W marcu 2015 r. dokonaliśmy przedpłaty na poczet zakupu środka trwałego, w związku z czym otrzymaliśmy fakturę zaliczkową dotyczącą tej wpłaty. Zakupiony środek trwały zostanie dostarczony w maju 2015 r. Dostawca wystawi wówczas fakturę końcową. Jak ująć obie faktury w księgach rachunkowych?
Dokonanie przedpłaty na poczet zakupu środka trwałego ujmuje się zapisem:
| – Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki", – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
W świetle przepisów o VAT, otrzymanie przez jednostkę będącą podatnikiem VAT, przedpłaty na poczet przyszłej dostawy towarów wiąże się generalnie z powstaniem obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Jednocześnie podatnik przyjmujący przedpłatę jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).
Jednostka dokonująca przedpłaty (wpłacająca zaliczkę) na poczet przyszłej dostawy środka trwałego powinna otrzymać od dostawcy fakturę potwierdzającą jej wpłatę, którą może zaksięgować zapisem:
|
Jeśli jednostka nie stosuje do ewidencji środków trwałych konta 30 "Rozliczenie zakupu", to księgowaniu z faktury zaliczkowej podlegać będzie tylko VAT naliczony, zapisem: Wn konto 22-1, Ma konto 24.
W przypadku jednostek, w których VAT naliczony wykazany na fakturze zaliczkowej według przepisów o VAT nie podlega odliczeniu, zwiększy on wartość początkową środka trwałego, a otrzymaną fakturę zaliczkową taka jednostka wprowadzi do ksiąg zapisem: Wn konto 30, Ma konto 24.
Przykład
I. Założenia:
1. Jednostka podjęła decyzję o zakupie nowej maszyny na potrzeby prowadzonej działalności o wartości brutto: 22.140 zł. Na rachunek bankowy dostawcy wpłaciła zaliczkę w kwocie: 6.642 zł, w związku z czym otrzymała fakturę zaliczkową.
2. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostka ujmuje zakup środków trwałych za pośrednictwem konta 30 "Rozliczenie zakupu".
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. WB – wpłata zaliczki na konto dostawcy tytułem przedpłaty na zakup środka trwałego | 6.642 zł | 24 | 13-0 |
| 2. FZ – faktura dokumentująca przedpłatę: | |||
| a) kwota brutto faktury odpowiadająca kwocie przedpłaty | 6.642 zł | 30 | 24 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 1.242 zł | 22-1 | 30 |
III. Księgowania:
| Po otrzymaniu faktury końcowej oraz dostawie środka trwałego należy rozliczyć jego zakup i przyjąć go do ewidencji księgowej środków trwałych, pod warunkiem, że jest zdatny do używania oraz spełnia pozostałe wymagania określone dla środków trwałych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. |
Ewidencja księgowa otrzymanej faktury końcowej może przebiegać następująco:
| a) wartość brutto faktury pomniejszona o kwotę brutto z faktury zaliczkowej: |
| – Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", – Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki", |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu pomniejszony o kwotę podatku wykazanego na fakturze zaliczkowej, dokumentującej uregulowanie części zobowiązania: |
| – Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
Natomiast przeksięgowanie wartości nabytego środka trwałego na konto środków trwałych lub środków trwałych w budowie odbędzie się zapisem:
| – Wn konto 01 "Środki trwałe" lub 08 "Środki trwałe w budowie", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
Warto przy okazji przypomnieć, iż dla środków trwałych wymagających – po ich nabyciu, a przed przyjęciem do użytkowania – montażu lub przystosowania do używania, stosuje się konto 08 "Środki trwałe w budowie". Na koncie 08 mogą być ponadto ujmowane zakupy środków trwałych niewymagających montażu – jeśli taką zasadę jednostka przyjmie do stosowania i opisze w swojej polityce rachunkowości.
Przykład
I. Założenia:
1. Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu że jednostka otrzymała maszynę oraz fakturę końcową, z której wynikało, iż do zapłaty pozostała kwota brutto: 15.498 zł. Maszynę przyjęto do używania i wprowadzono do ewidencji.
2. Środek trwały nie wymagał montażu, jednostka ujęła go w ewidencji bilansowej na koncie 01 "Środki trwałe" z pominięciem konta 08 "Środki trwałe w budowie".
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FZ – faktura końcowa dokumentująca zakup środka trwałego: | |||
| a) wartość brutto po potrąceniu wpłaconej przedpłaty | 15.498 zł | 30 | 24 |
| b) VAT naliczony po uwzględnieniu wpłaconej przedpłaty | 2.898 zł | 22-1 | 30 |
| 2. OT – przyjęcie środka trwałego do używania | 18.000 zł | 01 | 30 |
| 3. WB – uregulowanie pozostałej części zobowiązania | 15.498 zł | 24 | 13-0 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
