W naszym zakładzie pracujemy w systemie równoważnym, w ramach trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego. Z uwagi na dużą liczbę pracowników, często zdarzają się przypadki niezaplanowanych nieobecności, np. z powodu choroby, opieki nad dzieckiem czy w związku z innymi zdarzeniami losowymi. W takich sytuacjach jesteśmy zmuszeni korygować grafiki pracowników, nawet z dnia na dzień. Czy takie nagłe zmiany są dopuszczalne, a jeżeli tak, to czy powinniśmy określić warunki zmiany harmonogramów w regulaminie pracy?
Ogólne zasady tworzenia rozkładów czasu pracy zawarte są w art. 129 Kodeksu pracy. Nakłada on na pracodawcę obowiązek tworzenia rozkładów czasu pracy (z wyjątkami, które nie dotyczą sytuacji przedstawionej w pytaniu) w formie pisemnej lub elektronicznej. Okres objęty rozkładem (który w systemie równoważnym przybiera na ogół postać indywidualnych harmonogramów czy grafików czasu pracy) nie musi pokrywać się z okresem rozliczeniowym obowiązującym w firmie, niemniej rozkłady nie mogą być zaplanowane na okres krótszy niż 1 miesiąc (art. 129 § 3 K.p.).
Co do zasady, pracodawca powinien podać rozkłady czasu pracy do wiadomości pracowników co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który zostały ustalone. Wykonanie tego obowiązku jest jednak często utrudnione w przypadku wystąpienia różnych niezaplanowanych absencji pracowniczych, wymuszających nagłe zmiany w grafikach.
Należy nadmienić, że w niektórych przypadkach dopuszczalność (a nawet konieczność) zmiany grafiku wynika wprost z przepisów, pracodawca w sytuacjach określonych w Kodeksie pracy ma bowiem obowiązek wyznaczyć dzień wolny za pracę w niedzielę, święto czy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Podobnie modyfikacja rozkładu jest ustawowo uzasadniona, jeżeli pracodawca udziela pracownikowi czasu wolnego za pracę w nadgodzinach. Poza kodeksowo uregulowanymi przypadkami znajduje się jednak cały szereg sytuacji, w których - choć nie wynika to z przepisów - występuje konieczność zmiany harmonogramów czasu pracy. W odniesieniu do takich przypadków przyjmuje się, że zmiana grafików jest dopuszczalna również wtedy, gdy jest to uzasadnione okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, a możliwość modyfikacji rozkładu została przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych.
Przy nagłych zmianach harmonogramów problematyczne staje się dotrzymanie co najmniej tygodniowego terminu, o którym mowa w art. 129 § 3 K.p. Jednak jak uważa Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 18 października 2013 r., powyższy termin dotyczy tylko wprowadzenia rozkładu czasu pracy, a nie jego zmiany. Przepisy kodeksowe nie zawierają regulacji dotyczącej trybu i terminu modyfikacji rozkładów. W związku z tym powyższe kwestie powinny zostać określone przez pracodawcę w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu o rozkładach i systemach czasu pracy (patrz przykład pisma). W tych aktach zakładowych pracodawca powinien wskazać przypadki uzasadniające zmianę rozkładu oraz określić termin, w jakim pracownik powinien być poinformowany o zmianie. Przyjmuje się, że może to nastąpić najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej, po której ma nastąpić zmiana rozkładu. Zmiany przepisów zakładanych we wskazanym zakresie nie wymagają zmiany umowy o pracę w drodze wypowiedzenia zmieniającego czy porozumienia zmieniającego.
Fragment regulaminu pracy w zakresie warunków dokonywania zmian
w rozkładach czasu pracy:
|
§ 12 1. Rozkłady czasu pracy obowiązujące pracowników mogą ulec zmianie w razie konieczności wyznaczenia przez pracodawcę dnia wolnego za pracę w niedzielę, święto lub w dzień wolny od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. 2. Zmiana rozkładu czasu pracy może nastąpić w związku z udzieleniem pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. 3. Poza przypadkami wskazanymi w § 12 pkt 1 i 2 zmiana rozkładu czasu pracy może nastąpić w razie:
§ 13 Pracodawca informuje pracownika o zmianie rozkładu czasu pracy w przypadkach wskazanych w § 12 pkt 1 i 2 na pięć dni roboczych przed dniem, w którym nastąpi zmiana. W przypadkach wskazanych w § 12 pkt 3 informacja o zmianie rozkładu musi być przekazana pracownikowi najpóźniej do końca dniówki roboczej poprzedzającej dzień, w którym nastąpi zmiana. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
