Strata w środkach pieniężnych a koszty podatkowe - interpretacja KIS

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 czerwca 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.183.2025.2.RH)

Stan faktyczny i stanowisko podatnika

W rozpatrywanej sprawie spółka z o.o. utraciła środki pieniężne z rachunku bankowego na skutek oszustwa. Właściciel spółki otrzymał telefon od osoby, która przedstawiła się jako pracownik ochrony banku, w którym spółka posiadała rachunek. Osoba ta stwierdziła, że uniemożliwiono próbę nieautoryzowanej wypłaty środków z konta spółki oraz że konieczne jest przeprowadzenie szeregu operacji w celu zidentyfikowania oszusta. Pod tym pretekstem z konta bankowego spółki przelano środki na wskazane przez ww. osobę rachunki. Działania oszustów nie wzbudziły żadnych podejrzeń podczas komunikacji, gdyż podali oni słowa kodowe i inne dane firmy. W ten sposób przekonano właściciela spółki, że konto zostało zablokowane i nie można z niego wypłacić pieniędzy. W celu "wykrycia niesumiennych pracowników banku" oszuści proponowali wykonanie kilku "pustych" transakcji. Dzięki posiadanym informacjom, które nie mogły być znane osobom trzecim, oszuści całkowicie przekonali właściciela firmy, że są przedstawicielami służb bezpieczeństwa banku. Po wykryciu wypłaty środków spółka skontaktowała się z działem bezpieczeństwa banku i Policją, aby zgłosić przestępstwo. Wszystkie dostępy bankowe i hasła zostały natychmiast zmienione. W sprawie toczy się śledztwo; środki pieniężne nie zostały zwrócone na konto spółki (mogą one zostać zwrócone na konto spółki po zakończeniu śledztwa). W związku z powyższym spółka zapytała organ podatkowy, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę ww. środków pieniężnych utraconą wskutek przestępstwa.

Zdaniem spółki odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, gdyż utrata przez nią środków pieniężnych stanowi stratę, która powstała w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Stanowisko Dyrektora KIS

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe i wskazał, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Zdaniem organu podatkowego, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest tylko sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach trzeba zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, czy zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Dyrektor KIS stwierdził, że wśród kosztów wymienionych w ww. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zatem zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Co jednak ważne, zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Organ podatkowy wskazał, że w związku z brakiem w ustawie o PDOP definicji zarówno straty, jak również środków obrotowych, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. W języku potocznym strata to ubytek, poniesiona szkoda, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, tj. jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika. Jak stwierdził organ podatkowy, dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Zdaniem organu podatkowego, za stratę w środkach obrotowych można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność. Organ podatkowy wskazał, że aby poniesioną stratę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem jest tu posiadanie protokołu szkód, który powinien określać rodzaj szkody, jej ilość, wartość, przyczynę powstania straty, podpis osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. Policję (Prokuraturę). Zdaniem organu podatkowego:

"(...) Mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku należy stwierdzić, że samo zaistnienie straty powstałej w majątku spółki na skutek oszustwa, nie spełnia wszystkich przesłanek, aby uznać ją za koszt uzyskania przychodów. Zdarzenie tego rodzaju może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od woli Wnioskodawcy (przy czym należy podkreślić, że przedmiotem niniejszej interpretacji nie jest kwestia dochowania przez Wnioskodawcę należytej staranności w celu uniknięcia poniesienia straty), a powstała strata niewątpliwie wiąże się z całokształtem prowadzonej działalności gospodarczej. Niemniej jednak, jednym z warunków uprawniających do zaliczenia straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest również jej właściwe udokumentowanie. Zaistnienie szkody powinno być bowiem uprawdopodobnione przez właściwe organy ścigania (Policję, Prokuraturę), co jest jednakże możliwe dopiero po zakończeniu postępowania (w przypadku niewykrycia sprawcy, dokumentem tym będzie postanowienie o umorzeniu śledztwa). (...)"

Organ podatkowy stwierdził, że skoro - jak wynika z opisu sprawy - postępowanie w sprawie spółki jest nadal prowadzone przez organy ścigania (w sprawie toczy się śledztwo), to sprawa nie została jeszcze zakończona. Zatem poniesiona ww. strata w środkach obrotowych nie może stanowić dla spółki kosztu uzyskania przychodów.

Od redakcji:

Zaznaczamy, że nawet prawidłowe udokumentowanie straty w środkach obrotowych nie oznacza automatycznie, że taka strata może być kosztem podatkowym. Przyjmuje się bowiem, że do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane tylko straty powstałe na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika (przy zachowaniu należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej). Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny, z uwzględnieniem całokształtu okoliczności towarzyszących powstaniu danej straty.