Ryczałt za używanie prywatnego samochodu przez pracownika OPS w celach służbowych do jazd lokalnych

Jesteśmy ośrodkiem pomocy społecznej (jednostką budżetową). Wypłaciliśmy pracownikowi ryczałt za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych. Czy wypłacony ryczałt ująć na koncie 405, czy 409?

Z opisu konta 409 - zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej - wynika, iż na koncie tym ujmuje się m.in. zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych.

Przypomnijmy, iż zasady ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnych pojazdów w celach służbowych do jazd lokalnych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). W świetle tego rozporządzenia, podstawę do dokonania zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy stanowi umowa cywilnoprawna, zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Miesięczny ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i ustalonego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Kwota ustalonego ryczałtu podlega zmniejszeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie ryczałtu odbywa się na podstawie przedstawionego przez pracownika comiesięcznego pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Ryczałt może być wypłacany przez pracodawcę wraz z wynagrodzeniem za pracę lub odrębnie - poza listą płac.

Co istotne, kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów osobowych w celach służbowych w jazdach lokalnych stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. U niektórych pracowników przychód ten, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b updof, jest wolny od podatku. Przy czym zwolnienie wymienione w tym przepisie obejmuje zwrot kosztów (wypłacenie ryczałtu i tzw. kilometrówki) tylko nielicznym pracownikom, dla których szczególne ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu. Dotyczy to pracowników poczty, lasów i pracowników socjalnych. 

W pozostałych przypadkach zwrot kosztów za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany. Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 stycznia 2020 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.586.2019.1.JK3, w której czytamy:

"(...) W myśl art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć również należy, że powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej (...)".

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Warto przy tym podkreślić, iż zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracownika, dla potrzeb pracodawcy, prywatnego samochodu - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. - nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (por. § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.).

Przykład

I. Założenia:

1. Na podstawie umowy zawartej z pracodawcą, pracownik ośrodka pomocy społecznej (pracownik socjalny) wykorzystuje do jazd lokalnych w celach służbowych prywatny samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³. Zgodnie z zawartą umową, przyznano pracownikowi miesięczny limit wynoszący 500 km.
2. Według oświadczenia o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych, złożonego za lipiec 2022 r., pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym 5 dni, zatem ustalenie kwoty ryczałtu przysługującej pracownikowi było następujące:
   a) przyznany miesięczny limit: 500 km × 0,8358 zł = 417,90 zł,
   b) kwota zmniejszenia ryczałtu: 5 dni × 1/22 × 417,90 zł = 94,98 zł,
   c) kwota ryczałtu za lipiec 2022 r.: 417,90 zł - 94,98 zł = 322,92 zł.
3. Ryczałt wypłacany pracownikowi stanowi dla niego przychód, który - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b updof - jest wolny od podatku. Ryczałt wypłacany jest przelewem na rachunek bankowy wskazany przez pracownika.
4. Ośrodek pomocy społecznej (jednostka budżetowa) prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: