Sprawdzenie w ZUS poprawności naliczonych za zleceniobiorcę składek emerytalno-rentowych

Od 1 stycznia 2016 r. znacząco zmieniły się przepisy odnośnie oskładkowania umów zlecenia. Nowe przepisy są jednak tak skonstruowane, że zleceniodawcy mogą mieć poważne problemy z ustaleniem, do jakich obowiązkowych ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego, czy tylko zdrowotnego) powinni zgłosić osoby wykonujące u nich umowę zlecenia i uzyskujące z tego tytułu wynagrodzenie niższe niż kwota minimalnej płacy. Jeśli zleceniodawca nie jest pewny czy prawidłowo zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń i w odpowiedni sposób naliczył za niego składki, może wystąpić do ZUS o sprawdzenie tego. Powinien wtedy złożyć w organie rentowym odpowiedni wniosek w tej sprawie. Może to zrobić na druku ZUS-US-PWS-01.

Zmiany w składkach od zleceń

Od 1 stycznia 2016 r. osoba, która wykonuje np. kilka umów zlecenia, ma potrącane i opłacane do ZUS składki społeczne z każdej z nich (czyli przez każdego zleceniodawcę), jeśli jej przychód z poszczególnych umów jest niższy od kwoty minimalnej płacy. Umowy tę są wtedy w pełni oskładkowane do momentu, aż łączna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z umowy/kilku umów zlecenia osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia. Zleceniodawcy muszą - w zasadzie w każdym miesiącu kalendarzowym - sprawdzić, czy zatrudnieni przez nich zleceniobiorcy, którzy oprócz wykonywanego u nich zlecenia mają jeszcze inne źródło zarobkowania (np. jeszcze jedną umowę zlecenia w innej firmie), osiągają łączny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia. Dokonują tego w oparciu o dokumenty lub oświadczenie przedłożone przez zleceniobiorcę.

Ustalenie czy zleceniobiorca wykonujący kilka umów zlecenia dla różnych podmiotów powinien być zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, czy tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, nie zawsze jest możliwe w momencie zawierania kolejnej umowy zlecenia. Tak będzie w sytuacji, gdy kwoty wynagrodzenia z poszczególnych zleceń będą niewielkie lub gdy wynagrodzenie zleceniobiorcy zostanie określone w umowie w inny sposób niż stała kwota miesięczna. W większości więc przypadków ustalenie dla takiej osoby prawidłowych ubezpieczeń będzie możliwe dopiero po zakończeniu miesiąca kalendarzowego.

Sprawdzenie w ZUS

Jeśli zleceniodawca, który nie jest jedynym płatnikiem składek za zleceniobiorcę, nie jest pewny, czy złożył mu on odpowiednie dokumenty lub oświadczenie i czy w rezultacie zgłosił go do prawidłowych ubezpieczeń i naliczył za niego składki emerytalno-rentowe, ma on możliwość sprawdzenia tego w ZUS. Powinien wtedy złożyć w organie rentowym odpowiedni wniosek w tej sprawie. Może to zrobić na druku ZUS-US-PWS-01 - "Wniosek o zbadanie prawidłowości wykazanych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy, o którym mowa w art. 9 ust. 2c Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych".

Druk ZUS-US-PWS-01 jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Weryfikacja składek przez organ rentowy będzie polegała na określeniu, czy umowa zlecenia wskazana przez zleceniodawcę powodowała dla zleceniobiorcy w danym miesiącu obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, czy nie. Jeżeli w wyniku tego sprawdzenia organ rentowy stwierdzi nieprawidłowości, poinformuje o tym niezwłocznie zleceniodawcę oraz - za jego pośrednictwem - zleceniobiorcę.

Informacja przekazana zleceniodawcy w odpowiedzi na jego wniosek będzie aktualna wyłącznie na dzień jej sporządzenia.

Jak wypełnić wniosek?

