Pracownik zgodził się na wypłacenie w złotówkach zaliczki na delegację do Indii. Euro przeliczono na złotówki po kursie w dniu wypłaty zaliczki. Za całą kwotę zaliczki pracownik kupił dolary. Po powrocie z delegacji pracownik przedstawił rozliczenie w dolarach, z którego wynikało, iż zaliczka przewyższyła koszty delegacji. Pracownik zwrócił do kasy dolary. Jak rozliczyć tę zaliczkę?
W świetle § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych, pracownik, odbywający zagraniczną podróż służbową, otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
| Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej. Jej wysokość stanowi wówczas równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. |
Uwaga: Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych dotyczą rozliczeń pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Nie mają one wpływu na przeliczenie kosztów wyrażonych w walucie obcej dla celów bilansowych i podatkowych, które muszą być wycenione według przepisów ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości.
Dodać należy, że przepisy ww. rozporządzenia stosuje się obowiązkowo w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą stosować tego rozporządzenia. W myśl bowiem art. 775 § 3 K.p., warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Dopiero w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Dla celów bilansowych i podatkowych koszty zagranicznej podróży służbowej poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 updop i art. 11a ust. 2 updof oraz art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). W praktyce przyjmuje się, że dniem poniesienia kosztu z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest dzień rozliczenia tej podróży. Dlatego do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej, dla celów podatkowych i bilansowych stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
W związku z przyjęciem do rozliczenia zaliczki wypłaconej w polskich złotych różnych kursów (inny do rozliczenia z pracownikiem, inny do ujęcia w księgach rachunkowych), powstaną na rozrachunkach z pracownikami różnice. Nie będą to jednak typowe różnice kursowe, ale ich wartość można odnieść na konto kosztów lub przychodów finansowych jako różnice z rozliczenia zaliczki w polskich złotych.
Przykład
I. Założenia:
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. KW - wypłata zaliczki z kasy na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej | 3.960 zł | 23-4 | 10-0 |
| 2. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika: 920 USD × 4,15 zł/USD = |
3.818 zł | 40-6 | 23-4 |
| 3. KP - zwrot przez pracownika do kasy walutowej niewykorzystanej części zaliczki: 22,86 USD × 4,20 zł/USD = |
96 zł | 10-1 | 23-4 |
| 4. PK - ujęcie różnicy powstałej na rozrachunkach z rozliczenia zaliczki w polskich złotych z pracownikiem: 3.960 zł - (3.818 zł + 96 zł) = | 46 zł | 75-1 | 23-4 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
