W bibliotece szkolnej przeprowadzamy w tym roku skontrum materiałów bibliotecznych. Czy skontrum tych materiałów może być uznane także za inwentaryzację w świetle przepisów ustawy o rachunkowości?
| Skontrum materiałów bibliotecznych, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 205, poz. 1283), nie jest tożsame z inwentaryzacją przeprowadzaną zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Oznacza to, iż - obok skontrum - w bibliotece szkolnej powinna zostać przeprowadzona także inwentaryzacja zbiorów dla celów bilansowych, przy zachowaniu terminu i częstotliwości wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, tzn. raz w ciągu 4 lat. Przy czym nie ma przeszkód, aby odpowiednio udokumentowane skontrum wykorzystać w inwentaryzacji zbiorów dla celów bilansowych. |
Przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych stosowane są generalnie przez biblioteki publiczne wchodzące w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. Jednak na mocy art. 104 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082), inwentaryzacja księgozbioru biblioteki szkolnej przeprowadzana jest z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2019 r. poz. 1479), czyli z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. W świetle zaś § 30 tego rozporządzenia, skontrum (inwentaryzacja) materiałów bibliotecznych polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków. Podstawą przeprowadzenia skontrum mogą być zapisy inwentarzowe z ksiąg inwentarzowych (w których prowadzi się szczegółową ewidencję wpływów materiałów bibliotecznych), komputerowych baz danych, katalogów topograficznych i innej dokumentacji, a dla materiałów wypożyczonych poza bibliotekę - karty książki, karty czytelników, rewersy. Skontrum materiałów bibliotecznych, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. W bibliotekach o innym systemie udostępniania niż określony powyżej, w których zbiory nie przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzone co najmniej raz na 10 lat. Natomiast w bibliotekach, w których zbiory przekraczają 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, kontrolę materiałów bibliotecznych prowadzi się w sposób ciągły. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa, która z przeprowadzonego skontrum sporządza protokół zawierający wnioski w sprawie nieodnalezionych materiałów wraz z uzasadnieniem oraz określeniem ich wartości.
Przeprowadzanego w bibliotekach skontrum nie można uznać za inwentaryzację w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Jak wynika bowiem z art. 26 ust. 1 tej ustawy, księgozbiory objęte ewidencją księgową, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się - co do zasady - na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Przy czym w związku z tym, że z reguły znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat (por. art. 26 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy).
Ustawa o rachunkowości wskazuje ponadto, iż inwentaryzację środków trwałych (w tym zbiorów bibliotecznych) przeprowadza się drogą spisu z natury, wycenia się spisane ilości, porównuje wartość z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Co ważne, nie ma przeszkód, aby odpowiednio udokumentowane skontrum wykorzystać w inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych wymaganej ustawą o rachunkowości. Potwierdza to stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w piśmie z 16 kwietnia 2015 r., nr DR4.054.1.2015.DKK, gdzie wskazano, iż:
"(...) inwentaryzację materiałów bibliotecznych w bibliotece szkolnej dla celów rachunkowych przeprowadzić należy przy zachowaniu terminu i częstotliwości wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości tzn. raz na 4 lata. Należy jednak zauważyć, iż odpowiednio udokumentowane skontrum może być wykorzystane przy inwentaryzacji materiałów bibliotecznych dla celów bilansowych w bibliotekach szkolnych".
W tym celu skontrum powinno być - naszym zdaniem - przeprowadzone na arkuszach spisowych. Ponadto, oprócz przeprowadzenia spisu z natury, należy wycenić spisane ilości, porównać ich wartość z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice (zarówno nadwyżki, jak i niedobory) w księgach roku, którego inwentaryzacja dotyczy. Należy jednak pamiętać, iż skontrum przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat lub 10 lat, natomiast inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym należy - dla celów bilansowych - przeprowadzać raz w ciągu 4 lat.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
