Udzielanie dnia wolnego za święto przypadające w wolną sobotę w praktyce kadrowej

1) W zakładzie pracy dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy są soboty. Czy pracodawca może udzielić za 1 stycznia 2022 r. (Nowy Rok), który przypada w sobotę, dnia wolnego wcześniej, tj. 31 grudnia 2021 r. (Sylwestra)?

Jeśli grudzień 2021 r. i styczeń 2022 r. należą do tego samego okresu rozliczeniowego, to tak.

Pracodawca jest obowiązany zaplanować pracownikowi liczbę godzin zgodną z wymiarem w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 K.p.). To oznacza, że dzień wolny za 1 stycznia 2022 r. - Nowy Rok, wyznaczenie którego w określonych okolicznościach jest dla tych celów konieczne, musi nastąpić w obrębie danego okresu rozliczeniowego. Nie ma przeszkód aby nastąpiło to przed dniem świątecznym.

Pracodawca stosuje system podstawowy i organizację pracy od poniedziałku do piątku w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, rozpoczynającym się od pierwszego dnia ostatniego miesiąca kwartału kalendarzowego, tj. 1 marca, 1 czerwca, 1 września, 1 grudnia. W okresie grudzień 2021 r. - luty 2022 r. dzień wolny za 1 stycznia 2022 r. - Nowy Rok może wyznaczyć w Sylwestra - 31 grudnia 2021 r.

Na temat obowiązku udzielenia dnia wolnego za dzień 1 stycznia 2022 r. - Nowy Rok piszemy też na str. 4 niniejszego numeru UiPP.

2) Czy do celów wyznaczenia dniem wolnym od pracy 31 grudnia 2021 r. w zamian za 1 stycznia 2022 r. należy odebrać od pracowników jakieś wnioski?

Nie. Jeśli pracodawca ustala dzień wolny za sobotnie święto jednostronnie, żadne wnioski nie są wymagane. Jako dysponent i jednocześnie osoba odpowiedzialna za organizację czasu pracy, ma pełne prawo do autorytatywnego wyznaczania dni wolnych od pracy. Co najwyżej powinien je uzgodnić z organizacją związkową, chociaż w przeważającej większości przypadków nie ma ona głosu decydującego. Co prawda systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy, a w razie ich braku w stosownym obwieszczeniu, w większości w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jednak jeśli do uzgodnienia nie dojdzie w ustalonym terminie, to np. postanowienie regulaminowe w tej sprawie wprowadza samodzielnie pracodawca (art. 104² § 2 K.p.). Tylko jeżeli nie skorzysta z tej prerogatywy i pozwoli pracownikom na samodzielny wybór dnia wolnego, zasadne jest żądanie złożenia wniosków. Taki dokument będzie usprawiedliwiał nieobecność w pracy w wybranym dniu oraz potwierdzał dane z ewidencji czasu pracy.

3) Czy pracownik objęty systemem podstawowym i organizacją od poniedziałku do piątku w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym rozpoczynającym się w pierwszym dniu trzeciego miesiąca danego kwartału kalendarzowego (obecnie grudzień-luty), który odchodzi z pracy 31 grudnia br., powinien otrzymać dzień wolny za Nowy Rok?

Z rozliczenia czasu pracy wynika, że nie.

Jak wyjaśnił resort pracy w piśmie z 27 września 2013 r. (znak SPS-023-21241/13) w sprawie rozliczenia czasu pracy w sytuacji rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania okresu rozliczeniowego: "(...) pracodawca powinien zweryfikować liczbę godzin do przepracowania przypadających od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy, tj. ustalić wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy ustaje, w okresie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy. (...)".

Wymiary czasu pracy podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Zatem pracownik z pytania w grudniu br. powinien przepracować 176 roboczogodzin (40 godz. x 4 tyg. + 8 godz. x 3 dni - 8 godz. x 1 święto) oraz maksymalnie 22 dni (176 godz. : 8 godz.). Tak będzie, jeśli pracodawca udzieli dodatkowego dnia wolnego za pierwszy dzień Bożego Narodzenia 25 grudnia 2021 r. (przypadający w sobotę), ale nie za Nowy Rok 1 stycznia 2022 r. (przypadający w sobotę).

4) Czy w przypadku gdy 31 grudnia 2021 r. (Sylwestra) zakład będzie zamknięty, gdyż pozostali pracownicy będą w tym dniu korzystali z wolnego za Nowy Rok, pracownikowi z pytania 3 możemy udzielić na ten dzień urlopu wypoczynkowego?

Jeśli ten dzień będzie dniem wolnym dla całego zakładu pracy, należy odpowiedzieć przecząco.

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). Skoro rozkład nie przewiduje pracy, nie można na ten dzień udzielić urlopu. Byłoby odmiennie, gdyby rozkład miał charakter zindywidualizowany i przewidywał w omawianym przypadku, że dzień 31 grudnia 2021 r. jest dniem "roboczym". Jednak także wtedy możliwość udzielenia urlopu wypoczynkowego podlegałaby ograniczeniom. Pracodawca mógłby tego dokonać jednostronnie tylko gdyby zainteresowany znajdował się w okresie wypowiedzenia. W innym przypadku o urlop musiałby wystąpić pracownik, chyba że był wcześniej uwzględniony w planie urlopowym.

Zwracamy uwagę! W literaturze przedmiotu dominuje pogląd, że pracownik nie ponosi konsekwencji finansowych nieprzepracowania obowiązującej liczby godzin z powodu organizacji pracy w zakładzie, która to uniemożliwia. Za brakującą pulę przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe. W myśl art. 81 § 1 K.p. pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

5) Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika objętego stawką godzinową za miesiąc, w którym odbierze dzień wolny za święto przypadające w sobotę?

W myśl zasady - wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 zd. 1 K.p.), pracownik objęty stawką godzinową nabywa prawo do kwoty stanowiącej iloczyn tej stawki i liczby godzin rzeczywiście przepracowanych. Dostosowanie rozkładu czasu pracy do obowiązującego wymiaru nie ma na to wpływu. Tylko jeśliby doprowadziłoby do uzyskania wynagrodzenia poniżej stawki minimalnej (w 2021 r. - kwoty 2.800 zł, a w 2022 r. - kwoty 3.010 zł), pracownikowi przysługiwałoby wyrównanie. W myśl art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207), jeżeli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika, uwzględniające składniki zaliczalne, jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie w formie wyrównania.

Pracownik jest objęty systemem podstawowym, jednomiesięcznym okresem rozliczeniowym z sobotami wolnymi od pracy i wynagradzany stawką 20 zł/godz. W grudniu 2021 r. i w styczniu 2022 r. w celu dostosowania rozkładu do wymiaru pracodawca ustanowił odpowiednio:

• piątek 24 grudnia 2021 r. dniem wolnym od pracy za pierwszy dzień świąt Bożego Narodzenia (25 grudnia 2021 r.) przypadający w sobotę; pracownik przepracuje 176 godzin,
• piątek 7 stycznia 2022 r. dniem wolnym od pracy za Nowy Rok (1 stycznia 2022 r.) przypadający w sobotę; pracownik przepracuje 152 godziny.

Za grudzień 2021 r. pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie 3.520 zł (20 zł x 176 godz.), a za styczeń 2022 r. w wysokości 3.040 zł (20 zł x 152 godz.). W żadnym z tych miesięcy jego wynagrodzenie nie będzie niższe od minimalnego, dlatego nie będzie mu przysługiwało wyrównanie.