Ewidencja księgowa ubezpieczenia OC biura rachunkowego

W świetle art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości, przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są zobowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

Umowę ubezpieczenia wskazane jest zawrzeć nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności.

Szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC, a także minimalne sumy gwarancyjne tego ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. nr 234, poz. 1576). Zgodnie z tym rozporządzeniem, minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia OC, zależy od przedmiotu działalności przedsiębiorcy, czyli od faktycznie wykonywanych przez biuro rachunkowe czynności. W związku z tym minimalne sumy ubezpieczenia wynoszą równowartość w złotych:

• 15.000 euro - przy wykonywaniu czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,
   
• 10.000 euro - przy wykonywaniu wyłącznie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
   
• 5.000 euro - przy wykonywaniu wyłącznie czynności doradztwa podatkowego.

Przeliczenia na złote podanych kwot w euro dokonuje się przy zastosowaniu kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta. Zatem dla umów zawartych w 2014 r. stosuje się kurs średni NBP z 2 stycznia 2014 r. w wysokości 4,1631 zł/euro ogłoszony w tabeli nr 001/A/NBP/2014.

Należy podkreślić, że biuro rachunkowe, które nie zawrze obowiązkowego ubezpieczenia OC, naraża się na sankcje karne. Z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości wynika, że kto wbrew przepisom tej ustawy prowadzi działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego, do wykonywania których jest uprawniony zgodnie z odrębnymi przepisami - bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Uwaga: W obowiązującym stanie prawnym czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nadal mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadające certyfikat księgowy. Prace nad projektem ustawy o ułatwieniach dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, w tym między innymi zawodu księgowego, nadal trwają. Projekt ustawy na razie trafił do dalszych prac w Nadzwyczajnej Komisji Sejmowej. Zaznaczamy, że nie przewiduje on zniesienia obowiązku ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów.

Wydatki poniesione na ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością kwalifikuje się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Jednak ze względu na to, że polisa ubezpieczeniowa opłacana jest zazwyczaj z góry za cały rok (lub w ratach za kilka miesięcy), wskazane jest koszty ubezpieczenia rozliczać w czasie z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stosownie do tego przepisu jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Koszty poniesione na ubezpieczenie OC biura rachunkowego wskazane jest ująć w księgach rachunkowych, zapisami:

Zwracamy uwagę, że ustawa o rachunkowości dopuszcza w niektórych przypadkach stosowanie uproszczeń (zob. art. 4 ust. 4 tej ustawy). Jeśli w ocenie jednostki kwota kosztów ubezpieczenia nie jest istotna, można je odnieść jednorazowo w ciężar kosztów bieżącego okresu na podstawie otrzymanej polisy, zapisem: Wn konto 40-6 lub 55, Ma konto 24 lub 13-0 lub 10. W przypadku składki ubezpieczeniowej dotyczącej dwóch lat obrotowych jednostka powinna podzielić ją proporcjonalnie do tych lat.

Sposób ujmowania nieistotnych w ocenie jednostki kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych wskazane jest ująć i opisać w przyjętych przez siebie zasadach (polityce) rachunkowości.

Przykład

I. Założenia:

1. Biuro rachunkowe, prowadzące działalność w formie spółki z o.o., zawarło nową polisę ubezpieczeniową OC na kwotę: 1.800 zł, obejmującą okres od 1 lutego 2014 r. do 31 stycznia 2015 r.

2. Koszty ubezpieczenia spółka rozlicza w czasie, odnosząc co miesiąc w ciężar kosztów działalność operacyjnej kwotę: 150 zł.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: