Plany wykorzystania urlopów wypoczynkowych

W jakim terminie powinny być sporządzane plany urlopów?

Kwestia terminu w jakim pracodawca powinien przystąpić do sporządzenia planu urlopów nie jest w prawie pracy uregulowana. Jednak każdy plan należy przygotować przed rozpoczęciem okresu, na który jest ustalany.

Przepis art. 152 § 1 K.p. gwarantuje pracownikowi prawo do corocznego nieprzerwanego urlopu. Celem urlopu jest wypoczynek i regeneracja sił pracownika. Nie sprzyja temu rozdrobnienie urlopu przez wykorzystywanie go po kilka dni. Dlatego ustawodawca wprowadził zasadę gwarantującą udzielenie jednej jego części obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni. W tych dniach liczba dni urlopu może być mniejsza, jednak wypoczynek powinien trwać dwa tygodnie i może rozpoczynać się i kończyć dniem wolnym od pracy (weekendem).

Urlop może zostać podzielony tylko na wniosek pracownika złożony w dowolnej formie przed rozpoczęciem urlopu. Dla celów dowodowych wskazana jest jednak forma pisemna. Przy tym wniosek nie wymaga uzasadnienia i nie jest wiążący dla pracodawcy. W zakładach pracy jest on zwykle składany na etapie planowania urlopów np. przez wskazanie propozycji wykorzystania urlopu w więcej niż jednej części.

Z postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 10 kwietnia 1997 r. (sygn. akt I PKN 112/97, OSNP 1998/4/116) wynika, że pracownik może wystąpić wobec pracodawcy nie tylko z roszczeniem o udzielenie urlopu wypoczynkowego, ale i o jego nieprzerwane wykorzystanie.

Pracownik uprawniony do urlopu w wymiarze 26 dni wystąpił z propozycją, aby pracodawca zaplanował dla niego 10 dni urlopu w sierpniu 2014 r. i 10 dni urlopu we wrześniu 2014 r., obejmujące okresy od poniedziałku do piątku następnego tygodnia oraz 2 dni przed Bożym Narodzeniem. Soboty są u pracodawcy dniami wolnymi od pracy, wynikającymi z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy. Urlop może zostać zaplanowany zgodnie z wnioskiem pracownika. Gwarantuje bowiem skorzystanie z urlopu obejmującego co najmniej 14 dni kalendarzowych, w tym przypadku nawet dwukrotnie.

W zasadzie urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 K.p.). Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Również może nie tworzyć planu urlopów pracodawca, u którego taka organizacja nie funkcjonuje (art. 163 § 1¹ K.p.).

Pracodawca, który zrezygnował z tworzenia planu urlopów, ustala termin udzielenia urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego sugestie oraz potrzebę niezakłóconej pracy zakładu.

W praktyce plan urlopów jest sporządzany na podstawie propozycji pracowników, które pracodawca może uwzględnić, jeśli nie koliduje to z normalnym funkcjonowaniem zakładu pracy. Pracodawca jest jednak związany wnioskiem o urlop pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, także dodatkowym urlopie macierzyńskim i urlopie rodzicielskim (por. wyroki SN z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336, z dnia 9 marca 2011 r., sygn. akt II PK 240/10). Obowiązek udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika dotyczy również pracownika-ojca wychowującego dziecko korzystającego z ww. urlopu, a także urlopu ojcowskiego. Ponadto młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.).

W planach urlopów uwzględniane są zarówno te urlopy, do których pracownicy nabyli już prawo, jak i te, do których prawo nabędą w trakcie okresu, na który ten plan jest sporządzany, tj.:

• urlopy zaległe, niewykorzystane z różnych przyczyn w poprzednich latach,
   
• urlopy kolejne, do których pracownicy nabywają prawo 1 stycznia każdego roku,
   
• urlopy uzupełniające, do których pracownicy nabywają prawo w ciągu roku, a wynikające z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
   
• urlopy dodatkowe przysługujące niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.

Pracodawca obejmuje planem pełen wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni urlopu, który może zostać udzielony na żądanie pracownika w trybie art. 167² K.p.

Zwracamy uwagę! Nie ma możliwości planowania urlopu nabywanego przez pracownika, który podjął pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym podjęcia pracy. Jak się powszechnie przyjmuje, może on wykorzystywać swój urlop (1/12 wymiaru) sukcesywnie za każdy przepracowany miesiąc.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, przekazanie obiegiem lub pocztą elektroniczną. Regulacje prawa urlopowego nie określają wzoru planu urlopów. Można go sporządzić w dowolnej formie. Poniżej prezentujemy przykładowy plan urlopów.