W jakim formacie należy sporządzić informację dodatkową oraz sprawozdanie z działalności?

Ministerstwo Finansów nie opublikowało odrębnej struktury logicznej dla sprawozdania z działalności, a w przypadku informacji dodatkowej ustrukturyzowane zostały tylko jej nieliczne elementy wymagane ustawą o rachunkowości. Czy w związku z tym istnieje możliwość sporządzenia tych dokumentów np. w formacie PDF lub innym wybranym przez jednostkę będącą spółką z o.o.?

Sprawozdanie finansowe jednostki składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. W przypadku jednostek, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu, sprawozdanie finansowe obejmuje dodatkowo zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (por. art. 45 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).

Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów (por. art. 45 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W przypadku spółki z o.o. obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności wynika z art. 49 ust. 1 tej ustawy.

W świetle art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, który wszedł w życie z 1 października 2018 r., sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Przy czym, jak zaznacza się w 45 ust. 1g ww. ustawy, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. należy więc sporządzić w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Innymi słowy sprawozdanie spółki powinno być sporządzone w formacie XML udostępnionym w BIP oraz podpisane elektronicznie. Dotyczy to wprowadzenia do sprawozdania finansowego, bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych (jeżeli jednostka sporządza te elementy sprawozdania).

Więcej na temat e-sprawozdań według ustawy o rachunkowości można dowiedzieć się z wideoporady na www.wideoporadniki.gofin.pl

Z kolei dodatkowe informacje i objaśnienia, ze względu na ich specyfikę nie zostały ustrukturyzowane. Wyjątek stanowi tu jeden punkt tej informacji dotyczący rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto, który należy sporządzić w formacie XML udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień jednostka sporządza w postaci elektronicznej, przy czym nie musi to być format XML ogłoszony w BIP.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi zamieszczono odpowiedź na pytanie: "W jakiej formie sporządzić »Dodatkowe informacje i objaśnienia« w sprawozdaniu finansowym zgodnym ze strukturami logicznymi?" W treści odpowiedzi MF wyjaśniło: "W opublikowanych strukturach logicznych element »Dodatkowe informacje i objaśnienia«, z wyjątkiem informacji dotyczącej rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie »Opis«."

Stosownie do przepisów ustawy o rachunkowości, do rocznego sprawozdania finansowego spółka z o.o. dołącza sprawozdanie z działalności. Na podstawie art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości, w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Oznacza to, że sprawozdanie z działalności jednostka sporządza w sposób elektroniczny (ale nie musi to być format XML udostępniony w BIP).

Jak podkreśla Ministerstwo Sprawiedliwości na stronie internetowej www.ms.gov.pl w informacjach zawartych w zakładce Rejestry i Ewidencje/Krajowy Rejestr Sądowy, dokumenty, które muszą być sporządzone w postaci elektronicznej powinny być przed zgłoszeniem podpisane elektronicznie zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dokumentami, które muszą być podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia w systemie RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych) są między innymi sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności.

Natomiast z treści struktur logicznych umieszczonych przez Ministerstwo Finansów (StrukturyDanychSprFin_v1-1.xsd) wynika, że typ pliku wykorzystywany do przekazywania załączników do sprawozdania, np. sprawozdania z audytu lub not dodatkowych, to plik w postaci .pdf.

Co istotne, Ministerstwo Sprawiedliwości podkreśla, że nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty. Do sprawozdania finansowego mogą być dołączone skany tych dokumentów.