Dofinansowanie do wyjazdów dzieci pracowników na "zieloną szkołę"

Za działalność socjalną - stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.) - uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Do różnych form wypoczynku zalicza się na ogół wyjazdy urlopowe pracowników czy tzw. wczasy pod gruszą, a w odniesieniu do dzieci pracowników i innych osób uprawnionych, przez wypoczynek w większości przypadków rozumie się wyjazdy zorganizowane w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, a także wyjazdy organizowane w ramach "zielonej szkoły". Chociaż "zielone szkoły" są organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie czy wyjazdy turystyczne (wypoczynek i rekreacja są w nich połączone z nauką), jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS.

Uwaga: Możliwość i warunki dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na "zieloną szkołę", powinien określać regulamin ZFŚS. Poniesienie przez pracowników wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka musi być potwierdzone stosownym dokumentem (fakturą, rachunkiem, dowodem wpłaty itp.). Co istotne, wysokość dopłat do "zielonej szkoły" finansowanych z ZFŚS musi też uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.

Każde świadczenie uzyskane od pracodawcy stanowi generalnie dla otrzymującego je pracownika przychód ze stosunku pracy. Zasadniczo przychody takie podlegają opodatkowaniu i wyłącznie w ściśle określonych przypadkach mogą korzystać ze zwolnienia od podatku. Jedno z takich zwolnień ustawodawca zawarł w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. W świetle tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,
   
• z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Kwota dofinansowania jest więc zwolniona z podatku dochodowego, gdy zostały spełnione łącznie następujące warunki:

• wiek dziecka nie przekracza 18 lat,
   
• wypoczynek ma formę zorganizowaną,
   
• organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,
   
• poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka zostało potwierdzone stosownym dowodem. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka do lat 18. Oznacza to, że za dowód poniesienia wydatku należy przyjąć każdy dokument, z którego wynikają dane organizatora, forma wypoczynku, dane dziecka korzystającego z wypoczynku, dane osoby dokonującej zapłaty, kwota i data dokonania zapłaty. Dowodami takimi mogą być np.: faktura, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy, czy przekaz pocztowy.

Jeśli natomiast chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, to dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.) oraz z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1793 ze zm.).

Wysokość składek na ubezpieczenia podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl w zakładce Składki ZUS

Natomiast od wartości dofinansowania udzielonego ze środków obrotowych pracodawca nalicza pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Uwaga: W związku z tym, że dopłata do wypoczynku dziecka pracownika finansowana ze środków obrotowych jest oskładkowana i może być zwolniona z opodatkowania (jeśli spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b updof), to przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca powinien pamiętać, że:

• nie podlegają odliczeniu od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika, których podstawę wymiaru stanowi przychód (dochód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b updof),
   
• podatek nie podlega obniżeniu o kwotę pobranej przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne obliczonej od podstawy, którą stanowi przychód (dochód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (por. art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

3.1. Dofinansowanie wypłacone ze środków ZFŚS

Zapisy księgowe związane z przyznaniem i wypłatą dofinansowania do wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie "zielonej szkoły" zależą od tego czy dofinansowanie to zostało udzielone (wypłacone) ze środków ZFŚS, czy ze środków obrotowych pracodawcy.

Udzielenie i wypłatę takiego dofinansowania można zaksięgować zapisem:

Jeżeli dofinansowanie zostało wypłacone z rachunku bieżącego lub kasy jednostki, to refundacja środków z rachunku ZFŚS przebiega zapisem:

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik przedłożył pracodawcy rachunek na kwotę: 600 zł za pobyt swojego 11-letniego dziecka na "zielonej szkole" . Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości poniesionych na ten wyjazd kosztów, tj. kwota: 600 zł × 50% = 300 zł.
    
2. Dofinansowanie wypoczynku w formie "zielonej szkoły" małoletnich dzieci ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego też pracodawca wypłacił pracownikowi całą kwotę dofinansowania, czyli: 300 zł.
    
3. Jednostka dokonała przelewu na konto pracownika z bieżącego rachunku firmowego, refundując następnie tę kwotę z rachunku bankowego ZFŚS.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

3.2. Dofinansowanie wypłacone ze środków obrotowych pracodawcy

Ewidencja księgowa przyznania i wypłaty dofinansowania może przebiegać następująco:

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca nie tworzy ZFŚS, ale dofinansowuje ze środków obrotowych zorganizowany wypoczynek w formie "zielonych szkół" dla dzieci swoich pracowników, które nie ukończyły 18 roku życia, do wysokości: 760 zł rocznie.
    
2. Jednemu z pracowników spółka wypłaciła ze środków obrotowych dofinansowanie do "zielonej szkoły" jego dziecka w wysokości: 400 zł. Wyjazd zorganizowany został przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.
    
3. Wypłacone dofinansowanie jest zwolnione z podatku dochodowego, ale podlega składkom ZUS. Wypłaty dokonano wraz z wynagrodzeniem za pracę.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym.
    
5. Obciążenia składkowo-podatkowe pracownika, któremu wypłacono dofinansowanie, prezentowały się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: