Ewidencja nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika

W naszej spółce z o.o. niektórzy pracownicy mają samochody służbowe i używają je także do celów prywatnych (np. podczas urlopów czy weekendów) - nieodpłatnie. Musimy od tego odprowadzać podatek dochodowy od osób fizycznych. Czy powinniśmy doliczać do kosztów wynagrodzenia pracownika kwoty dotyczące bezpłatnego korzystania z samochodu pracodawcy? Jak ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych?

W myśl przepisów ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w tych księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20). A zatem w ewidencji bilansowej ujmuje się wszystkie udokumentowane operacje gospodarcze (zdarzenia), które powodują zmiany w majątku jednostki (wywołujące skutki o charakterze majątkowym i finansowym oraz mające wpływ na zmianę stanów aktywów i/lub pasywów), w związku z czym wymagają zaksięgowania (np. zakup materiałów, naliczenie i wypłata wynagrodzeń, zapłata zobowiązania). W praktyce gospodarczej występują także zdarzenia, które nie powodują zmian w bilansie i nie stanowią operacji gospodarczych - wówczas nie wymagają one zaksięgowania (np. zawarcie z pracownikiem umowy o pracę, otrzymanie zamówienia, złożenie zamówienia).

Powyższe oznacza, że w księgach rachunkowych ujmuje się koszty operacyjne z tytułu wynagrodzeń (w kwocie brutto - Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia") - pieniężnych i w naturze (deputatów uznanych na mocy przepisów za część składową wynagrodzeń), należnych pracownikom jednostki na podstawie umowy o pracę oraz osobom doraźnie zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło i innych umów, także jeszcze niewypłaconych. Na koncie tym księguje się również przysługujące pracownikom - na mocy przepisów prawa - wynagrodzenia za urlopy. Natomiast na koncie tym nie ujmuje się m.in. wypłat nagród i premii z zysku, wypłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasiłków wypłaconych ze środków ZUS.

W praktyce często występują sytuacje, o których mowa w pytaniu, tj. gdy pracownik wykorzystuje nieodpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych. Zasady używania samochodu służbowego przez pracownika powinny wynikać z odpowiedniego dowodu dokumentującego przekazanie samochodu, podpisanego przez danego pracownika oraz upoważnionego przedstawiciela jednostki.

Z punktu widzenia podatku dochodowego od osób fizycznych należałoby to uznać za przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o PDOF, jako tzw. nieodpłatne (lub częściowo odpłatne) świadczenie. Dlatego też wykorzystanie samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych powinno skutkować doliczeniem do jego przychodów wartości takich świadczeń. Generalnie w celu ustalenia tej wielkości przyjmuje się równowartość odpłatnego przychodu (art. 11 ustawy o PDOF). A zatem wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia pracodawca (jako płatnik) powinien doliczyć do innych przychodów uzyskanych w danym miesiącu ze stosunku pracy przez tego pracownika i od ich sumy pobrać oraz odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Doliczenie to powinno nastąpić pozabilansowo w celu ustalenia pełnej kwoty przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nieodpłatne świadczenie jednostki wobec pracownika, w tym nieodpłatne używanie samochodu służbowego do celów prywatnych, o którym mowa w pytaniu, nie podlega ujęciu w księgach rachunkowych, bowiem nie powoduje ono zmiany stanów aktywów i/lub pasywów. Wartość nieodpłatnego świadczenia nie zwiększa wartości wynagrodzenia (księgowanego: Wn konto 40-4 "Wynagrodzenia", Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń"). Natomiast podatek dochodowy w pełnej wysokości (tj. od wynagrodzenia oraz nieodpłatnego świadczenia) powinien być ujęty w księgach rachunkowych zapisem: Wn konto 23, Ma konto 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne". Kwota nieodpłatnego przychodu powinna być ujęta w indywidualnej karcie wynagrodzeń pracownika.

Natomiast koszty związane z eksploatacją i używaniem samochodów służbowych ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki jako koszty działalności operacyjnej. Jeżeli z kolei wystąpiłaby sytuacja, w której pracownicy korzystaliby z takich samochodów odpłatnie - w części używanej do celów prywatnych, wówczas odpłatność taka stanowi - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości - pozostały przychód operacyjny jednostki.