Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej - po wydrukowaniu paragonu korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych.
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego.
Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.). Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas.
Natomiast treść § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wskazuje, że podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12. Zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.
Podatnik nie ma możliwości zarejestrowania w kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów. W takim więc przypadku podatnik musi prowadzić odrębną ewidencję, o której mowa w § 3 ust. 3 -5 rozporządzenia. W myśl § 3 ust. 3 rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży,
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w razie zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy,
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Zaś w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość VAT należnego),
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
Ponadto w takiej sytuacji podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Przepisy o VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą. Jednakże należy pamiętać, że dla takiej sprzedaży przewidziano określone warunki ewidencyjne. Jak wynika bowiem z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), w takim przypadku fakturę na rzecz podatnika VAT wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera NIP nabywcy.
W związku z tym pojawia się pytanie, czy sprzedawca może skorygować błędnie wystawiony paragon do zera niezawierający NIP nabywcy - poprzez uznanie, że doszło do oczywistej omyłki, a następnie wystawić dla kontrahenta fakturę zawierającą jego NIP. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 25 października 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM, wyjaśnił, że przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również, gdy sprzedawca zaewidencjonuje w kasie sprzedaż towarów, której nie było. Za oczywistą pomyłkę należy uznać też przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować w kasie stawkę podatku w wysokości np. 8%, naliczy stawkę 80%, a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą. Tak więc wyłącznie pomyłka, która jest łatwa do zauważenia i nie wymaga dodatkowych ustaleń, dokumentów może zostać nazwana oczywistą omyłką.
W sytuacji gdy sprzedaż została błędnie udokumentowana paragonem fiskalnym bez NIP nabywcy, nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Oczywistą omyłką dotyczącą NIP nabywcy może być błąd polegający np. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr bądź pomyłce w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego NIP na paragonie fiskalnym czy zmianą NIP na innego podatnika. Brak NIP nabywcy na paragonie fiskalnym nie stanowi zatem oczywistej omyłki. W konsekwencji, zdaniem organu, w razie zaewidencjonowanej przez podatnika za pomocą kasy rejestrującej, nawet pomyłkowo bądź w wyniku pośpiechu, sprzedaży na rzecz podmiotu gospodarczego, do paragonu dokumentującego tę sprzedaż bez NIP nabywcy, brak jest podstaw do korekty paragonu do zera w ewidencji oczywistych omyłek. W związku z tym, zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, podatnik nie ma też prawa do wystawienia do paragonu bez NIP nabywcy faktury zawierającej ten NIP.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
