Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

W myśl postanowień ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), dalej zwanej ustawą o sus, płatnik składek nalicza i opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru nieprzekraczającej kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za dany rok kalendarzowy. Po przekroczeniu tego limitu zaprzestaje on naliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone po przekroczeniu limitu są nienależne i podlegają – na podstawie art. 24 ust. 6a ustawy o sus – zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.

ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (obecnie 11,60 zł).

Przy obliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne należy pamiętać, aby stosować stawkę obowiązującą w roku, za który dokonywana jest korekta składek. Z kolei przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych stosuje się stawkę podatkową wynikającą ze skali podatkowej obowiązującej w roku, w którym dokonuje się zwrotu nadpłaty – przychód ze stosunku pracy powstaje bowiem w miesiącu zwrotu nadpłaty pracownikowi.

Co istotne, zwrócone pracownikowi nienależnie pobrane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przed odliczeniem niedopłaconej składki zdrowotnej) pracodawca powinien dodać do innych przychodów uzyskanych przez tę osobę w danym miesiącu ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Tak obliczoną zaliczkę pomniejsza się następnie o całą niedopłaconą składkę zdrowotną (z tym, że w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru tej składki).

Korekta w części dotyczącej składek potrąconych z wynagrodzenia pracownika księgowana jest jako zobowiązanie na koncie rozrachunkowym 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Z kolei korektę dotyczącą składek w części finansowanej przez pracodawcę ujmuje się – co do zasady – jako zmniejszenie wartości kosztów działalności podstawowej zgromadzonych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie w zespole 5, zapisem:

Jeśli jednak korekta dotyczy składek nadpłaconych w poprzednich latach obrotowych, korektę dotyczącą składek w części finansowanej przez pracodawcę można przeprowadzić za pośrednictwem konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", jeżeli takie rozwiązanie przyjęła jednostka w swojej polityce rachunkowości. Ponadto, w przypadku gdy kwota nadpłaconych składek jest istotna w ocenie jednostki, to powyższa korekta powinna zostać odniesiona na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego", zapisem:

Jeżeli bowiem popełnione w poprzednich latach obrotowych błędy były istotne (tj. w ich następstwie nie można uznać sprawozdania finansowego za lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiającego sytuację majątkową i finansową jednostki oraz jej wynik finansowy), to ich skutki odnosi się na kapitał własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Ewidencja księgowa operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem nadpłaconych składek ZUS i ich zwrotem pracownikowi może przebiegać w sposób zaprezentowany na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. W maju 2014 r. jednostka otrzymała z ZUS informację, że w 2013 r. za jednego z pracowników zapłaciła składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru przekraczającej roczną kwotę graniczną. Kwota przekroczenia wynosiła: 4.000 zł.

2. Po sporządzeniu korekty dokumentów rozliczeniowych jednostka ustaliła, że nadpłata składek ZUS sfinansowana przez pracownika wyniosła: 450,40 zł. Natomiast nadpłata składek opłaconych przez pracodawcę wyniosła: 650,40 zł. Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wyniosła: 40,54 zł, z tego do odliczenia od podatku: 34,91 zł.

3. Nienależnie pobrane składki jednostka zwróciła pracownikowi na koniec czerwca 2014 r. wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc, które wyniosło: 9.500 zł brutto.

4. Sprawozdanie finansowe za 2013 r. zostało już zatwierdzone. Jednostka ujmuje koszty na kontach zespołu 4 i 5. Kwota nadpłaconych składek nie jest istotna.

5. Dla uproszczenia w przykładzie pominięto ewidencję składek ZUS finansowanych przez pracodawcę.

II. Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy i kwoty do wypłaty pracownikowi:

1. Przychód podlegający opodatkowaniu: 9.500 zł + 450,40 zł = 9.950,40 zł.

2. Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika: 9.500 zł × 13,71% = 1.302,45 zł.

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

a) finansowana przez pracownika: (9.500 zł – 1.302,45 zł) × 9% = 737,78 zł,

b) podlegająca odliczeniu od podatku: (9.500 zł – 1.302,45 zł) × 7,75% = 635,31 zł.

4. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych:

9.950,40 zł – (111,25 zł + 1.302,45 zł) = 8.537 zł.

5. Zaliczka na podatek przed odliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne:

(8.537 zł × 18%) – 46,33 zł = 1.490,33 zł.

6. Zaliczka przekazywana do urzędu skarbowego, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 1.490,33 zł – (635,31 zł + 34,91) = 820 zł.

7. Kwota do wypłaty:

(9.500 zł + 450,40 zł – 40,54 zł – 1.302,45 zł – 737,78 zł – 820 zł) = 7.049,63 zł.

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: