Szkoła (jednostka budżetowa) zakupiła podręczniki i materiały edukacyjne ze środków dotacji celowej. W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja zakupu takich książek?
Zgodnie z art. 22ae ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.), wyposażenie szkół podstawowych, gimnazjów i szkół artystycznych w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, wykonywanym przez jednostki samorządu terytorialnego prowadzące te szkoły. Jednocześnie na realizację tego zadania jednostka samorządu terytorialnego otrzymuje dotację celową z budżetu państwa, udzielaną przez wojewodę. Dotacja ta przeznaczana jest na zakup:
Zakupu podręczników i materiałów edukacyjnych ze środków dotacji celowej dokonuje szkoła. Zakupione przez szkołę podręczniki i materiały edukacyjne powinny zostać wprowadzone na stan biblioteki szkolnej. Przepisy art. 22aj ustawy o systemie oświaty stanowią bowiem, że w bibliotece szkolnej są gromadzone podręczniki, materiały edukacyjne, materiały ćwiczeniowe i inne materiały biblioteczne, a czynności związane z ich zakupem do biblioteki, jak również czynności związane z gospodarowaniem tymi podręcznikami i materiałami wykonuje dyrektor szkoły. Szkoła ma przy tym obowiązek nieodpłatnego:
Dyrektor szkoły jest ponadto obowiązany określić szczegółowe warunki wypożyczania podręczników oraz materiałów edukacyjnych, a także warunki przekazywania uczniom materiałów ćwiczeniowych z biblioteki szkolnej. Szkoła ma możliwość żądania od rodziców ucznia zwrotu kosztu podręcznika, oraz zwrotu kosztu zakupu podręczników lub materiałów edukacyjnych sfinansowanych ze środków dotacji, w przypadku uszkodzenia, zniszczenia lub niezwrócenia ich do biblioteki. W takich przypadkach nie jest możliwe żądanie zwrotu nowego egzemplarza podręcznika.
Ewidencji materiałów bibliotecznych, w tym podręczników i materiałów edukacyjnych zakupionych przez szkoły ze środków dotacji celowej, należy dokonywać zgodnie z zasadami określonymi przez dyrektorów szkół w zasadach (polityce) rachunkowości oraz w sposób umożliwiający realizację obowiązku inwentaryzacji, wynikającego z ustawy o rachunkowości.
Podręczniki i materiały edukacyjne zakupione ze środków dotacji celowej i przyjęte na stan biblioteki szkolnej wskazane jest zaksięgować na koncie 014 "Zbiory biblioteczne". Ewidencji zakupu tych książek należy przy tym dokonać na podstawie otrzymanej faktury, zapisem:
Natomiast sama zapłata za powyższą fakturę księgowana będzie zapisem:
|
Co ważne – na mocy § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej – książki i inne zbiory biblioteczne mogą być umarzane jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Jednorazowe odpisy amortyzacyjne składników wyszczególnionych w § 6 ust. 3 pkt 1–6 ww. rozporządzenia (w tym zbiorów bibliotecznych), ujmowane są na stronie Ma konta 072. W miesiącu przyjęcia do używania tych składników majątku jednostka może zatem dokonać ich jednorazowego umorzenia przez spisanie w koszty, zapisem:
| – Wn konto 401 "Zużycie materiałów i energii", – Ma konto 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych". |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
