W naszej spółce z o.o. główny księgowy nie podpisał przyjęcia odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nie ma też wyznaczonego zakresu obowiązków w umowie o pracę. Deklaracje podatkowe podpisuje jedyny członek zarządu (jednocześnie 100% udziałowiec). Główny księgowy podpisał jednak sprawozdanie finansowe w pozycji "data i podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych". Czy złożenie takiego podpisu przez głównego księgowego powoduje, że staje się on automatycznie odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych?
Zakres rachunkowości - w myśl art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości - obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnienie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
Zasady odpowiedzialności za rachunkowość jednostki określają odpowiednie regulacje ustawy o rachunkowości. W myśl art. 4 ust. 5 tej ustawy, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
Jak wynika z powołanych regulacji w każdym przypadku to kierownik jednostki ponosi ustawową odpowiedzialność za rachunkowość jednostki. Oprócz kierownika jednostki za określone obowiązki w zakresie rachunkowości jednostki może odpowiadać także inna osoba. W praktyce najczęściej jest to osoba kierująca działem księgowości, np. główny księgowy. Odpowiedzialność takiej osobie powinna zostać powierzona na piśmie, oddzielnym dokumentem sporządzonym na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Może on mieć krótką formę pisemną odnoszącą się do indywidualnego zakresu rachunkowości określonego w art. 4 ust. 3 ww. ustawy. Zakres ten powinien być jednak bardzo precyzyjnie określony. Taka forma przekazania odpowiedzialności ma zastosowanie do osób zatrudnionych na umowę o pracę, o której mowa w pytaniu.
| Sam fakt podpisania się głównego księgowego na sprawozdaniu finansowym w części dotyczącej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych nie przesądza, że przyjął on taką odpowiedzialność. Powierzenie tej odpowiedzialności powinno mieć formę pisemną. W sytuacji gdy główny księgowy nie przyjął odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych, na sprawozdaniu finansowym powinien podpisać się jako osoba sporządzająca to sprawozdanie. Zatem, jeżeli główny księgowy nie przyjął takiej odpowiedzialności w trybie wskazanym w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, to odpowiedzialny za rachunkowość w jednostce jest wyłącznie kierownik jednostki. |
Ustawa o rachunkowości w art. 77 i 79 określa również odpowiedzialność karną za nieprzestrzeganie poszczególnych czynności z zakresu rachunkowości. Odpowiedzialność ta dotyczy każdego kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza do niewykonywania poszczególnych obowiązków nałożonych tą ustawą. Przykładowo za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach nierzetelnych danych przewidziana jest grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie (por. art. 77 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
