Odzyskane środki ZFŚS w księgach rachunkowych jednostki oświatowej

Prowadzimy działalność w formie samorządowej jednostki budżetowej (szkoły prowadzonej przez powiat). W latach 2004–2009 pracownice naszej szkoły wypłacały sobie nienależnie pożyczki ze środków ZFŚS. Wyrokiem sądu (2011 r.) zostały zobowiązane do naprawienia szkody przez zapłatę nienależnie pobranych kwot. Okres tych spłat wynosi 3 lata i upłynął z końcem 2014 r. Zwrócone środki pieniężne przekazywane były do organu prowadzącego szkołę jako dochody. Czy istnieje możliwość przywrócenia tych środków na ZFŚS? Jak zaksięgować powyższe operacje?

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) oraz zasady gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.), dalej zwana ustawą o ZFŚS. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ten fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ww. ustawy). ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 1 i 2 ww. ustawy).

Warto przy okazji zaznaczyć, iż regulacje szczegółowe dotyczące ZFŚS tworzonego przez szkoły zawarte zostały w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.). Zgodnie z art. 53 ust. 1 tej ustawy, dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.

Kwoty odpisów na ZFŚS dla nauczycieli dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Stosownie do zapisów art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS, odpisy na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy. Równowartość dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy pracodawca zobowiązany jest przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Zasady korzystania ze środków ZFŚS regulują przepisy art. 8 ustawy o ZFŚS. Wynika z nich, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnione są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone przez pracodawcę w stosownym regulaminie. Środkami ZFŚS administruje pracodawca. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki ZFŚS przechodzą na rok następny. Przepisy art. 12 ustawy o ZFŚS zobowiązują pracodawcę do gromadzenia środków ZFŚS na odrębnym rachunku bankowym.

Powyższe uregulowania ustawowe oznaczają, że środki ZFŚS to środki pieniężne przeznaczone na świadczenia dla pracowników i dlatego są one wyodrębniane na oddzielnym rachunku bankowym (przelewane są z rachunku bankowego jednostki na rachunek bankowy ZFŚS). Środki te wyodrębniane są również w ewidencji księgowej jednostek, w tym również jednostek budżetowych. Jak wynika bowiem z opisu do konta 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia" – zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości budżetowej – służy ono do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności ZFŚS. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma – wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto to może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy, w tym ZFŚS.

Z kolei do ewidencji rozrachunków z pracownikami służą konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" oraz konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Jak wynika z opisu do konta 234 służy ono do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności zwroty środków pieniężnych i wpływy należności od pracowników.

Natomiast konto 240 "Pozostałe rozrachunki" służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na pozostałych kontach rozrachunkowych zespołu 2. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń. Na stronie Wn tego konta ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Wypłacone pożyczki i świadczenia ze środków ZFŚS powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jednostki budżetowej, zapisem: