Prowadzenie e-akt osobowych

W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Znowelizowała ona m.in. Kodeks pracy w zakresie formy tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja wprowadziła do szerokiego stosowania dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Szczegółowe zasady prowadzenia e-dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta pracownika w formie pliku

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357) rozszerzyła zakres stosowania postaci elektronicznej na całość tworzonej i przechowywanej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje zasada, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 94¹¹ K.p.). Należy podkreślić, że pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej. Od jego decyzji zależy, czy skorzysta z tej możliwości. Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji (m.in. z papierowej na elektroniczną), będzie musiał dopełnić określonych formalności. Nie będzie go natomiast ograniczał żaden maksymalny termin na wprowadzenie nowej postaci (elektronicznej) dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może to uczynić w dowolnym momencie roku kalendarzowego.

Przejście z wersji papierowej na elektroniczną

Pracodawca, który zdecydował się zmienić postać prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, jest zobowiązany do sporządzenia odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny może też złożyć upoważniona przez pracodawcę osoba. Natomiast zmiana postaci elektronicznej na papierową wymaga sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

W razie skorzystania z możliwości przejścia z papierowej na elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej (i odwrotnie) pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o dokonanej zmianie. Realizacja tego obowiązku następuje poprzez przekazanie zatrudnionym informacji o:

• zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
   
• możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.

Pracodawca powiadamia również byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od zawiadomienia pracownika, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać tej dokumentacji.

Przenoszenie dokumentów z systemu do systemu

Pracodawca, który prowadzi dokumentację w wersji elektronicznej i przechowuje ją w systemie teleinformatycznym, musi się liczyć z tym, że czasami trzeba będzie przenieść tę dokumentację w całości lub w części do innego systemu teleinformatycznego. W takiej sytuacji konieczne jest utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Każdy dokument, który ma być przeniesiony, musi być zapisany w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami:

• dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie pdf,
   
• dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w aktach osobowych pracownika w pliku o określonym formacie, przekazuje się w formacie w jakim były przechowywane,
   
• dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie txt.

Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw określonych metadanych (są to swego rodzaju "dane o danych", służące do opisania określonej informacji lub zbioru informacji). Są one zapisane w odrębnym pliku XML z metadanymi. W skład tego zestawu wchodzą następujące metadane:

• identyfikator dokumentu - będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji,
   
• identyfikator akt - będący identyfikatorem prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych, do którego należy dokument,
   
• rodzaj - będący jednoznacznym określeniem rodzaju dokumentu wskazującym przyporządkowanie dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika,
   
• data powstania dokumentu, a w przypadku, gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej - data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
   
• numer PESEL pracownika, do którego akt osobowych został włączony dokument, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
   
• imię i nazwisko pracownika,
   
• nazwa pracodawcy,
   
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.

Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku, zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (...) i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247). Opatrzenie pliku zawierającego dokumenty do przekazania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

Dołączenie dokumentu do e-zbioru

W toku zatrudnienia dokumentacja pracownicza na ogół powiększa się o nowe dokumenty dołączane do akt. W przypadku gdy taki nowy dokument (wytworzony pierwotnie w postaci papierowej) ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, pracodawca albo osoba upoważniona przez niego sporządza jego odwzorowanie cyfrowe. Następnie opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w e-dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Pracownik powinien odebrać źródłowy dokument, który był podstawą sporządzenia odwzorowania cyfrowego, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku braku uzgodnień w tym zakresie albo nieodebrania dokumentu przez pracownika, pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Wydanie dokumentu elektronicznego

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych (...), dodała do Kodeksu pracy przepisy wprowadzające nowe obowiązki informacyjne dla pracodawcy. Na podstawie art. 94⁶-94¹¹ K.p. pracodawca w określonych sytuacjach przekazuje pracownikom informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru czy o zmianie postaci jej prowadzenia. Na wniosek pracownika musi również wydać kopię całości lub części zgromadzonej dokumentacji. Jeżeli dokument sporządzony jest w postaci elektronicznej, jego wydanie następuje:

• na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
   
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

W przypadku gdy pracownik złożył wniosek o wydanie kopii e-dokumentu, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

• w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio zasady dotyczące przenoszenia dokumentacji między systemami teleinformatycznymi (określone w rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), albo
   
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 powołanego rozporządzenia oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Przed wydaniem dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej należy ją uporządkować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy przenoszeniu dokumentacji między systemami.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)