Termin wykorzystania urlopu na żądanie

Pracownik posiadający kilka dni zaległego urlopu wypoczynkowego za 2012 r. nie korzystał w ubiegłym roku z urlopu na żądanie. W jakim terminie można udzielić tych 4 dni w 2013 r.?

Pracownik może korzystać z 4-dniowej puli przeznaczonej w 2012 r. do udzielenia w trybie art. 167² K.p. w ciągu całego bieżącego roku kalendarzowego. Urlopu należy jednak udzielić zgodnie z planem urlopów lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, a nie w trybie "na żądanie".

Problematyka udzielania urlopu na żądanie jest uregulowana w art. 167² K.p. Na podstawie powołanej normy pracodawca jest obowiązany udzielić 4 dni urlopu w ciągu roku na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Wymienione 4 dni urlopu wchodzą w skład puli urlopowej danego pracownika na bieżący rok kalendarzowy. Pracownik może zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zdaniem Sądu Najwyższego wniosek o udzielenie urlopu "na żądanie" powinien zostać zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (por. wyrok SN z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346).

W czerwcu 2013 r. dwaj pracownicy wystąpili z wnioskami o 1 dzień urlopu na żądanie. Pierwszy z nich zatrudniony przy dozorze urządzeń miał tego dnia przepracować 16 godzin, a drugi, zatrudniony na 1/2 etatu, miał świadczyć pracę przez 3 godziny. Każdy pracownik wykorzystał po 1 dniu urlopu na żądanie, z tym że pierwszemu pracownikowi pracodawca odpisał z ogólnej puli urlopowej 16 godzin, a drugiemu 3 godziny, bo tyle były warte w przeliczeniu godzinowym dni urlopu wspomnianych pracowników.

Ustawodawca nie określa w jakiej formie pracownik może zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu. Przyjmuje się, że może być ona dowolna, np. telefoniczna czy elektroniczna, za pośrednictwem innej osoby, w każdym razie taka, dzięki której oświadczenie woli pracownika dotrze do pracodawcy tego samego dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu.

Uprawnienie do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w terminie wybranym przez pracownika przysługuje wszystkim zatrudnionym na podstawie umów o pracę, powołania, wyboru, mianowania. Dotyczy ono pracowników, którzy świadczą pracę na podstawie umów terminowych (na okres próbny, na czas określony, na zastępstwo oraz na czas wykonania określonej pracy) bez względu na wymiar czasu pracy w jakim są zatrudnieni.

Pracownik może skorzystać z urlopu w omawianym trybie czterokrotnie po jednym dniu na przestrzeni roku kalendarzowego albo łącznie z dwóch, trzech, a nawet czterech dni - zgłaszając żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Należy wyjaśnić, że pracownik jest uprawniony do skorzystania z 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym, bez względu na liczbę pracodawców, u których był zatrudniony. Dlatego jest konieczne, aby pracodawcy odrębnie ewidencjonowali ten szczególny urlop, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę podawali informację o jego wykorzystaniu w treści świadectwa pracy.

Na pytanie, czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu należy odpowiedzieć twierdząco, jednak odmowa dotyczy tylko sytuacji wyjątkowych np. z powołaniem się na art. 8 K.p., według którego nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. W wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że: "Obowiązek udzielenia urlopu "na żądanie" nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (...)".

Jak wynika z art. 168 K.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów bądź uzgodnieniami indywidualnymi należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Zasada ta nie dotyczy części urlopu udzielanego w trybie żądania przez pracownika. Ww. przepis nie obliguje do wykorzystania urlopu zaległego, który przed 1 stycznia danego roku był tzw. urlopem na żądanie, w terminie do końca III kwartału danego roku. Taki obowiązek odnosi się wyłącznie do zwykłego urlopu zaległego, tj. takiego, który nie został wykorzystany (pomimo iż był zaplanowany bądź uzgodniony) w związku z przesunięciem lub przerwaniem z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa. Takich też wyjaśnień udzielił Departament Prawny Państwowej Inspekcji Pracy (znak pisma: nr GPP-110-4560-170/08/PE).

Urlop zaległy, będący wcześniej częścią urlopu wypoczynkowego przeznaczoną do wykorzystania w trybie "na żądanie", można - bez ryzyka narażenia się na odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika - udzielić w dowolnym terminie, także po 30 września następnego roku, z tym że w trybie planowania bądź uzgodnień indywidualnych.