Kiedy można zapłacić do ZUS niższe odsetki za zwłokę?

Do terminowego wywiązywania się z obowiązku opłacania do ZUS składek ubezpieczeniowych dyscyplinują płatnika m.in. odsetki za zwłokę. Ich wyliczenia musi dokonać samodzielnie. W niektórych sytuacjach może je naliczyć według ulgowej stawki. Ma to miejsce wtedy, gdy wpłaca zaległość będącą następstwem pomyłki w rozliczeniach.

Płaci się za każdy dzień zwłoki

Odsetki za zwłokę z tytułu nieopłaconych składek nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej. Tak wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz art. 87 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). Dotyczy to opłacanych po terminie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FGŚP i FEP). Naliczanie odsetek rozpoczyna się od następnego dnia po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie dokonać wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Kończy się je naliczać w dniu wpłacenia zaległości (łącznie z tym dniem).

Niższa stawka po korekcie

Płatnik ma możliwość naliczyć i opłacić obniżone odsetki za zwłokę. Ma to miejsce wtedy, gdy wpłata zaległych składek jest wynikiem korekty rozliczeń dokonanej przez niego z własnej inicjatywy. Muszą być jednak spełnione odpowiednie ku temu warunki. Zostały one określone w art. 56 § 1a Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Zgodnie z nim płatnik ma prawo zastosować obniżoną stawkę odsetek za zwłokę w wysokości 75% podstawowej stawki odsetek, jeżeli:

• niedopłata składek powstała w wyniku złożenia prawnie skutecznej korekty dokumentów rozliczeniowych,
   
• korektę tych dokumentów złożył wraz z uzasadnieniem (według ZUS złożona korekta powinna posiadać właściwe uzasadnienie, wskazujące obiektywne przyczyny konieczności złożenia korekty),
   
• powstałą różnicę składek dopłaci w ciągu 7 dni od daty złożenia korekty rozliczeń.

Opłacając po terminie składki ubezpieczeniowe niewynikające z korekty dokumentów rozliczeniowych, płatnik nie może zastosować obniżonej stawki odsetek za zwłokę.

Liczy się czas

Premiowana niższą stawką odsetek za zwłokę jest szybka wpłata zaległości składkowej powstałej w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych. Cały dług wobec ZUS trzeba bowiem opłacić w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty.

Termin ten oblicza się według zasad wynikających z art. 12 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem, przy obliczaniu terminu wpłaty zaległości wynikającej z korekty deklaracji nie uwzględnia się dnia, w którym korekta ta została złożona. Kończy się on natomiast z upływem ostatniego dnia z wyznaczonej liczby dni (przykład).

Warto też pamiętać, że więcej czasu przy wpłacie należności składkowej zyskuje się, gdy ostatni dzień terminu wypada w sobotę, niedzielę lub święto będące ustawowym dniem wolnym od pracy. W takim wypadku za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych (czyli pierwszy dzień "roboczy").

Tylko własna inicjatywa

Jednym z warunków skorzystania z niższych odsetek jest złożenie korekty deklaracji rozliczeniowej z własnej inicjatywy, a nie po interwencji organu rentowego.

Płatnik nie może bowiem skorzystać z "ulgowych" odsetek za zwłokę, jeśli korekta rozliczeń:

• nastąpiła po doręczeniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli ZUS, a gdy nie stosuje się zawiadomień - po zakończeniu kontroli,
   
• została przeprowadzona w wyniku czynności sprawdzających.

Korekta deklaracji i zapłata zaległych składek ubezpieczeniowych w określonym terminie nie zawsze więc są wystarczające, aby móc zapłacić obniżone odsetki za zwłokę. "Nagradzana" (niższą stawką odsetek) jest bowiem spłata tylko tych zaległości, które powstały w wyniku korekty deklaracji rozliczeniowych złożonych z inicjatywy płatnika. Jeżeli natomiast korekta została złożona w efekcie działań ZUS (np. po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli), nie można naliczyć niższych odsetek za zwłokę.

Kolejna korekta

Obniżoną stawkę odsetek za zwłokę można stosować również do zaległości składkowej wynikającej z kolejnej korekty deklaracji rozliczeniowej sporządzonej za ten sam okres.

Płatnik składek, który stwierdzi błąd w przekazanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych, ma obowiązek ich skorygowania. Z kolei przepisy o ubezpieczeniach społecznych nie ograniczają liczby składanych przez płatnika korekt dokumentów rozliczeniowych za ten sam okres. Oznacza to, że za każdym razem, kiedy płatnik znajdzie w nich błąd, może (a wręcz powinien) je korygować.

Jeśli w wyniku sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych powstanie niedopłata składek ubezpieczeniowych, wówczas należy ją uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Jeśli płatnik spełni wszystkie warunki wymagane do zastosowania z obniżonej stawki odsetek, to nie ma przeszkód, aby z tego skorzystać.