Jestem głównym księgowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego. Kierownik jednostki powierzył mi obowiązki i odpowiedzialność w zakresie czynności wymienionych w art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Które czynności mogę powierzyć podległym pracownikom działu księgowości i na podstawie czyjego upoważnienia (kierownika jednostki, czy głównego księgowego)?
| Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych (w tym za jej rachunkowość) jest odpowiedzialny kierownik takiej jednostki i to on powierza określone obowiązki w zakresie rachunkowości podległym pracownikom. Powierzenia obowiązków nie może dokonać główny księgowy. |
Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.), kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Może on jednak powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki (por. art. 53 ust. 2 ww. ustawy). Z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wynika przy tym, iż obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych kierownik tej jednostki powierza pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego. Główny księgowy nie ma jednak upoważnienia do dalszego cedowania obowiązków z zakresu rachunkowości na podległych pracowników. Obowiązki z zakresu rachunkowości może powierzyć pracownikom działu księgowości wyłącznie kierownik jednostki.
Kwestie związane z powierzaniem przez kierownika jednostki pracownikom obowiązków z zakresu rachunkowości zostały ponadto uregulowane w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
Co istotne, przy podejmowaniu decyzji o powierzeniu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej (w tym rachunkowości) poszczególnym pracownikom kierownik jednostki sektora finansów publicznych powinien kierować się wskazówkami zawartymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. nr 15, poz. 84). Zgodnie z tym komunikatem, należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.
Przypomnijmy, iż rachunkowość jednostki - zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości - obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
Do obowiązków, które powierzane są pracownikom zatrudnionym w komórce (dziale) księgowości, należy prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Jego realizacja odbywa się poprzez wykonywanie czynności polegających m.in. na:
1) kwalifikowaniu dokumentów księgowych (własnych i obcych) do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja),
2) dokonywaniu zapisów księgowych w urządzeniach księgowych ewidencji bilansowej i pozabilansowej,
3) sporządzanie i uzgadnianie zestawień obrotów i sald.
Podziału obowiązków pomiędzy pracownikami działu księgowości wskazane jest dokonywać adekwatnie do umiejętności określonych osób, ich doświadczenia zawodowego oraz kwalifikacji. Warto przy tym podkreślić, iż aby powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości pracownikom jednostki budżetowej wydawane przez kierownika tej jednostki było skuteczne, musi mieć właściwą formę i treść. Upoważnienie to musi być imienne oraz musi być sporządzone w formie pisemnej. Może być to również forma zapisu w regulaminie organizacyjnym. W upoważnieniu powinny być precyzyjnie określone czynności, zobowiązanie pracownika do ich wykonania i powierzenia ich wykonania. W takim upoważnieniu mogą zostać również wymienione przepisy prawne, na podstawie których zostało ono wydane. Z dokumentem powierzenia czy regulaminem organizacyjnym, w którym są powierzone czynności musi zostać zapoznany pracownik, który powinien potwierdzić fakt przyjęcia obowiązków i zapoznania się z dokumentem powierzającym. Czynniki te stanowią o skuteczności powierzenia.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
