Nakłady poniesione na remont budynku magazynowego

Zamierzamy przeprowadzić gruntowny remont budynku magazynowego. Jak ująć w księgach nakłady poniesione na taki remont?

Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji remontu środka trwałego. Definicję remontu zawiera natomiast art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290 ze zm.), w świetle którego, przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Celem remontu jest więc odtworzenie początkowego stanu technicznego i użytkowego danego składnika majątkowego, utraconego na skutek upływu czasu i eksploatacji. Remont nie powoduje zmiany charakteru i funkcji remontowanego obiektu, lecz umożliwia wykorzystywanie go zgodnie z jego gospodarczym przeznaczeniem i następuje w trakcie jego eksploatacji. Przy remoncie mogą być ponadto stosowane inne materiały niż użyto pierwotnie, odpowiadające aktualnym standardom technologicznym.

Co istotne, w sytuacji gdy remont środka trwałego jest wykonywany przez jednostkę we własnym zakresie, ujęciu w księgach rachunkowych podlegają wszystkie koszty poniesione na ten remont, w tym m.in. zużyte materiały, wynagrodzenia pracowników wykonujących prace remontowe, narzuty na te wynagrodzenia w części obciążającej pracodawcę oraz inne koszty.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka przeprowadziła we własnym zakresie remont budynku magazynowego polegający na odmalowaniu ścian. Koszty remontu wyniosły łącznie: 5.715 zł i obejmowały wydatki na zużyte materiały przekazane bezpośrednio z zakupu (2.700 zł netto) oraz skalkulowane koszty wynagrodzeń pracowników (2.500 zł brutto) wraz ze składkami ZUS finansowanymi przez pracodawcę (kwota umowna: 515 zł). Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Można aktywować koszty remontów, których korzyści są odczuwalne również w następnych latach obrotowych. W szczególności może to dotyczyć kosztów remontów kapitalnych, które z reguły są znaczne kwotowo i które przeprowadzane są co kilka lat.

Nie rozlicza się w czasie bieżących remontów, które są konsekwencją eksploatacji środków trwałych, a koszt tych remontów z roku na rok jest zbliżony.

W przypadku prowadzenia rachunku kosztów na kontach zespołu 4 i 5, ewidencja księgowa nakładów związanych z remontem środka trwałego, jeżeli decyzją jednostki będzie on rozliczany w czasie, może przebiegać następująco:

Kierownik jednostki, podejmując decyzję o aktywowaniu kosztów remontu, powinien zachować ostrożność i nie wydłużać nadmiernie czasu ich odpisywania. Przyjmuje się, że okres rozliczania kosztów remontów nie powinien przekroczyć 3-5 lat i powinien odpowiadać cyklowi remontów.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka zleciła firmie zewnętrznej przeprowadzenie generalnego remontu budynku biurowego. Koszty remontu wyniosły na podstawie otrzymanej faktury: 26.568 zł brutto (w tym VAT: 4.968 zł). Dla jednostki jest to kwota istotna, w związku z czym kierownik jednostki podjął decyzję o rozliczaniu kosztów tego remontu w czasie - przez 3 lata. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Kosztów takiego remontu nie należy więc zaliczać bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej (będą one odnoszone w ciężar tych kosztów stopniowo, poprzez odpisy amortyzacyjne). Początkowo wskazane jest ująć je na koncie 08 "Środki trwałe w budowie", z którego po przyjęciu remontowanego składnika majątku do używania zostaną przeksięgowane na konto 01 "Środki trwałe".

Należy przy tym podkreślić, iż w przypadku przeprowadzania remontu środka trwałego przed przyjęciem go do używania we własnym zakresie, w jednostkach sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat wskazane będzie niektóre koszty, takie jak np. wynagrodzenia własnych pracowników wraz z narzutami oraz inne koszty ujęte wstępnie na kontach zespołu 4, zaksięgować na koncie 08 za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych - na podstawie rozdzielnika kosztów lub innego dowodu wewnętrznego sporządzonego przez jednostkę. Koszty w takim przypadku wychodzą bowiem z tzw. kręgu kosztów.

Przykład

I. Założenia:

Jednostka nabyła środek trwały, który przed przyjęciem do używania wymagał przeprowadzenia remontu. Koszty tego remontu na podstawie otrzymanej faktury wyniosły: 3.813 zł brutto (w tym VAT: 713 zł).

II. Dekretacja:

III. Księgowania: