Wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy dla pracowników, na podstawie otrzymanych faktur, jeżeli zostały sfinansowane ze środków obrotowych, odnosi się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Ich wartość ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.
Tego typu spotkania mają na celu przede wszystkim zintegrowanie pracowników, poprawę atmosfery w pracy, a w konsekwencji zwiększenie efektywności pracy pracowników. Naszym zdaniem uznać należy, że większą korzyść z organizacji takiego spotkania odniesie pracodawca, a nie poszczególni pracownicy. Ma ono więc związek z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W tym zatem przypadku usługa organizacji spotkania integracyjnego pracowników nie podlega opodatkowaniu VAT. Bez znaczenia pozostaje tu, czy odliczono VAT naliczony od nabytych towarów i usług związanych z organizacją tej imprezy.
Na podstawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) można stwierdzić, że w przypadku spotkań integracyjnych nie powinno się przypisywać pracownikowi przychodu podlegającego opodatkowaniu. Co prawda pracownik w takich spotkaniach bierze udział z zasady dobrowolnie, jednak nie można wnioskować, że gdyby nie wziął udziału w imprezie to byłby zobowiązany ponieść takie wydatki. W konsekwencji pracodawca organizujący spotkanie integracyjne pracowników nie będzie miał obowiązku potrącenia pracownikowi biorącemu udział w takim spotkaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wartości nieodpłatnie otrzymanego świadczenia.
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka, wykonująca wyłącznie czynności opodatkowane, zorganizowała spotkanie integracyjne dla pracowników. Poniosła w związku z tym wydatki na zakup:
a) usługi transportowej: 3.690 zł (w tym VAT: 690 zł),
b) usługi gastronomicznej i noclegowej: 9.750 zł (w tym VAT niepodlegający odliczeniu).
2. Według założeń polityki rachunkowości, spółka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. Faktura za zakup usługi transportowej: | |||
| a) wartość brutto usługi | |
30 | 21 |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu | 690 zł | |
30 |
| c) wartość netto usługi | 3.000 zł | 40-5 | 30 |
| 2. Faktura za zakup usługi gastronomicznej i noclegowej: | |||
| a) wartość usługi wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu | 9.750 zł | 30 | 21 |
| b) zarachowanie w koszty wartości usługi | 9.750 zł | 40-5 | 30 |
III. Księgowania:
| ||||||||||||
|
||||||||||||