Wniosek o zbadanie prawidłowości składek emerytalno-rentowych naliczonych za zleceniobiorcę posiadającego inne tytuły do ubezpieczeń społecznych (druk ZUS-US-PWS-01) składa się z VII bloków. W pierwszym z nich podaje się nazwę jednostki terenowej ZUS (oddział/inspektorat), w której zleceniodawca składa wniosek. Żadnych problemów nie powinno być z wypełnieniem bloków II., III. i IV., ponieważ podaje się w nich odpowiednio: dane identyfikacyjne płatnika składek oraz jego dane adresowe (ewentualnie adres do korespondencji), a także dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Wątpliwości mogą natomiast pojawić się przy wypełnianiu trzech ostatnich bloków. W bloku V. płatnik powinien:

• podać kod tytułu ubezpieczenia - w przypadku osoby wykonującej np. umowę zlecenia należy postawić znak X przy kodzie 04 11;
   
• wskazać okres rozliczeniowy (miesiąc/rok), który ZUS ma zweryfikować pod względem prawidłowości naliczonych za zleceniobiorcę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (na druku ZUS-US-PWS-01 jest możliwość wskazania do 6 okresów rozliczeniowych);
   
• złożyć oświadczenie (zaznaczając znakiem X w odpowiednim miejscu) czy ubezpieczony przedłożył albo nie przedłożył dokumentu, z którego wynika brak konieczności opłacania składek.

Blok VI. jest przeznaczony na podanie przez płatnika składek dodatkowych informacji istotnych dla załatwienia wniosku. Przykładowo, w przypadku kilku umów zlecenia zawartych ze zleceniobiorcą, należy podać przychody stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych osiągnięte z każdej z tych umów (przykład). W tym bloku zleceniodawca ma też możliwość wskazania czy i kiedy zleceniobiorca złożył oświadczenie o zmianie tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych. W takim przypadku zleceniodawca może dołączyć kopię oświadczenia złożonego przez zleceniobiorcę, zaznaczając ten fakt w bloku VII. W tym bloku zleceniodawca powinien też wpisać miejscowość i datę wniosku oraz złożyć podpis. Jeżeli w imieniu zleceniodawcy, jako płatnika składek, działa osoba umocowana, należy dodatkowo to zaznaczyć w bloku VII. i załączyć do wniosku udzielone jej pełnomocnictwo.

Wniosek o sprawdzenie przez ZUS prawidłowego zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń i naliczeń za niego składek nie może dotyczyć miesiąca wcześniejszego niż styczeń 2016 r.

Przykład Zleceniobiorca zawarł 2 umowy zlecenia z firmą B - jedną na okres od 11 do 31 stycznia 2016 r. z wynagrodzeniem w kwocie 760 zł oraz drugą - na okres od 20 do 31 stycznia 2016 r. z wynagrodzeniem w kwocie 600 zł. Oba wynagrodzenia zostały wypłacone na koniec stycznia br. W firmie B zleceniobiorca złożył oświadczenie, że ma już zawartą umowę zlecenia z firmą A, z której uzyskuje wynagrodzenie miesięczne w kwocie 1.400 zł. Na podstawie tego oświadczenia firma B zgłosiła więc zleceniobiorcę: • z tytułu pierwszej umowy zlecenia zawartej od 11 stycznia 2016 r. - do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, • z tytułu drugiej umowy zlecenia zawartej od 20 stycznia 2016 r. - tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego (ponieważ łączny przychód z umowy zlecenia zawartej z firmą A oraz z pierwszej umowy zlecenia zawartej z firmą B wyniósł co najmniej kwotę minimalnej płacy). W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2016 r. firma B naliczyła składki na ubezpieczenia społeczne tylko od wynagrodzenia z pierwszej umowy, tj. kwoty 760 zł. Firma B zdecydowała się jednak sprawdzić w ZUS prawidłowość naliczonych za zleceniobiorcę składek za styczeń 2016 r. Złożyła więc w organie rentowym wniosek w tej sprawie na druku ZUS-US-PWS-01, załączając do niego kopię oświadczenia zleceniobiorcy o wykonywaniu umowy zlecenia w firmie A i odnotowując ten fakt w bloku VII. Blok V. i VI. tego druku wypełniła w sposób następujący: