W jaki sposób zaksięgować zapomogę losową wypłaconą pracownikowi w związku z jego trudną sytuacją materialną ze środków ZFŚS?
Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) stanowią, iż z ZFŚS może być udzielana pomoc materialna – rzeczowa lub finansowa. Pracodawca może więc z tego funduszu sfinansować zapomogi dla pracowników. Powinien mieć jednak na uwadze, że pomoc z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 8 ust. 1 ww. ustawy). Odpowiedni zapis o przyznawaniu takiego rodzaju pomocy powinien znaleźć się w postanowieniach zakładowego regulaminu gospodarowania środkami ZFŚS, obowiązującego u pracodawcy.
Ewidencja zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prowadzona jest na koncie 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", dlatego przyznanie pracownikowi zapomogi ze środków tego funduszu księgowane jest zapisem:
|
W sytuacji opisanej w pytaniu zapomoga losowa wypłacona pracownikowi ze środków ZFŚS w związku z jego trudną sytuacją materialną może korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Przepis ten zwalnia bowiem od podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, ale wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.
Jeżeli zatem kwota zapomogi losowej, o której mowa w pytaniu, łącznie z pozostałymi świadczeniami pieniężnymi i rzeczowymi przekracza kwotę wolną od opodatkowania, tj. 380 zł, wówczas nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Potrącony podatek ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
| – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", – Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne". |
Przyznana pracownikowi ze środków ZFŚS zapomoga jest przy tym wolna od składek na ubezpieczenia społeczne – por. § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zgodnie bowiem z powyższym przepisem, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
W konsekwencji zapomoga losowa wypłacona ze środków ZFŚS nie będzie również brana pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne – por. art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
Sama wypłata zapomogi księgowana jest zapisem:
| – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", – Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS" lub 10 "Kasa". |
Przy czym jeżeli zapomogę wypłacono gotówką z kasy jednostki, wówczas konieczna będzie refundacja tej kwoty z konta ZFŚS, co w księgach rachunkowych podlegać będzie zarachowaniu zapisem: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5.
Co istotne, jeżeli wynagrodzenie za pracę oraz zapomogę pracownik otrzymał w jednym miesiącu, to aby prawidłowo wyliczyć miesięczne obciążenia podatkowo-składkowe, pracodawca powinien każdą kolejną wypłatę rozliczać narastająco w danym miesiącu, tj. łącznie z wypłatami wcześniejszymi dokonanymi w tym samym miesiącu. Rozliczenie ostatniej wypłaty będzie wówczas korektą wcześniejszych rozliczeń i wykaże ostateczną kwotę zaliczki na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego oraz kwoty składek ZUS. O ile bowiem wynagrodzenie za pracę podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, to zapomoga może być zwolniona od tych obciążeń.
Ewidencja księgowa zapomogi losowej wypłaconej pracownikowi ze środków ZFŚS może przebiegać w sposób zaprezentowany na przykładzie liczbowym.
Przykład
I. Założenia:
1. 8 lipca 2014 r. pracownik otrzymał wynagrodzenie za czerwiec 2014 r. w wysokości: 2.200 zł brutto. Następnie 18 lipca wypłacono mu ze środków ZFŚS zapomogę losową. Wysokość przyznanej zapomogi wyniosła: 2.500 zł. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu w wysokości: 111,25 zł oraz kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek w wysokości: 46,33 zł.
2. Suma wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych z ZFŚS i wypłaconych pracownikowi od początku roku przekroczyła już kwotę: 380 zł, w związku z czym nie ma tu zastosowania zwolnienie z podatku dochodowego przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.
3. Obciążenia podatkowo-składkowe wynagrodzenia i zapomogi:
| Wiersz | Wyszczególnienie | |
| 1 | Wynagrodzenie za pracę | 2.200,00 |
| 2 | Zapomoga podlegająca opodatkowaniu | 2.500,00 |
| 3 | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1) | 2.200,00 |
| 4 | Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 3 x 13,71%) | 301,62 |
| 5 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 3 – wiersz 4) | 1.898,38 |
| 6 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 5 x 9%) | 170,85 |
| 7 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 5 x 7,75%) | 147,12 |
| 8 | Koszty uzyskania przychodu | 111,25 |
| 9 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu (wiersz 1 + wiersz 2 – wiersz 8 – wiersz 4) | 4.287,00 |
| 10 | Zaliczka na podatek (wiersz 9 x 18%) – 46,33 zł | 725,33 |
| 11 | Zaliczka na podatek do przekazania do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu (wiersz 10 – wiersz 7) | 578,00 |
| 12 | Wynagrodzenie wypłacone pracownikowi 8 lipca 2014 r. (wiersz 1 – wiersz 4 – wiersz 6 – kwota zaliczki na podatek należny od wynagrodzenia, tzn. kwota: 128 zł) | 1.599,53 |
| 13 | Zapomoga wypłacona pracownikowi 18 lipca 2014 r. (wiersz 1 + wiersz 2 – wiersz 4 – wiersz 6 – wiersz 11 – wiersz 12) | 2.050,00 |
4. Zapomoga w wysokości: 2.050 zł (po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy w wysokości: 450 zł) została wypłacona pracownikowi gotówką z kasy jednostki.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK – przyznanie pracownikowi zapomogi losowej | |
|
|
| 2. PK – zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 450 zł | 23-4 | 22 |
| 3. KW – wypłata zapomogi losowej | 2.050 zł | 23-4 | 10 |
| 4. WB – przelew (refundacja) środków z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący | 2.050 zł | 13-0 | 13-5 |
III. Księgowania:
Uwaga: Potrącona w momencie wypłaty zapomogi zaliczka na podatek dochodowy podlegać będzie odprowadzeniu na rachunek urzędu skarbowego. W przypadku zapłaty dokonanej z rachunku bankowego ZFŚS zdarzenie to podlegać będzie ewidencji zapisem: Wn konto 22, Ma konto 13-5. Jeśli jednak zaliczka ta zostanie przekazana do urzędu skarbowego z rachunku podstawowego jednostki – należy dokonać refundacji tej kwoty z konta ZFŚS, czemu towarzyszyć będzie zapis: Wn konto 13-0, Ma konto 13-5.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
