost stanowią, że identyfikatorem podatkowym osób prowadzących działalność nierejestrową jest numer PESEL. Wyjątek przewidziano tylko dla osób będących zarejestrowanymi podatnikami VAT lub prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Osoby spełniające te kryteria, a prowadzące działalność nierejestrową, będą musiały mieć NIP.

Identyfikator podmiotów

Identyfikatorem podatkowym osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej - mających status podatnika, płatnika podatku lub płatnika składek ZUS - jest NIP.

Podmioty podlegające rejestracji w KRS, np. spółki kapitałowe, uzyskują NIP za pośrednictwem KRS. Pośrednictwo to polega na tym, że podmiot nie składa odrębnego zgłoszenia identyfikacyjnego, lecz sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu przekazuje drogą teleinformatyczną dane podstawowe podmiotu do CRP KEP (Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników). Nadanie NIP następuje automatycznie po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzyskanych z KRS. Podmiot zarejestrowany w KRS ma natomiast obowiązek złożyć we własnym zakresie w urzędzie skarbowym, na formularzu NIP-8, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających niezbędnych do realizacji zadań ustawowych przez KAS, GUS i ZUS. NIP-8 można przekazać w formie papierowej albo elektronicznej.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do KRS, zgłoszenie identyfikacyjne składają na NIP-2. Są to m.in. spółki cywilne i grupy VAT. NIP-2 składa się zasadniczo w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę rejestrowanego podmiotu. W przypadku grupy VAT jest to naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy VAT. Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 składa się w formie papierowej (nie można go przekazać przez internet). Urząd skarbowy wydaje potwierdzenie nadania NIP w terminie 3 dni od dnia otrzymania poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.

Kwestią sporną pozostaje nadanie NIP polskiemu oddziałowi przedsiębiorstwa zagranicznego zatrudniającemu w Polsce pracowników. Stanowisko KIS jest takie, że oddział musi posiadać własny NIP - odrębny od NIP jednostki macierzystej - jeżeli zatrudnia pracowników i jest płatnikiem podatku PIT oraz składek ZUS. Posługuje się tym NIP wyłącznie do rozliczania podatku PIT i składek ZUS (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 14 lipca 2023 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.6.2023.3.MGO). KIS rewiduje swoje stanowisko - zmienia interpretacje podatkowe prezentujące opisaną wykładnię - dopiero po przegraniu sprawy w sądzie administracyjnym (por. indywidualną interpretację Dyrektora KIS z dnia 10 grudnia 2024 r., nr 0111-KDIB3-2.4018.15.2021.11.MGO). Sądy administracyjne konsekwentnie natomiast orzekają, że oddział nie jest odrębnym podmiotem, a zatrudnienie przez niego pracowników jest w rzeczywistości zatrudnieniem dokonanym przez zagranicznego przedsiębiorcę. Oddział powinien posługiwać się NIP zagranicznego przedsiębiorcy przy wypełnianiu obowiązków płatnika podatku PIT oraz składek ZUS (por. wyrok NSA z dnia 8 maja 2025 r., sygn. akt III FSK 172/25).

Wyjątki od reguł

NIP przypisany jest do danej osoby lub podmiotu. Wygasa w przypadku zgonu tej osoby lub ustania bytu prawnego podmiotu. Są jednak wyjątki. Przewiduje je art. 12 ust. 1-1b ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

NIP przechodzi na następcę prawnego w przypadku przekształcenia: przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa, przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy, spółki cywilnej w spółkę handlową, spółki handlowej w inną spółkę handlową, stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie. Poza tym NIP nadany przedsiębiorcy przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku. Wygasa wraz z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony - wraz z wygaśnięciem uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Nie wszystkie podmioty są objęte w Polsce obowiązkiem ewidencyjnym - tzn. muszą posiadać NIP. Takiemu obowiązkowi nie podlegają podatnicy korzystający ze szczególnych procedur rozliczania VAT (tj. nieunijnej, w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, importu) i posiadający numer identyfikacyjny nadany zgodnie z art. 132 ust. 5, art. 134a ust. 4 oraz art. 138e ust. 7 pkt 1 i pkt 2 ustawy o VAT. Obowiązkowi ewidencyjnemu nie podlegają również podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej w państwie członkowskim UE innym niż Polska, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT uregulowanego w art. 113a ustawy o VAT, wyłącznie w zakresie korzystania z tego zwolnienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237)

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775)